新型コロナウイルスの影響を受けて、様々なイベントの中止や延期、また人の集まる場所の閉鎖が相次いでいます。イベントの中止や延期を伝えるプレスリリースの書き方としては、次の2パターンがあげられます。
①発表済みのプレスリリースに中止・延期情報を追記
2月12日に配信された一般社団法人アグリデザイン研究所さんのプレスリリースでは、3月18日に東京・銀座で開催予定のイベントについて、その開催概要などが記載されていました。しかし、2月26日に発表された政府のイベント自粛要請を受け、翌27日に開催延期の旨を追記しています。
※企業HPのお知らせ欄にて2/27に同内容掲載
（https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000053880.html）
開催延期のプレスリリースを新たに配信するのではなく、既存のプレスリリースに追記すると、延期対象のイベントが分かりやすく伝えることができます。追記の仕方はタイトル冒頭に隅カッコで【開催延期】と加えたり、リード文にも具体的に延期の旨が明記してりするのがわかりやすいでしょう。
一方で、発表済みのプレスリリースは、メディアに対して再配信はなされないため、すでにイベント取材が予定されている場合には、個別の連絡を行うことが必要です。プレスリリースは新規公開情報ですので、やはり配信された時点が最も目にしてもらいやすいタイミング。影響範囲があまりにも広いと想定される場合には、わかりやすい修正を加えてページ更新をおこなった上で、延期事実のみを新たに伝えるプレスリリースを一斉配信するのもひとつの手です。
いずれにしても、既出の情報をアップデートしておくのはとても大切なこと。イベント開催是非に関する問い合わせ対応を減らすことにも繋がっていきます。
②開催延期に伴い、新たにプレスリリースを配信
2つ目のパターンとして、開催延期を伝える新しいプレスリリースを配信する例があります。3月2日に配信されたレクサスインターナショナルさんのプレスリリースでは、4月に開催予定だった「LEXUS DESIGN EVENT2020 -SENSES ELECTRIFIED」の出展を、6月に延期することが発表されました。
（https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000048.000010614.html）
こちらはもともと4月開催予定だったイベントの開催延期を発表するプレスリリースです。延期の理由に触れると共に、同イベントに関連した追加情報を随時更新していくイベント公式サイトのURLと共に案内し、今後のユーザー導線も明示されています。
ポイントはこの時点で決まっている開催概要にも、開示できる範囲で触れている点です。次の予定がある程度定まっているのか、それもまったくの未定なのかで、読み手の印象も大きく変わります。そしてこのプレスリリースが配信されたのは3月2日（月）で、イベント自粛要請がなされた翌週の月曜日でした。短い準備期間でありながら、延期日程や会場詳細まで決定していた点は、大変迅速な対応だったといえます。
③開催延期の発表と共に、人々への思いを伝える
また、ただ開催延期の事実を伝えるだけでなく、自分たちの思いを伝えることも効果的です。
3月2日に佐賀県から配信されたプレスリリースをご紹介します。こちらのプレスリリースは、2月18日にすでにリリース配信されていた「SAKURA CHILL BAR 2020 by 佐賀」の開催延期を発表するもの。こちらも比較的早い段階で延期が決断されています。
（https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000177.000018574.html）
特徴は、「クリエイティブディレクター アフロマンスから皆様へ」と題して、春の訪れを楽しみに待っている人々に向けた想いに言及している点です。こんな時だからこそ、いずれ訪れる「春」に向けた想いを届けることは、社会全体を少し明るくしてくれるように感じます。プレスリリースの文末に、「関連プレスリリース」として告知時点のリリースURLを記載する心配りも素敵です。
また、「続報」として3月19日に配信した自宅でプチお花見ができるセットをお届けする企画「サクラチルデリバリー」は、応募期間3日で約800件以上の応募があり、当選者105名が決定。都内でも30名決定しており、明日（3月27日）よりスタッフ総出で自宅までお届けする予定がきまっているそうです。前向きなメッセージがしっかりと届いていることがわかります。
参考：PR TIMES MAGAZINE 【各社に学ぶ！】新型コロナウイルス関連のプレスリリース事例 （中止・延期篇）
https://prtimes.jp/magazine/coronavirus-pressrelease-case1/