実際に集まらずとも、IT・ネットワーク技術を利用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。
以下、気をつけたい点をご紹介します（出典は最下部）。
- 出席者の本人確認
なりすましを防ぐため、Zoomなどのアプリ上の名前だけでなく、本人かどうかを顔でも確認する。
- 発言の機会の保証
オンラインでの発言のルールを決めておき、冒頭でアナウンスする。
- 社員の議案への賛否の確認
表決の都度、何らかの方法で賛否を確認して記録する。
この点、Zoomのウェビナーシステムを使えば、議案ごとに投票機能を使用できるそうです。これが使えない場合は、チャットに表決する議案ごとに賛否を記載してもらうことで代替できます。チャットのログは忘れずに保存してください。
また、アナログな方法としては、賛成の方に手を挙げてもらうなどして、画面確認係がzoomの画面を写真やキャプチャーで保存する、といったやり方をもあり得ると思いますが、ミスが起こりやすいので、避けたほうがよいでしょう。
- 接続不良への対応 音が途切れる、聞こえない、マイクが作動しないなど、オンライン特有のトラブルが考えられます。
参加者の側で接続環境を整えていただく必要があり、主催者側ではコントロールが難しいものもあります。
社員の接続状況を確認して、チャット等で対応できるスタッフを、1名専属で張り付けておくべきと考えられます。
出典：Facebook「コロナ問題の中、NPO・NGOはどう活動すべきかの情報を共有するグループ」上、樽本弁護士の記事
https://www.facebook.com/groups/204758170012171/permalink/849759952178653/
参考リンク
■内閣府のQA（NPO法人向け）
https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa
■公益法人協会の解説（公益法人向け熊谷弁護士）
https://koueki.jp/wp/2020/04/13/press-corona/
■会議のオンライン開催についてのnoteの記事
https://note.com/yudai_shmym/n/nf71daeb9a4a0
→実践的なノウハウが書かれているのでお勧めです。