質問： 募集型企画旅行では申込みの際に必ず申込書の提出を受けなければならないか。また、申込書が必要であるとして、申込書に「出発日、行き先、参加コース」の項目は必要か。
【回答】
標準旅行業約款では、旅行契約の申込みをしようとする旅行者は、旅行業者所定の申込書に所定の事項を記入して、旅行業者が定める金額の申込金とともに旅行業者に提出すること（募集型企画旅行の部第５条１項）とし、旅行契約は、旅行業者が申込金を受理した時に成立することとしています（同第８条１項）。
ここでいう「受理」とは、「○月○日出発・○○さんの・○○ツアーの申込金」と認識して受け取ることをいいます。申込書は、申し込みを受ける際の申込み内容の証拠、申込金を受理する根拠となるものですので、申込金とともに受け取ることが望ましく、たとえ申込書の受領が申込金受理後になる場合であっても、必ず提出を受けるべきでしょう。
また、クレジットカード決済を行う通信契約においては、申込の際に、「旅行の名称、開始日、カード番号その他の事項」を旅行業者に「通知」することとなっていますが、申込内容を誤りなく確認するため、口頭だけではなく申込書の提出も受けておくのが望ましいでしょう。
このような申込書の機能を考えれば、記載項目に「出発日、行き先、参加コース」が欠けているのは不適切と考えます。
申込書は、申込み内容を特定するという意味以外に、旅行者を特定する事項や、渡航中に家族・親族に連絡する必要が生じた際の連絡先等の取得、さらには個人データの第三者提供に関する同意や、旅行業約款を契約の内容とする旨の同意を取得するための手段としても使われていることが多いようです。「申し込んだ出発日と違う出発日の旅行が手配された」、「申込者の名前が違う」というようなトラブルを避けるためにも、旅行者自身が記入した申込書の提出を受けることを徹底すべきでしょう。