TOP操作ガイド(応用編)4-1.フォルダの活用
最終更新日 : 2022/02/17

4-1.フォルダの活用

IMAoSでは文書フォルダを作成することができます。フォルダにアクセス権限を設定することで、フォルダ内の文書を閲覧する権限を付与することができます。例えば、店舗や部署ごとにフォルダを作成し、各フォルダにアクセスできるユーザーグループを設定できます。

フォルダ作成のステップ

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フォルダへのアクセス権限とロールの関係

  • 「文書管理者」はアクセス権限が付与されたフォルダ内の文書とどこのフォルダにも格納されていない文書の閲覧ができます。
  • リスト「文書閲覧者」は自分が登録した文書とアクセス権限が付与されたフォルダ内の文書のみが閲覧できます。項目2
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文書管理者と文書閲覧者の比較(詳細)

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①ユーザーグループの作成(管理者)

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注意:「管理者」は全ての文書を閲覧できるので、ユーザー登録に名前が表示されません。

②文書フォルダの作成と③フォルダへのアクセス権限のユーザーグループへの割り当て(管理者)

文書フォルダの作成とフォルダへのアクセス権限を同時に設定できます。後から、追加・削除も行えます。また、フォルダのみ作成も可能です。

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フォルダへの文書の保存方法

契約締結の文書情報の入力画面にてフォルダを指定します。

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フォルダに保存した文書の確認方法

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後からフォルダに文書を保存する方法

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