各スタッフがアプリで作成されたカルテ情報は瞬時に管理ボードにも共有され、管理ボードから作成/編集された情報も自動同期されます。
パソコンや受付用のタブレット等の大画面から管理ボードを利用すれば更に効率的な管理・情報確認が可能となりますので、受付や本部でのカルテ管理については管理ボードを推奨しています。
ここでは管理ボードでのカルテの管理方法を解説します。
カルテ一覧での管理
ナビゲーションメニューの「カルテ一覧」からカルテの管理/追加ができるカルテ一覧画面にアクセスできます。
1.画面上部では表示カルテの条件指定ができます
2.該当カルテが表で表示されます
フィルターでは来店期間(初回・最終)や前回担当者、誕生月等の様々な条件指定に加え、名前やメモによる検索も行えるので、特定条件のお客様一覧の抽出や名前が思い出せないお客様抽出が簡単にできます。
表示されるカルテ一覧については、初期状態では最終来店順に並んでいますが、タイトルを押すことで、「総売上」や「単価」、「来店回数」、「来店周期」や「来店予想日」、「名前」等と様々な並び替えを行うことができます。
1回押したタイトルをもう一度押すことで、昇降順の変更も可能となっています。
各カルテの確認
フィルターや並び替えを使い、短時間で探していお客様や連絡するべきお客様を見つけだしてから、そのお客様の行を押せば、そのお客様のカルテページに移動します。
カルテページでは「来店に関する集計データ」、「お客様の基本情報」、「カウンセリングの回答」や「個人情報(権限があるスタッフのみ閲覧可能)」や「過去の来店記録」が一つの画面から確認できます。
お客様一人ひとりに焦点をあてた細かい振り返りがお客様に関する様々な情報を照らし合わせた上で、効率良く行えます。