電子契約ではメール認証によって本人確認を行っていますが、送信先メールアドレスの保有者が契約締結権限を持っていない場合、無権代理となり契約が無効となる可能性があります。
このような事態を防ぐため、無権代理リスクへの対策を講じることが重要です。
1. 自社における送受信の管理について
契約締結にあたっては、契約締結権限者自身が、権限を有する相手方と直接電子契約の送受信を行うことを推奨しています。
また、グループアドレスやメーリングリストを利用して締結することも可能ですが、その場合は以下の対応が必要です。
・ 当該メールアドレスを利用できるのは「契約締結権限を持つメンバーのみ」である旨を社内規程に明記する
・運用方法について、必ず顧問弁護士または法務担当者に確認する
2. 相手方の権限確認方法について
電子契約を送付する前に、相手方が契約締結権限を有しているかを確認することを推奨しています。
確認方法としては、以下の2つがあります。
確認方法① 書面での確認
契約締結送付先メールアドレスを記載した確認書を紙で取り交わす方法です。
確認書に、送付先のメールアドレスなどの情報を記入いただき先方の代表者の登録印（いわゆる実印）捺印の書面を受け取ることで、より厳格な対策をとっていただくことが可能です。
この場合、法人名称・所在地、代表者氏名、特定の役職員に契約締結権限を付与する旨と，その役職員のメールアドレスを記載することが必要です。
たとえば、以下のような情報が必要になります。
【 ① 委任者の情報 】
- 法人名称
- 法人所在地
- 代表者肩書及び代表者名（例：「代表取締役 電子太郎」）
【 ② 受任者の情報 】
- 受任者の所属（法人名，部署名）
- 受任者の肩書（例「××部長」）
- 受任者の氏名
- 受任者のメールアドレス
【 ③ 委任内容の情報 】
- 受任者に授与する権限（例「○○万円までの××契約の締結権限」）
提供しているファイルはあくまでサンプルです。
必ず法務担当者または顧問弁護士によるリーガルチェックを行い、貴社に適した形式に調整してください。
確認方法② 相手方に情報入力してもらう
こちらは確認方法①に比べて裁判における証明力は低くなりますが、より簡易的なため、取り入れやすい方法となります。
下記項目をWEBフォームやリーガルチェックを依頼されたメールなどで相手方に確認する方法です。
- 締結先企業名
- 締結権限者の氏名（代表者以外の際には役職も含める）
- 契約締結送付先メールアドレス
上記は推奨例であり、実際の運用については顧問弁護士または法務担当者にご相談ください。
【監修】
宮内・水町IT法律事務所
宮内 宏 弁護士
https://www.miyauchi-law.com/miyauchi.html