TOPオフ会についてオフ会開催ガイド:【準備編】オフ会を告知する
最終更新日 : 2024/01/30

オフ会開催ガイド:【準備編】オフ会を告知する

オフ会の開催にあたっては、ガイドラインや利用規約に加え、オフ会ガイドラインを必ずご確認ください。

▼ オフ会ガイドライン
https://site.libecity.com/meetup-guidelines

オフ会の企画が固まったら参加者を募集しましょう。

告知(参加者募集)にあたっては、
①「オフ会チャット」の開設
②「イベント・オフ会カレンダー」との連携 などの各機能に加えて、
③ 告知・宣伝の方法 を把握しておきましょう。


①「オフ会チャット」の開設

オフ会を開催する際は、オフ会チャットを開設していただくことを推奨しています。

<オフ会チャット開設のメリット>

  • 会場、参加費、その他プライバシーに関わる情報の公開を参加者だけに留められる
  • 参加者の把握がしやすい
  • 参加者間のオフ会前後のコミュニケーションにも役立つ

※ オンラインで開催されるオフ会等で、オフ会チャットを立ち上げずに、参加リンクを直接共有することは制限しません。

✅ オフ会チャットの作成方法

オフ会チャットの作成方法は、下記のQ&Aをご参照ください。

<参考Q&A>
▼ オフ会チャットとは?/オフ会チャットの作成・編集方法
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/8d72bcc48ad062c60a4daec3d911481442bea76d/

✅ オフ会チャットには、原則参加者のみご参加いただくようお願いします

会員のプライバシーに関わる情報等を公開することがありますので、オフ会チャットには、原則オフ会の参加者のみご入室いただくようお願いします。
(運用上必要があれば、キャンセル待ちの方も入室も可能です)

💡ヒント:参加者以外の入室を防ぐため、「承認制」の設定を推奨します

設定方法は下記のQ&Aをご参照ください。

<参考Q&A>
▼ オフ会チャットとは?/オフ会チャットの作成・編集方法
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/8d72bcc48ad062c60a4daec3d911481442bea76d/

✅ 情報をわかりやすく開示しましょう

オフ会の情報が明確であれば、会員が自分に適したオフ会を判断でき、趣旨に合った参加者が集まりやすくなります。

会員が安心してオフ会に参加できるよう、主催者は企画時に決めたオフ会の概要を、事前にわかりやすく開示することを推奨します。

<オフ会ガイドライン 3つのルール>

▼ ① オフ会に関する情報は、わかりやすく開示しましょう。
https://site.libecity.com/meetup-guidelines#i

✅ 具体的な会場名、集合場所等は、原則オフ会チャット内でのみ公開していただくことを推奨します

オフ会チャットの「チャット参加者への限定公開情報」をご活用ください。

オフ会参加者以外の無断参加を防ぎ、参加者のプライバシーを守るためですので、よろしくお願いします。


② イベント・オフ会カレンダーとの連携

リベシティ内で開催されるイベント・オフ会情報は、イベント・オフ会カレンダーに掲載できます。

掲載方法(連携方法)は下記のQ&Aをご参照ください。

<参考Q&A>
▼【管理者】オフ会チャットとカレンダーを自動連携する方法
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/f6afa5261e59325cf3d144e71feb54732fff1b59/

💡ヒント:告知・募集を行わない場合

下記2点の設定を行うと、URLを共有したメンバーのみ入室できるようになります。

  • イベント・オフ会カレンダーとの連携を「オフ」にする
  • オフ会チャットを「検索対象外」にする

<参考Q&A>
▼ 【管理者】作成したユーザーコミュニティをリベシティの検索結果にヒットしないようにしたい
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/51bb1cbffcd8e454cd5b60d1b707e5164ec59328/


③ 告知・宣伝を行う

✅ 告知・宣伝が可能なチャットについて

リベシティ内で開催されるオフ会は、「関連するチャット」や「つぶやき」にて告知・宣伝できます。
なお、ユーザーコミュニティでのオフ会の告知可否については、基本的にチャット管理者に委ねます。

<参考Q&A>
▼【オフ会/主催】オフ会やLT会など、リベシティ内で開催されるイベントの宣伝をしたいです
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/5707af17f2e6e199c7eb11ed0e96dc3ed533a73b/

✅ 募集文に掲載していただきたいこと

告知の際の募集文には、開催概要のほか、下記2点を必ず記載してください。

  • オフ会ガイドラインのリンク
  • 参加方法

【オフ会ガイドラインのリンク】

オフ会ガイドラインは、オフ会の主催者・参加者ともに必ずご確認をお願いしています。

募集文には、下記のURLを掲載してください。

▼ オフ会ガイドライン
https://site.libecity.com/meetup-guidelines

※ オフ会告知用のテンプレを設置しているチャットについて

 テンプレに予め設定したリンクは、エディタの仕様上、テンプレ使用時に無効になります(リンクが押せなくなります)。リンクを有効にするためには、投稿に際してテンプレを使用する方が、メッセージを編集してください。

<参考Q&A>
▼【投稿】メッセージを投稿する
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/491615d71cb8d79839b451356d902fd04b7217d8/

【参加方法】

参加希望者の把握漏れや、申し込み時の行き違いを防ぐため、参加表明は下記のいずれかの方法で行っていただくことを推奨しています。

方法1)チャットを承認制にし、参加申請時に必ずメッセージを添えてもらう

117b36077c3a17fb3e900923c3c30157.png

一言添えてもらうことで、参加意思のない会員が誤って入室することを防げます。

方法2)チャットに投稿した告知メッセージに返信をした上で、参加申請をしてもらう

※ 告知メッセージからではなく、検索機能やイベントカレンダーからオフ会を見つける方もいるため、
チャット上での参加表明を必須とする場合には、オフ会チャットの概要欄にも募集文のメッセージリンク(URL)を記載するようにしてください。

<例>参加希望の方は、必ず下記のメッセージに「参加希望です」と返信した上で、参加申請をしてください。
[メッセージリンク(URL)]


会員のみなさんは、開示された情報などをもとに、自分に適したオフ会を判断して参加しています。

オフ会を主催される方は、
- みなさんが安心して参加できる情報開示と、
- 気持ちよく交流できるオフ会運営に ご協力をお願いいたします。

続きは下記をご参照ください。

▼ オフ会開催ガイド:【当日編】オフ会を運営する
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/33ffd11b52a195e3b43afed09ddffc59f153e41c/

その他、関連Q&Aもご確認ください

▼ オフ会開催ガイド:【準備編】オフ会を企画する
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/025b1811ac8a26a287fd4ec5a0e36e4fe38e25ff/

▼ オフ会開催ガイド:【参加費集金編】
https://tayori.com/faq/d3c2c6c7cc3a5e4588e506f60eaf70a0e6765156/detail/e2c641a5157ab5a2d4967a6a98061f946e789a16/

関連する質問