この記事のおすすめの業界・業種
介護施設などを探している人に、最適な施設を提案し、見学や入居までをサポートする、福祉施設紹介業のお客様を想定した記事です。
病院やケアマネージャーさんを訪問し、いつでも利用者を紹介してもらえる関係性を築くことが大切です。
定期的な訪問、効率的な訪問を行う必要がある業界・業種におすすめです！
福祉施設紹介業のよくある課題とcyzen活用のポイント
◆このような課題はありませんか？
◆ これらの課題も、cyzenでスムーズに解決！
スポットタグから順番に設定を進めて、早速cyzenの運用をスタートしましょう。
スポットタグの設定
◆設定のポイント
顧客に定期的に訪問する場合は、最新の訪問状況を見える化できるよう、「訪問/未訪問」が判断できる設定するのがおすすめ！
スポットタグ（アイコン）は地図上に表示されるので、最近訪問していない顧客を一目で把握でき、優先して訪問することができます。
また、地図上で訪問先の近くに未訪問のスポットがあればついでに訪問することもできます。
設定例を参考にしつつ、自社で使い慣れた言葉を取り入れて設定してみましょう。
◆設定例
報告書フォーマットの設定
◆設定のポイント
営業活動の属人化を防いだり、情報の管理・蓄積を行うため、顧客情報や商談状況の共有ができるフォーマットを作成しましょう。
訪問内容を明確に記録することで、スムーズな引き継ぎや顧客フォローができ、管理者もチーム全体の動きを把握しやすくなります。
また、報告書内の訪問日時をスポット情報に反映させ、そのスポットの最終訪問日として管理することで、長い間未訪問になっている企業がないか管理することができます。
設定例として、以下の4つをご紹介します。
- 訪問報告
- 実調報告
- 面談報告
- 契約報告
報告書を作成する前に、ステータスの設定行います。
また、報告書の内容をスポット拡張項目（スポット基本情報以外に企業独自で追加したいスポット項目がある場合に便利です）に反映させたい場合は、スポット拡張項目の設定も事前に行います。
最後に報告書フォーマットを設定します。
下記の設定例を参考に、順番に設定してみましょう！
◆設定例（ステータス）
◆設定方法（ステータス）
◆設定例（スポット拡張項目）
- 実調報告
- 契約報告
パフォーマンスの設定
◆設定のポイント
パフォーマンス機能では、「提出した報告書の数」「チェックイン数」など、さまざまな集計方法を設定できます。
定期的な訪問で関係を築くことが大切な業界では、訪問数を指標とし、グループもしくは個人の目標数を設定して見える化してみるのはいかがでしょうか。
◆設定例
予定種別の設定
◆設定のポイント
各営業活動にかかる時間や訪問件数を把握しやすくするために、活動のカテゴリに合わせて設定をするのがおすすめです。
◆設定例
エリアの設定
◆設定のポイント
異なる担当者が2重訪問しないよう、担当者毎でエリアを設定するのがおすすめ。
その他、訪問禁止エリアや市区町村毎の描画もおすすめです。
◆設定例
日報フォーマットの設定
◆設定のポイント
日報の作成タイミングを「退勤報告が提出されたタイミング」と設定し、退勤報告時に自動で日報を作成する方法がおすすめです。
また、パフォーマンスで設定した指標「訪問件数」を選択することで、訪問件数の実績や個人目標に対する進捗率を表示させることができます。
◆設定例
その他おすすめの設定
cyzenには、他にも利用すると便利な機能がたくさんあります。
ステータス打刻順の設定
作成したステータスを、指定した順番で打刻ができるよう設定する機能です。打刻画面に不要なステータスを表示させないことで、メンバーが今打刻すべきステータスが判断しやすくなります。活動通知の設定
特定の条件に当てはまったユーザーに対して、スマートフォンへの通知を送信したり、メールを送信することができる機能です。ユーザーに通知することで、打刻・報告漏れを防いだり、提出後すぐに確認したい報告書などを見逃さないようにできます。スポット自動補完
スポット登録時に、「スポットコード」や「スポット名」を入力しなくてもルールに沿って自動補完するよう設定することができ、スポット登録の手間を省くことができます。
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