茨城ダイハツ販売株式会社は、1973年創立の自動車ディーラーです。ダイハツの正規ディーラーとして50年以上の歴史を誇り、茨城県内で19店舗を運営しています。
同社でDX推進を担当する片根氏は、各所で散見される非効率な作業に頭を悩ませていました。「紙中心の文化」が根強く、業務のデジタル化に遅れを取っている状況でした。
「デジタル化を進め、一つひとつ生産性を高めていく必要がありました」片根氏は語ります。今回はTayoriの導入背景やツールの選定ポイント、導入後の活用方法などを伺いました。
【目次】
- 「従業員約450名に紙アンケート」脱・紙文化の一手にTayori導入
- すぐに伝わる、マニュアルWeb化で「本部と店舗の情報共有」改善
- 業務効率化が大前進！ DX実現に大切なのは「自然と溶け込む使いやすさ」
「従業員約450名に紙アンケート」脱・紙文化の一手にTayori導入
——御社の事業内容について教えてください。
当社は、茨城県内唯一のダイハツ直営ディーラーとして、19店舗を展開しています。ダイハツの新車・中古車販売を中心に、車検・点検、板金・塗装、自動車保険など、多岐にわたるサービスを提供しています。地域のお客様に密着し、より安心で快適なカーライフを全力でサポートすることを目指しています。
私は経営管理部に所属し、情報システム全般を担当しています。最近は業務効率化に向けたDX推進に力を入れており、その一貫でTayoriの導入を進めました。
茨城ダイハツ販売が運営する勝田稲田店。
——Tayori導入の背景にあった「課題」を教えてください。
一言でいえば作業の非効率さ、生産性の低さといえるのですが、その根底には長年続く「紙中心の文化」がありました。
代表的な例は、紙のアンケートです。地域のお客様との接点づくりとして、ショッピングモールでの車両展示や子ども向けの自動車整備ワークショップなど、さまざまなイベントを開催しており、参加者には毎回アンケートをお願いしています。ただ、アンケート回収後、用紙に書かれた回答をExcelに転記して集計するという非効率な作業が発生していました。
また、社内のマニュアルも紙が中心でした。マニュアルの更新時には印刷・配布をしなおす必要があり、印刷コストや情報共有の遅れ、紛失リスクといった問題がありました。社内アンケートが特に大変で、従業員約450名に用紙を配布し、回収し、Excelに転記する一連の作業が大きな負担となっていました。
こうした非効率な作業は一つひとつ見直し、業務の生産性を高めていかなければなりません。まずは、アンケートやマニュアルのデジタル化を進めたいと考え、なにか良いツールがないか探し始めました。
——イベントの申込受付はどのように行われていたのでしょうか？
イベント申込の場合は、当社のWebサイト内に申込フォームを設置し受け付けていました。申込フォームの作成は外注しており、Webサイトの制作・保守をお願いしている制作会社に都度依頼をしていました。
通常より費用をかけて、少し凝ったフォームを作ったこともあります。例えば、イベントに申し込まれた方のなかから抽選で〇〇をプレゼント！ というようなキャンペーンを行うため、フォームに抽選機能を付けてもらいました。
なぜそこまでカスタマイズするのかというと、イベントは大事な集客施策だからです。イベント経由でお店を知っていただき、実際に車のご購入につながったお客様もいらっしゃいます。お店に入るハードルが高いと感じる方も多いので、多少費用をかけてでも、地域の方々に親しまれるイベントづくり、お店づくりを目指しています。
とは言いつつ、さすがに何度も外注するのは費用対効果が悪すぎるのでは……とも感じていました。近年ノーコードツールが普及していますが、プログラミング不要でフォームを作れるソリューションがあれば当社も導入したいと考えていました。
——Tayoriを選んだ「決め手」はなんですか？
誰でも簡単にフォームを作成でき、マニュアルをWeb化できるという機能面が、当社のニーズと合致していました。そして、なにより月額料金が安価なのが大きな魅力でした。ちゃんと使いこなして内製化できれば、フォーム作成の外注費削減につなげられます。
当社にはパソコン操作に不慣れなスタッフも多いので、ツールの使いやすさは大切な選定ポイントでした。まずは試しにということで、無料プランでTayoriを触ってみましたが、はじめての操作でも迷わず、簡単にフォームを作ることができました。謳い文句に偽りなし、確かに使いやすいなと実感しました。
Tayoriのフォーム編集画面。直感的な操作で簡単にフォームを作成できる。
また、具体的な機能として、公開URLを自由にカスタマイズできる点が気に入りました。公開URLに自社のドメイン名を設定すれば、公式ページであることがしっかり伝わり、お客様も安心して閲覧・入力することができます。
Tayoriは機能と料金のバランスが他ツールよりも優れていると思います。当社の課題を解決するソリューションとして最もぴったりだと感じ、Tayoriの導入を決めました。
すぐに伝わる、マニュアルWeb化で「本部と店舗の情報共有」改善
——Tayoriの導入はどのように進めましたか？
当初は私ともう一名でフォーム、マニュアルの作成を担当しました。ただ、導入前から誰でも使えると思っていたので、フォームはイベント担当者に作ってもらえるよう引き継ぎました。
引き継ぎと言っても、ツールの学習コストがほとんどないので、使い方を軽く説明したぐらいです。いまでは各店舗のイベント担当者が、自発的にTayoriで申込フォームやアンケートを作成しています。
マニュアルのWeb化も部分的に進めていきました。Tayoriはマルチデバイスに対応しているので、整備士などの立ち作業が中心のスタッフでも、スマホで問題なくマニュアルを閲覧できています。マニュアルを紙からWebに変えたことで、全従業員が社内情報にアクセスしやすくなりました。
Tayoriで作成された決済関連のマニュアル。
——Tayoriで作成したマニュアルはどのように管理されていますか？
長らく利用しているグループウェアがあるので、そこで社内ポータルサイトを構築し、Tayoriで作ったマニュアルのリンクを集約しています。まずは社内ポータルサイトを開き、困りごとに応じてTayoriのマニュアルにすぐ飛べる導線にしています。
当社のビジネスは多店舗運営が基本にあるので、「本部と店舗の情報共有」に日頃リスクを抱えています。店舗への情報共有が遅かったり、マニュアルの更新漏れがあったりすると、お客様対応を誤ってしまう恐れがあります。
紙のマニュアルだと新しいバージョンへの差し替えが面倒ですし、漏れが起きやすいですが、TayoriであればWeb上で編集一つ行うだけで更新が済みます。最新情報をスピード感を持って伝えられるようになり、お客様対応の均一化がより進んでいると感じます。
TayoriのFAQ編集画面。直感的な操作でスピーディーにFAQを作成・更新できる。
業務効率化が大前進！ DX実現に大切なのは「自然と溶け込む使いやすさ」
——Tayoriの具体的な「成果」を教えてください。
コスト面でいうと、Tayoriでフォーム作成を内製化できたので、これまでかかっていた申込フォーム作成の外注費をゼロにできました。外注費の大きさを考えると、Tayoriの月額料金は全く気になりませんね。また、イベントのアンケートをTayoriで受け付けるようにしたので、用紙の回収・転記の工数も丸々無くすことができました。
マニュアルのWeb化もしっかり成果が出ています。全従業員が社内情報にアクセスしやすくなったり、本部と店舗の情報共有がより円滑になったりと、全体的にスピード感が上がっていると感じます。紙の使用も減り、ペーパーレス化にも貢献しています。
Tayoriによって業務の効率化がどんどん進み、従業員の負担を軽減できました。今後もTayoriのようなITツールを活用し、生産性を高められる環境を整えていきたいです。
Tayoriで作成されたイベントのアンケート（キッズエンジニア体験in茨城ダイハツ）。
——Tayoriに今後期待することを教えてください。
Tayoriへの具体的な機能要望になりますが、「ユーザーの権限管理」を実装してほしいと思っています。
フォームではお客様の個人情報を扱うこともあり、利用できるユーザーを絞りたいです。また、マニュアルには一部スタッフにしか見せられない社内情報を載せる場合があるので、FAQ機能を利用できるユーザーを絞りたいです。
ツールを安心して使い続けるには、誰がどの情報にアクセスできるかという権限レベルをコントロールする必要があります。各ユーザーに合わせて権限管理を行えれば、ページを誤って編集したり、削除したりしてしまうリスクも減らせます。今後のアップデートに期待ですね。
——最後に、Tayoriのオススメできる点を教えてください。
Tayoriの一番の良さは、「自然と溶け込む使いやすさ」だと思います。当社はお世辞にもデジタル化が進んでいる企業とは言えませんが、それでもスッと社内に定着し、業務ツールとして自然と溶け込みました。それはひとえにストレスフリーだからで、みんなが使いやすいと感じたのだと思います。
業務用ソフトウェアは往々にして使いづらいものが多く、導入したけど利用されないってよくある話ですよね。簡単に使えるということが大切で、パソコン操作やITツールに不慣れなスタッフでも迷わないのは大きな価値です。
Tayoriはフォーム、FAQ、アンケートなど、さまざまな機能がバランスよく揃っていて、無駄な作業をたくさん省くことができます。Tayori一つでいろんな無駄が解決する、そんな利便性の高さに惹かれています。
茨城ダイハツ販売株式会社
経営管理部 設備G 係長
片根 進一氏
2002年に自動車整備を専攻する専門学校を卒業後、サービスメカニックとしてキャリアをスタート。その後、2011年にサービス工場長に就任し、2013年よりサービス本部でサービス業務の電子化を推進し、DX化を進めた。経験を活かし、2020年には営業販売支援の部署に配属され、販売企画、マーケティングおよび情報システム管理者を兼務。現在は、引き続き情報システム管理者として、ネットワーク環境の見直しや社内システムのIT化を通じてDX推進に取り組んでいる。
