お問合せフォームのファイル添付機能とCVS1000件までダウンロードで大幅な工数削減が実現!

2018/08/01お知らせ

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簡単にお問い合わせフォームを作成できるツールTayori。

設置できるお問い合わせフォームは企業用のフォーマルなものから、親しみやすいポップなものまで色々あります。そして、Tayoriは日々改善して便利なサービスを目指しています。

7月のアップデートでは大きく以下の2つの機能が追加されました。

  • ファイル添付可能
  • CSVダウンロードが1回で1000件まで可能に

これらの機能の使い方をご紹介します。

ログイン不要で返信にファイル添付可能

ひとつ目の機能は、お問い合わせのメールに直接ファイルが添付可能になったことです。

今回は、問い合わせフォームを「クラウドファンディングの質問コーナー」で使っている場合の一例をご紹介します。

クラウドファンディングで資金を集めるときに、最初のアイデアであったり、ふんわりとした構想は文章だけでは伝えにくいかと思います。

そんなときに、イメージ図やメモの写真などを一緒に送っていただけることも。イメージが添付されていると、質問内容がわかりやすくなり、答えやすくなります。

さっそくTayoriのファイル添付がどのように便利かをご紹介します。

問い合わせのメールに対し、イメージ図を添付して返信しました。このやりとりは、通常のメールのやりとりとまったく同じなので、違和感がありません。

▽ファイルを添付
file_attachment
ファイルを添付し返信すると、相手にはこのように表示されています。

attached_file
Tayoriのお問合せの返信に、添付ファイルがあることがわかり、ファイルの確認もメール上で行えます。

もちろん、Tayoriのページでも添付ファイルが貼られている様子が確認できます。
attachment_icon

Tayoriのページではやり取りが詳細にわかります。ですから、単発の返信はメールで、お客様とのやり取りの振り返りや流れを確認する際は、Tayoriの管理画面で確認するのがオススメです。admin_form

画像を気楽に添付できることにより、フォーム管理者の工数も少なくなりますが、なによりお客様とのコミュニケーションが円滑になるのでおすすめです。

お客さまに送っていただいた画像をスマホでサクッと修正してお返ししてもいいですし、プライベートレッスン教室でレッスン場所を公開していない場合、生徒さんだけに詳細な場所の地図をお送りするなどのアクションがログインせずにメールのやりとりだけで出来てしまいます。

これなら外出先でもササッと画像付きで返信できますし、スマホだけでお問合せの運用が出来てしまうので、これまで以上に問い合わせに対するレスポンスの速度が上がります。

添付できるファイルは、5MB以内のjpg, png, gif, PDFファイルで、一回の返信につき、1点だけ添付可能です。

お問合せに対する返信がとっても便利になり、これまでより少ないコミュニケーション回数でスピーディーにユーザーの課題解決を見込むことができます。

CSVダウンロードが1000件まで可能になり時間短縮!

csv_download

2つ目のアップデートですが、お問い合わせ履歴のCVSでのダウンロード数。100件までが上限でしたが、今回一気に10倍の1000件まで上限が増えました。

個人でお問合せフォームを運用する場合、一気にお問合せの数が増えることはないと思いますが、長く運用していると、そこそこの数になってしまうことも。

お問合せフォームで寄せられたお客様の声を参考に新商品を開発したり、お問合せフォームの苦情から、社員教育の傾向と対策を打ったり。健全な運営を続けていると、まとめてデータを見たいときがほぼ100%やってくるのではないでしょうか。

その上で、毎日数10件のお問合せが来る大手企業などは、お問合せ内容からサービスや仕事をアップデートする機会も多いですし、そのようなときに100件ごとにダウンロードしていたら、とても非効率な作業になってしまいます。

アップデートによって一気に1000件ダウンロードできるので、これからは作業がスピーディーになります。

 

ではCSVエクスポートを具体的にご紹介します。『フォーム管理』から、『エクスポート』→『CSV』をチェック。

form_

やり取りの有無や、ダウンロード件数をチェックしてダウンロードして完了です。
csv_download_s
これまで1000件のダウンロードの際、この作業を100件×10回行っていたところ、1回で済みます。

アップデートまとめ

「お問合せフォームに画像を入れる」「CVSのダウンロード数100件→1000件」は、両方の新機能とともに、手間と作業時間の大幅な削減につながります。

メール返信のファイル添付機能は、イメージを添付することによりお客様とより良いコミュニケーションが取れます。

CVSのダウンロード数が10倍になることにより、作業効率が大幅に上がります。

使えば使うほど、便利になるTayori。サービス改善に向けてスタッフ一同努めてまいります。皆様にとってより使いやすく便利なツールとなれるように、Tayoriをご利用いただいていて気になった点は、このページの右下に表示される紙飛行機アイコンをクリックし、お問い合わせフォームを立ち上げてお送りいただけると幸いです。

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