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イベント出欠管理 / イベント参加申込フォーム作成

Webメディア向けの記者発表会、出席者の管理をTayoriで便利に

株式会社PR TIMES / メイクブランド新商品発表会 PRプランニング

導入背景

株式会社PR TIMESでは、PR企画戦略の立案から、ターゲットメディアへのアプローチ、記者発表会の企画・運営、PR効果測定などまで、上流から下流までを一気通貫でカバーするPRプランニングのサービスも提供しています。

最近では、化粧品メーカーが手掛けるメイクブランドの新商品のPRをサポートさせていただいた実績もあります。

メイクブランドと言えば、伝統的に雑誌メディアの影響力が大。新商品を発売する3カ月~半年ほど前には雑誌編集部へ新商品情報を伝え、記事として取り上げてもらうように働き掛けるやり方が主流でした。

ただ一方で、雑誌を読まず、コスメ情報を扱うWebメディアを参考にして、購入するブランドを決める消費者も着実に増えてきています。

Webメディアは、「今日を楽しんでもらえたり、明日に役立つ情報を届けたい」と思っているため、3カ月~半年前には情報が必要な雑誌と編集スケジュールが大きく異なります。Webメディアに雑誌と同じタイミングで新商品情報を提供しても、情報解禁日までオープンにできず持て余してしまったり、情報鮮度が低くなったと判断され、大々的に取り上げもらえないケースも散見されていました。

そこでPR TIMESから化粧品メーカーに対して、雑誌メディアとは別に、Webメディアに限った記者発表会を発売日の1カ月ほど前に開催することを提案。Webメディアへの発表会の案内や、編集者・記者の出欠管理、発表会当日の運営サポートなどもお手伝いすることになりました。

しかし、対象をWebメディアに限ったことで、困ったことも出てきました。記者発表会と言えば、1枚目に発表会の詳細、2枚目に出欠を記入する「FAX返信シート」を添えて送付するのが定番。けれどWebメディアの編集部の中には”紙文化”を嫌う人が多いのです。「プレスリリースをFAXで送らないで」と連絡をいただくことも。

FAXに代わるツールとしてメールを使って出欠確認することもありましたが、メールへの返信で出欠連絡を頂くと、他のメールに埋もれやすくなるなど、出欠管理が煩雑になることもありました。
メールを使った出欠管理にもさまざまな課題があったため、「Tayoriを使ってイベントの参加申込フォームを作り、そこで出席の連絡を受け付けてみようか」と試してみることになりました。

課題

  • 記者発表会の出欠管理、FAXに代わるツールの導入が必要になった
  • メールでの出欠連絡は管理が煩雑。メールの見落としが避けられず、必要事項の記入漏れチェックや、広報チーム内での情報共有に苦労することも

[ Tayoriの使い方 ] イベント参加の申込フォームを作成しクローズドで個別にメール連絡。キャンセルなどの連絡もTayori経由で

Webメディア向けの記者発表会、出席者の状況を管理するためにTayoriを使ってみてどうでしたか。今回の記者発表会では、「Webメディア向け」ということで、FAXで出欠確認を取らないようにしました。

ただ、メールで出欠連絡をもらおうとしても、ほかのメールに紛れてしまうことがよくあります。

「これはFAXでもなく、メールでもなく、別のツールを使った方がいいだろう」と思い、Tayoriを使ってイベント参加の受付フォームを作成することにしました。

Webメディア向け発表会については、開催日の1カ月ほど前からWebメディアの編集部に連絡を取り始めました。メール本文にイベントの詳細を記載して、Tayoriで作った受付フォームのURLを載せ、出席確認をTayoriで管理できるようにしました。

Tayoriを使うと、参加のキャンセルといった連絡を、Tayori経由で受け付けるので、他のメールと紛れることが防げるのは「いいな」と思いました。

イベント参加申し込みフォーム

[ Tayori導入前 ] メールでは出欠連絡のやり取り、参加回の管理が大変!チーム内の情報共有にも四苦八苦

メールで出欠管理する欠点として、「ほかのメールに紛れてしまう」ことを1つ挙げていただきましたが、メールを使った出欠管理には、気になる点がいくつかあったとか?記者発表会は1日のうちに時間帯を分けて複数回開催することもあります。その場合、「どのメディアの誰さんが、何時からの回に参加する予定。その回の参加者は席数が○○だから、残りは●●席――」というように管理が属人的になっており、本当に大変です。

あと、数十~数百人の編集者・記者に記者発表会の案内メールを送るときには、タイトルも本文もすべて同じもので送信することが多いです。そうすると同じタイトルでたくさんの編集者・記者から返信が来ますから、どのメールが誰から届いたものなのか、非常に判別しづらくなります。その結果、返信が遅れてしまったりといったミスが起きてしまうこともありました。

特に当社ではGmailを使っているのですが、Gmailでは別の編集者・記者から届いたメールであっても、タイトルが同じだと同じスレッドにまとめられてしまいます。1つのスレッドに何通も何通もメールが重なっていき、何度か返信していると誰とどんなやり取りをしているか、分からなくなってしまうこともありました。

メールでのやり取りにはもう1つ問題がありまして、送信するメールにはCCでチーム用メーリングリストのアドレスを入れることで、チーム内での情報共有を図っていました。ですが、編集者・記者の中には「CCのアドレスを外さずに返信してください」と本文に書いて送っても、返信するときにうっかりCCを外してしまい、送信者のみにToで出欠連絡を送ってくる人もいます。

送信者がメールチェックしたときに気がつけばいいのですが、CCが抜けていることに気づかずにチーム内で共有し忘れてしまうこともあります。気づいたとしても、メーリングリストへ転送する手間もかかるので、小さな手間が積み重なってかなりの負担になっていました。

[ Tayori導入後 ] 出席予定者リストの作成も、管理画面からのCSVダウンロードで簡単に。キャンセル、参加回変更の希望への対応状況もチームで共有しやすくなった

それでメールではなくTayoriを使って出欠管理したわけですね。実際に使ってみて、どうでしたか?まず参加回ごとの出席者を管理することが楽になりました。Tayoriなら管理画面から、参加回ごとの出席者リストをCSVで出力できます。それを記者発表会の受付に持ち込むだけで、当日の出欠確認を取れるようになりました。

これまでは、メールで届いた情報を担当者がExcelに入力して――と手作業で管理していましたから、手間がかかるばかりか、たまに間違うこともありました。「これは良くないやり方だな」と感じていました。

2つ目の課題として挙げていた記者発表会の案内メールを送った後のやり取り管理も、Tayoriを使って対応すると、「どのメディアの誰さんから、どんな問い合わせが入っていて、チーム内の○○さんが対応済み」といったステータスを一目で把握できます。参加のキャンセルや、希望する参加回の変更など、滞りなく対応できるようになりました。

他にも、フォームを使って参加申込を受け付けるようにしたことで、当日出席する担当者の氏名や緊急時の連絡先など、必要な情報を確実に把握できるようになりました。メールを使った出欠確認では、記入漏れがあったときに「○○について、教えていただけませんか?」とメール返信して確認するようにしていましたので、その作業が省けるようになって運用がかなり楽になったと感じます。

あとは、過去に開いたイベントも含めて、出欠の履歴を追えるようになったのも大きいです。「今回の発表会では、特に出席してほしかった○○の誰さんが参加予定になっている」「△△の誰さんは、前回も前々回も出席してくれていた」といったことを確認できるようになりますから、ターゲットメディアに対して細やかなフォローをしやすくなったのも、Tayori導入のメリットだと思います。

コミュニケーションプランニング本部の大久保コミュニケーションプランニング本部 マネージャー
大久保 麻子