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【便利な機能】通知範囲設定・自動応答メール設定について

本記事では、新着メッセージが届いた際の通知の設定と、メッセージに返信する際のメールの内容に関する設定についてご説明します。

フォームごとに設定できるので、社内でのお問い合わせ管理の効率アップや、お問い合わせいただいたお客様に合わせた対応の実現をサポートします。

通知範囲設定

複数のフォームを運用していると、必要なフォームからの通知のみ受け取りたい場合があります。通知範囲設定をすると、通知を限定して受け取ることが可能です。

1. 部署を設定しましょう

部署の設定は、管理者もしくは「企業情報の管理」権限が必要です。

① 企業設定>部署名に部署を入力>部署を追加>変更を保存

部署設定①1

部署設定②

2. 所属する部署を設定しましょう

① アカウント設定>部署で自分が所属する部署を選択>変更を保存

部署は1つしか選択できません

部署設定①2

部署設定③


【自分以外のメンバーの部署を設定したい場合】

「メンバー管理」で設定するためには、は管理者もしくは「メンバー情報の管理」権限が必要です。

① メンバー管理>対象のメンバーを選択

部署設定➃

② 部署を選択>変更を保存

部署は1つしか選択できません。

部署設定⑤

3. フォームの通知範囲を設定しましょう

① フォーム管理>通知範囲設定>通知する部署を選択>部署を追加

複数部署の設定が可能です。

部署設定⑥


自動応答メールに関する設定

お客様に送られる自動応答メールや返信メールについて設定できます。
フォーム管理>メールから各種設定が可能です。


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1.フォーム問い合わせ時の自動応答メール設定 ※自動応答メールの送信の有無を設定

有料プランご契約の場合に設定可能です。
フォームからお問い合わせがあった際に送られる、自動応答メールの送信の有無を選択できます。無料プランの場合は、下記内容のメールが自動送付されます。

なお、自動応答メールの内容の変更は、【5. 自動応答返信メール設定】にて変更してください。(有料プランのみ変更可能)部署設定⑧

2.フォーム問い合わせ時の自動応答メール内 受付番号の記載設定

有料プランご契約の場合に設定可能です。
自動応答メール内に記載される受付番号(英数字ランダムな組み合わせ6文字)の記載の有無を設定できます。無料プランの場合は、受付番号は記載されます。

【受付番号を用いた返信方法】
受付番号を用いることで、お客さまは専用画面にログインし、お問い合わせした内容や回答の確認、回答への返信を行うことができます。
なお、お客さまは受信した自動応答メールに返信する形でも返信や追加のお問い合わせが可能です。

 

① お問い合わせを送信すると、お客さまが入力したメールアドレス宛に自動応答メールが届きます。

部署設定⑨

② 記載された受付番号を用いてお問い合わせ専用画面にログインします。

部署設定⑩

③ ログインした画面からお問い合わせした内容や回答の確認、回答への返信などが行えます。

部署設定⑪

3. 差出人名の設定

プロフェッショナルプランご契約の場合に設定可能です。
フォームごとに返信時に表示される名前を設定できます。変更を希望するフォームごとに設定が必要です。

設定しない場合・スタータープラン・無料プランでは、初期設定では「企業設定」に入力された「企業担当者名」が表示されます。

部署設定⑦

【設定しない場合・スタータープラン・無料プランで、別の名称での返信を希望する場合】

「企業設定」の「企業・個人名」に任意の名称を入力>変更を保存してください。フォームごとに変更はできません。

キャプチャ

4. 送信メールアドレスの設定

プロフェッショナルプランご契約の場合に設定可能です。
フォームごとに設定したメールアドレスから返信できます。変更を希望するフォームごとに設定が必要です。

設定しない場合・スタータープラン・無料プランでは、「 info@tayori.com」からの送信となります。

5. 自動応答メール設定 ※自動応答メールのタイトル・本文の変更を設定

※無料プランの場合、この項目は管理画面に表示されません。

有料プランご契約の場合に変更可能です。自動応答メールの件名と本文を変更できます。フォームごとに設定が必要です。
なお、送信の有無に関してはは、【1 フォーム問い合わせ時の自動応答メール設定】にて変更してください。(有料プランのみ変更可能)。

設定しない場合・無料プランでは、お問い合わせ時に下記内容のメールが自動で送信されます。

部署設定⑧

6. 問い合わせ返信メール設定

お問い合わせに返信するメールに記載される件名・概要・署名が変更・追加できます。フォームごとに設定が必要です。タイトルは変更しない場合、【「フォーム名」につきまして】で送信されます。また、概要と署名は入力すると、お客様への返信内容に設定した概要と署名が自動挿入されます。

部署設定⑫


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【Tayoriの特徴や各種プランについて】
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【Tayoriの機能について】
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【Tayoriの機能を使いこなしたい】
Tayori使いこなしガイド ※PDF

【バックオフィス・社内利用のヒント】
Tayoriをバックオフィス業務に活用しよう ※PDF

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