問い合わせメールの書き方とは？マナーや基本構成、シーン別の例文を紹介

公開：2025/07/11 10:50

カスタマーサポート

ビジネスシーンでは日常的に問い合わせメールを送る機会があります。しかし、適切な書き方やマナーを知らないと、相手に誤解を与えたり、必要な情報が伝わらなかったりする恐れがあります。効果的な問い合わせメールは、用件が明確で、相手に迅速な対応をしてもらいやすい内容になっています。

この記事では、問い合わせメールを作成する際のマナー、基本構成、そして様々なシーン別の例文を紹介します。ビジネスでもプライベートでも使える、相手に伝わりやすい問い合わせメールの書き方をマスターしましょう。

【目次】

問い合わせメールを作成する際のマナーとは？
問い合わせメールの基本構成・書き方
問い合わせメールの例文集【シーン別】
まとめ

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問い合わせメールを作成する際のマナーとは？

問い合わせメールは、相手に良い印象を与え、スムーズなコミュニケーションを図るために、いくつかのマナーを守ることが大切です。ここでは、問い合わせメールを作成する際に押さえておきたい基本的なマナーについて説明します。

件名は具体的かつ簡潔に

メールの件名は、受信者が内容を一目で理解できるよう、具体的かつ簡潔に記載することが重要です。「お問い合わせ」という一般的な件名ではなく、「〇〇製品の価格について問い合わせ」「△△サービスの利用方法について質問」など、問い合わせの内容が明確に伝わる件名を設定しましょう。

具体的な件名を付けることで、受信者はメールの内容を事前に把握でき、適切な対応準備ができます。また、後から検索する際にも見つけやすくなります。ただし、長すぎる件名は避け、要点を30文字程度にまとめるのが理想的です。

簡潔で分かりやすい文章を心がける

問い合わせメールでは、相手の時間を尊重し、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。長文や冗長な表現は避け、必要な情報を端的に伝えることが大切です。

文章は短めの段落に分け、一つの段落では一つの内容に絞ることで読みやすくなります。また、箇条書きを活用すると、要点が明確になり、相手も回答しやすくなります。専門用語や略語は、相手が理解できる場合以外は避け、誰にでも分かりやすい言葉で表現しましょう。

ただし、簡潔にするあまり必要な情報が不足すると、再度問い合わせが必要になることもあります。問い合わせの目的や背景情報など、相手が適切に回答するために必要な情報はしっかりと記載することが重要です。

敬語の使い方に注意する

ビジネスメールでは、適切な敬語を使用することが基本的なマナーです。特に初めてやり取りする相手や取引先企業への問い合わせでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

ただし、過剰な敬語や二重敬語（「ご説明させていただきます」など）は避け、自然で分かりやすい敬語表現を使用することが重要です。また、「ご確認の程、よろしくお願い申し上げます」などの定型句は正しく使うようにしましょう。

メールの締めくくりでは、「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」など、相手への配慮を示す表現を添えると良いでしょう。社内の同僚など親しい間柄であっても、ビジネスメールでは基本的に敬語を使うことがマナーです。

返信期限がある場合は明記する

問い合わせに対する回答に期限がある場合は、その旨を明確に記載することが重要です。「〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです」など、具体的な日付を示しましょう。

ただし、無理な期限を設定するのは避け、相手が対応できる合理的な期間を考慮することが大切です。緊急性が高い場合は、その理由も簡潔に説明すると、相手の理解を得やすくなります。

また、期限の表現方法にも注意が必要です。「至急回答してください」など命令口調は避け、「恐れ入りますが、〇日までにご回答いただけますと助かります」など、丁寧な表現を心がけましょう。期限を明記することで、双方のスケジュール管理がしやすくなります。

問い合わせメールの基本構成・書き方

問い合わせメールを効果的に作成するためには、基本的な構成を理解し、適切な書き方を身につけることが大切です。以下に、問い合わせメールの基本構成と書き方のポイントを説明します。

1. 件名

件名は、メールの内容を簡潔に表す重要な要素です。「【問い合わせ】〇〇について」など、目的を明確にし、相手が内容を把握しやすい件名を設定しましょう。

2. 宛名と挨拶

メールの本文は、「〇〇株式会社 △△様」など、宛先を明記することから始めます。続いて、「お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。」など、挨拶と自己紹介を入れます。季節の挨拶を添えると丁寧な印象になりますが、長すぎる挨拶は避けましょう。

3. 問い合わせの目的

挨拶の後は、問い合わせの目的を簡潔に説明します。「貴社の製品〇〇について、いくつか質問がございます。」など、なぜメールを送っているのかを明確に伝えましょう。

4. 問い合わせ内容の詳細

問い合わせの具体的な内容を、箇条書きや段落に分けて記載します。複数の質問がある場合は、番号を振って整理すると分かりやすくなります。また、必要に応じて背景情報も簡潔に説明しましょう。

5. 締めの言葉

問い合わせ内容の後は、「お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。」など、丁寧な締めの言葉を添えます。回答期限がある場合は、ここで明記します。

6. 署名

最後に、自分の連絡先情報を含む署名を入れます。署名には、氏名、会社名、部署、電話番号、メールアドレスなど、相手が連絡するために必要な情報を記載します。

書き方のポイント

簡潔さと具体性のバランス: 問い合わせ内容は、簡潔でありながらも具体的に記載することが重要です。必要な情報が不足すると、再度やり取りが必要になることがあります。
文章の読みやすさ: 長文の段落は避け、適度に改行を入れることで読みやすくなります。また、重要なポイントは太字にするなど、視覚的にも分かりやすく工夫しましょう。
添付ファイルの扱い: 添付ファイルがある場合は、本文中でその旨を明記し、ファイルの内容についても簡単に説明します。大容量のファイルは、事前に圧縮するか別の方法で共有することを検討しましょう。
校正の重要性: 送信前に必ず内容をチェックし、誤字脱字や文法の誤りがないか確認します。また、敬語の使い方や全体の印象も見直しましょう。

適切な構成と書き方を意識することで、相手に伝わりやすく、迅速な対応を得られる問い合わせメールを作成することができます。

問い合わせメールの例文集【シーン別】

様々なシーンに応じた問い合わせメールの例文を紹介します。これらの例文は、基本的な構成とマナーを踏まえたものですので、実際の状況に合わせてアレンジしてご活用ください。

商品・サービスに関する問い合わせ

件名：【問い合わせ】○○製品の仕様について

△△株式会社

営業部 □□様

お世話になっております。株式会社××の山田太郎と申します。

貴社の○○製品について、以下の点について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

製品の寸法は何センチですか？

耐久性はどの程度ですか？

納期はどのくらいかかりますか？

弊社での導入を検討しており、上記情報をもとに判断したいと考えております。

お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

——————-

山田太郎

株式会社××

営業部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：yamada@xx.co.jp

見積もり依頼のメール

件名：【見積依頼】○○サービス導入について

△△株式会社

営業部 □□様

お世話になっております。株式会社××の佐藤花子と申します。

この度、貴社の○○サービスの導入を検討しており、見積もりをお願いしたく、ご連絡いたしました。

【導入予定サービス】

・○○サービスプランA

・オプション：データ分析機能、アクセス権限管理機能

【利用人数】

約50名

【導入希望時期】

20XX年X月上旬

上記条件での見積もりをご提示いただけますでしょうか。

また、導入までのスケジュールや必要な準備についても、併せてご教示いただけますと幸いです。

5月15日までにご回答いただけますと助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

——————-

佐藤花子

株式会社××

システム部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：sato@xx.co.jp

資料請求のメール

件名：【資料請求】○○セミナー資料のご依頼

△△株式会社

セミナー事務局御中

お世話になっております。株式会社××の鈴木一郎と申します。

先日（4月10日）開催されました「○○セミナー」に参加させていただきました。

大変参考になる内容でしたので、当日使用されたプレゼンテーション資料をいただくことは可能でしょうか。

社内での情報共有に活用させていただきたいと考えております。

お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

——————-

鈴木一郎

株式会社××

マーケティング部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：suzuki@xx.co.jp

予約・申し込みに関する問い合わせ

件名：【予約変更依頼】5月20日のミーティングについて

△△株式会社

営業部 □□様

お世話になっております。株式会社××の田中健太と申します。

5月20日（金）14:00〜15:00にご予約いただいております貴社訪問について、

弊社の緊急会議が入ってしまったため、変更をお願いできないかと存じます。

可能であれば、下記の日時でご調整いただけますと幸いです。

・5月23日（月）13:00〜14:00

・5月24日（火）10:00〜11:00

・5月24日（火）15:00〜16:00

直前のご連絡となり大変恐縮ですが、ご検討いただけますでしょうか。

5月18日までにご回答いただけますと助かります。

何卒よろしくお願いいたします。

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田中健太

株式会社××

企画部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：tanaka@xx.co.jp

トラブル・不具合の報告

件名：【不具合報告】○○システムのエラーについて

△△株式会社

サポート担当者様

お世話になっております。株式会社××の渡辺真理と申します。

現在利用中の○○システムについて、不具合が発生しましたのでご報告いたします。

【発生日時】

20XX年5月15日 10:30頃

【現象】

データ入力画面でユーザー情報を登録しようとすると、「エラーコード：E-503」が表示され、登録ができない状態です。

【再現手順】

ログイン後、「ユーザー管理」メニューを選択

「新規登録」ボタンをクリック

必要情報を入力し、「保存」ボタンをクリック

エラーメッセージが表示される

【環境情報】

・ブラウザ：Google Chrome 最新版

・OS：Windows 10

業務に支障が出ておりますので、早急に対応いただけますと幸いです。

また、復旧見込みなどがありましたら、お知らせいただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

——————-

渡辺真理

株式会社××

システム管理部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：watanabe@xx.co.jp

お礼・フォローアップのメール

件名：【お礼】先日のご対応について

△△株式会社

営業部 □□様

お世話になっております。株式会社××の小林誠と申します。

先日は、弊社からの急な問い合わせにも関わらず、丁寧にご対応いただきまして、誠にありがとうございました。

いただいた情報のおかげで、プロジェクトをスムーズに進めることができております。

また、ご提案いただいた○○サービスについても、社内で検討を進めております。

近日中に結論が出ましたら、改めてご連絡させていただきます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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小林誠

株式会社××

プロジェクト推進部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：kobayashi@xx.co.jp

取材・インタビュー依頼

件名：【取材依頼】○○雑誌「△△特集」について

□□株式会社

広報部御中

お世話になっております。○○出版の高橋由美と申します。

弊社では、来月発売予定の○○雑誌にて「△△業界の最新トレンド」特集を企画しております。

貴社の革新的な取り組みは業界内でも注目されており、ぜひ特集記事として取り上げさせていただきたいと考えております。

【取材概要】

・掲載媒体：○○雑誌 20XX年7月号（発売日：6月25日）

・特集テーマ：「△△業界の最新トレンド」

・取材希望内容：新サービス開発の背景、今後の展望など

・取材時間：1時間程度

・取材希望時期：5月下旬〜6月上旬

ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討いただけますでしょうか。

5月20日までにご回答いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

——————-

高橋由美

○○出版

編集部

TEL：03-XXXX-XXXX

Email：takahashi@xx-publishing.co.jp

まとめ

問い合わせメールを効果的に作成するためには、基本的なマナーと構成を理解し、状況に応じた適切な表現を使うことが重要です。本記事では、問い合わせメールを作成する際の4つの重要なマナー（具体的な件名、簡潔な文章、適切な敬語、返信期限の明記）と、6つの基本構成要素（件名、宛名と挨拶、目的、詳細内容、締めの言葉、署名）について解説しました。

また、商品・サービスの問い合わせ、見積もり依頼、資料請求、予約変更、トラブル報告、お礼、取材依頼など、様々なシーン別の例文を紹介しました。これらの例文は基本的な型として参考にしつつ、実際の状況や相手との関係性に合わせてカスタマイズすることが大切です。

問い合わせメールは、相手に正確な情報を伝え、迅速な対応を促すためのコミュニケーションツールです。Tayoriのようなカスタマーサポートツールを活用すれば、問い合わせの管理や返信テンプレートの作成など、より効率的なメール対応が可能になります。適切なマナーと構成を意識した問い合わせメールで、ビジネスコミュニケーションをよりスムーズに進めていきましょう。