フォーム作成ツールを利用すれば、プログラミングができない人でも簡単にフォームを作成できます。無料で利用できるツールも数多くあるため、機能や操作性を気軽に確認できます。
本記事では、フォーム作成ツールをまだ使ったことがない方に向けて、ツールの概要、メリット、選び方などを詳しく解説します。
フォーム作成ツールとは
フォーム作成ツールとは、フォームを作成・公開できるソフトウェアです。フォームを作成するにはHTML、CSS、PHPなどのプログラミングスキルが必要ですが、ツールを利用すれば誰でも簡単にフォームを作成できます。基本機能として、送信された情報を自動で収集・管理できたり、用途に合わせて項目をカスタマイズできたりします。
フォーム作成ツールは、主に次のような用途で利用できます。
- 問い合わせの受付
- 製品・サービスの資料請求
- イベント・セミナーの申込
- 来店・来院の予約
- アンケートの収集
- メールマガジンの登録
- 人材採用のエントリー
フォーム作成ツールのメリット
フォーム作成ツールを利用する場合、次のようなメリットがあります。
簡単にフォームを作成できる
最大のメリットは、誰でも簡単にフォームを作成できることです。ツールであれば、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。ツール内に用意されているテンプレートを活用すれば、作成時間をより短縮できます。
フォームは幅広い用途で活用できるため、一度始めると作成数が増えていきやすいです。ツールなら簡単にフォームを複製でき、活用シーンが増えていくほど利便性の高さを感じることでしょう。
用途に合わせてフォームをカスタマイズできる
用途に合わせてフォームを自由にカスタマイズできるのも大きなメリットです。「問い合わせ」「予約」「イベント申込」「採用エントリー」など、用途ごとに収集したい情報は当然異なります。ツールであれば、項目の種類や順番はもちろん、必須・任意といった回答設定、デザインなどを簡単にカスタマイズできます。
ツールによっては、入力内容が項目に沿っていなければアラートを出すことができます（メールアドレスの項目に漢字が書かれているなど）。このように、項目のカスタマイズ次第で収集したい情報の正確性を高められます。
管理・分析を効率化できる
電話、メール、FAXの場合、受け付けた内容を表計算ソフトなどに記録するという手間が発生します。ツールであれば、フォーム送信完了と同時に情報がリスト化され、管理業務を大幅に効率化できます。記録時に発生するヒューマンエラーもなくなり、対応の漏れ、遅れ、重複を防ぎます。
ツールによっては、収集データの自動集計やグラフの自動作成が機能として備わっており、収集後の分析も効率化できます。
便利な機能が豊富
各ツールにはさまざまな独自機能が搭載されており、しっかり活用することで業務をより効率的に進められます。
例えば、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携できれば、フォーム送信完了と同時に、コミュニケーションツールに通知を送れます。チームでの情報共有が円滑になり、対応スピードを上げやすくなります。また、フォームの利用状況を確認したいとき、Googleアナリティクスなどの解析ツールと連携できれば便利です。
そして、セキュリティ関連の機能も重要なポイントです。フォームは個人情報を数多く扱うため、高いセキュリティ対策が求められます。しかし、情報セキュリティは専門性が高く、自社の人材だけで対策を行うのは容易ではありません。ツールのセキュリティが充実していれば、自前で対策を講じなくても済みます。
フォーム作成ツールの選び方
次はフォーム作成ツールを選ぶうえでの具体的なポイントを解説します。
必要な機能が揃っているか
フォームの目的・用途によって、必要となる機能は変わります。ツールを導入しても、「必要な機能がない」「使わない機能が多い」ということになっては意味がありません。まずは、フォームの目的・用途を整理し、必要な機能を漏れなく洗い出すことが重要です。
例えば、問い合わせ受付を効率化したい場合、受付状況のステータス管理（完了、未対応、保留中など）、メモの共有、各メンバーへのタスクの割り振りといった機能は役立ちます。来店・来院の予約受付を簡単にしたい場合なら、項目の種類にカレンダーやプルダウンがあると顧客はスムーズに入力ができます。
ツールによって搭載されている機能や強みは大きく異なります。フォームの目的・用途から逆算して、必要な機能が揃っているか確認しましょう。
使いやすいか
ツールの使いやすさは顧客・事業者双方にとって重要です。
顧客の場合、フォームの入力完了率に大きく影響します。入力がしやすければ、デジタルツールに不慣れな方でも操作に困りません。顧客にとってストレスフリーであるほど入力中の離脱は減り、入力完了率の向上が期待できます。
事業者の場合、フォーム作成にかかる時間に大きく影響します。フォームは幅広い業務で活用できるため、作成数が往々にして増えやすく、ITスキルに詳しくない担当者でも問題なく使える必要があります。各担当者が自由にフォームを作れるよう、誰でもスムーズに操作できるかがとても大事です。
操作性や使用感はツールごとに異なるため、まずは無料トライアルやデモ版から実際に触ってみましょう。
テンプレートの種類が豊富か
ツールによっては、フォームのテンプレートが用意されています。用途に合ったテンプレートがあれば、初めてでも迷うことなくフォームを作成できます。欲しいテンプレートがあるか、どれだけバリエーションがあるかを確認しましょう。
セキュリティは万全か
フォームは個人情報を数多く扱います。不正アクセスにより個人情報が漏洩してしまうと、顧客に迷惑がかかるのはもちろん、賠償責任や事業者としての信頼低下を招きます。どのようなセキュリティ対策が施されているかは必ず確認しましょう。
クラウド型のツールの場合、社外サーバーに個人情報が保存されるため、サーバーの監視体制やSSL/TLSによるデータ暗号化がされているかは注意しましょう。
費用に見合った効果を得られるか
ツールの費用と期待効果を天秤にかけて、費用対効果をしっかり見極めましょう。
ツールの期待効果は主に、顧客の利便性や満足度の向上、フォームの入力完了率の向上、業務効率化による時間や人件費の削減などが挙げられます。
また、多機能・高機能なものほど、高い費用を払っているわりに使いきれないというリスクが生まれます。ツールの利用者が少ない場合、利用者数に応じた従量課金のプランを選ぶと月額費用を抑えられます。
フォーム作成のポイント
フォームを作成する際は、次のような点に気を付けましょう。
項目は多くしすぎない
フォームの項目が多すぎると、顧客の負担は増し、入力途中で離脱してしまうリスクが高まります。欲しい情報がたくさんあったとしても、マストとベターで切り分け、できる限り項目を絞ることが重要です。
設問の文章はシンプルにする
なにを入力すればいいか一目でわからない設問は、認知負荷が高く顧客にストレスを与えます。設問の文章はわかりやすさが命です。特にアンケートの設問は長文になりやすいため、一度書いた後、よりシンプルにできないか推敲してみましょう。補助として、項目の冒頭に入力例を記載するのも効果的です。
スマホやタブレットの表示に対応する
パソコンで綺麗にフォームが表示されていても、スマホやタブレットだと見にくいということがよくあります。いまはモバイルファーストの時代、特にスマホでの表示が問題ないか注意しましょう。レスポンシブデザインのツールは、デバイスごとに表示が最適化されるのでオススメです。
フォーム作成ツールなら「Tayori」がオススメ
無料プランがあるフォーム作成ツールなら、導入時のリスクが一切なく、気軽に始められるのでオススメです。
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ツールを早く使ってみたい方に一押しなのが、「Tayori（タヨリ）」です。Tayoriは、「フォーム・受信箱」「FAQ」「アンケート」「チャット」の4つの機能を提供するカスタマーサポートツールです。
フォーム機能では、テンプレートが豊富に用意されており、用途に合わせて選ぶだけでフォームを短時間で作成できます。受け付けた内容は受信箱のなかに自動でリスト化され、スピーディーな対応・管理を実現します。SSLによるデータ暗号化などセキュリティ対策も徹底しているため、安心して利用できます。
Tayoriには無料プランが用意されています。まずは無料でフォームを作成したい、使いやすさを確認したいという方は、ぜひTayoriを試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
フォーム作成ツールを適切に活用できれば、業務が効率化するとともに、顧客満足度の向上や入力完了率の向上も期待できます。
デジタル時代の今日、フォーム作成ツールは顧客と事業者の橋渡し役として大いに活躍します。フォームを通じて得られたデータを活用し、ビジネスの成長を目指しましょう。
本記事で解説したフォーム作成ツールの概要、メリット、選び方をしっかり押さえたうえで、ぜひ自社に合ったツールを利用してみてください。
