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メールの署名の書き方・マナーとは?おすすめデザイン・テンプレート10選も紹介

メールに署名を入れるのは、最低限のビジネスマナーです。では、メールの署名の正しいルールはご存知でしょうか。

本記事では、署名の役割や書き方、返信メールにも署名を入れる理由を解説。コピペで使える、署名のテンプレートも10種類紹介します。メールに署名を正しく入れて、周りのビジネスマンと差をつけましょう。

 

そもそも、メールの「署名」とは?

そもそも、メールの「署名」にはどんな役割があり、どのようにして書けばいいのでしょうか。

まずは、署名の意味と役割、基本的なルールをお伝えします。

署名の意味と役割

署名とは、書類やメールを本人自ら確認・作成したことを示す、直筆のサインのこと。メールの署名は、「このメールは、私自らが作成したメールです」ということを示す、証拠のようなものです。

一般的にメールの署名には、氏名や会社名、連絡先などを記載します。メールの署名を見れば、どこの誰がメールを送ってきたのかが一目でわかり、その後の連絡もスムーズになります。メールのやりとりにおいて、署名は「名刺」の役割を果たすと考えると、わかりやすいでしょう。

署名を入れる位置

メールの署名を入れる位置は、メールの1番下の部分です。伝えたい用件を全て伝え終わり、結びの挨拶を入れた後に、署名を入れましょう。

署名は毎回入れないといけないの?

基本的に、メールの署名は毎回入れましょう。何度もやり取りしている相手、2度目以降の返信であっても、署名は都度入れるのが好ましいです。理由は3つあります。

  • 署名を見れば連絡先がすぐにわかるから
  • 署名にあるメールアドレスをクリックするだけで、新規メールを作成できるから
  • 署名があることで、メールがどこで終わっているのかすぐにわかるから

メールに署名が入っていることで、折り返しの連絡をしたいと思ったときに、電話番号やメールアドレスを探さずに済みます。署名を毎回入れることは、いわば、相手への思いやりだともいえるでしょう。

 

ビジネスメールの署名に必要な項目・内容

ビジネスメールの署名に必要な項目は、ある程度決まっています。最低限、次の項目は入れましょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 氏名
  • 住所
  • 代表電話番号
  • ファクス番号
  • 自分の電話番号
  • メールアドレス
  • WebサイトURL

ほかにも、会社のSNSのURLやお知らせなどを入れることもあります。そのような項目を入れる場合、内容が変わることもあります。URLやお知らせ内容が変更になった場合は、修正し忘れないよう、気をつけましょう。

 

ビジネスメールの署名を作成するときに注意したい3つのポイント

ビジネスメールの署名を作成するときには、気をつけるべきことがあります。注意点を守らないと、署名のデザインが崩れ見にくくなったり、取引先からの印象が悪くなったりするこにもなりかねません。

次に、署名作成時の注意点を、3つお伝えします。ビジネスマナーのひとつとして、覚えておきましょう。

1.どの媒体から見ても表示がズレていないか確認する

ビジネスメールは、どんな端末、どんなツールで見られるかわかりません。署名を作ったら、どの媒体から見ても表示がズレていないか、必ず確認しましょう

最低でも、スマートフォンとPCで署名を実際に表示してみてください。OutlookやGmail、Webブラウザなど、複数のツールで表示を確認するとなお良いです。

2.文字化けしている文字がないか確認する

署名の中に、文字化けしている文字がないか確認しましょう。

メールの署名には、記号を使うことも多いもの。署名を作成したときはきれいでも、送信先で文字化けが起こることもあります。書名を作成したら、試しに自分のメールアドレスに送信してみて、文字化けがないか確認してください。

最低でも、端末やOSなどによって表示されないこともある「環境依存文字」は、使わないにしましょう。

3.過剰なデザインになっていないのか

メールを送る前に、署名のデザインが過剰でないか、もう1度確認しましょう。

メールにも、TPOがあります。ビジネスメールに顔文字が入っていたり、「☆」「♡」などのポップな絵文字が多用されていたりしたら、相手はどう思うでしょうか。

署名のデザインは、メールの送信先や内容に合わせた、シンプルなものにしてください。

ビジネスメールの署名におすすめのシンプルなデザイン10選

ビジネスメールの署名におすすめのシンプルなデザインを、10種類紹介します。内容を書き換えたうえで、活用してください。

ビジネスメールの署名テンプレート1

最もシンプルなデザインのものです。どんな場面でも使いやすいデザインなので、迷ったらこちらを使ってください。

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株式会社PR TIMES

〇〇部

営業担当

山田 太郎(ヤマダ タロウ)

〒000-0000 東京都〇〇

TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000

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ビジネスメールの署名テンプレート2

こちらはシンプルでありながら、会社名が目立ちます。

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株式会社PR TIMES

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〇〇部

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ビジネスメールの署名テンプレート3

波線を使うことで、少しやわらかい印象になります。

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ビジネスメールの署名テンプレート4

情報量が多く、文章が詰まって見えるときは、署名のライン中央に空白を入れてみましょう。

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ビジネスメールの署名テンプレート5

ラインの両端に記号を入れることで、署名が強調されます。

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ビジネスメールの署名テンプレート6

_(アンダーバー)、/(スラッシュ)、 ̄(オーバーライン)を組み合わせ、立体感を出しています。環境依存文字は使っていないので、文字化けの心配はありません。

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ビジネスメールの署名テンプレート7

ラインではなく”(二重引用符)を使うことで、「キッチリ感」を演出できます。

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ビジネスメールの署名テンプレート8

お知らせ入りの署名です。講演会やイベントの参加者募集、新商品のお知らせなどの「ぜひ読んでもらいたいお知らせ」は、署名上部に入れましょう。

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★講演会のお知らせ★

〇月〇日(月)に「〇〇講演会」を開催いたします。

参加希望の方は、下記のURLより受付の手続きを行ってください。

※△月△日(金)まで、先着50名様

https://tayori.com/

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TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000

Mobile:090-0000-0000

Email:yamada@tayori.com

URL: https://tayori.com/

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ビジネスメールの署名テンプレート9

営業時間の変更や休業期間のお知らせなどは、わかりやすいよう、連絡先の後に入れましょう。

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株式会社PR TIMES

〇〇部

営業担当

山田 太郎(ヤマダ タロウ)

〒000-0000 東京都〇〇

TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000

Mobile:090-0000-0000

Email:yamada@tayori.com

URL: https://tayori.com/

■年末年始の営業について

令和〇年12月〇日~翌月△日まで、休業いたします。

メールの返信は、1月□日以降となります。

恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

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ビジネスメールの署名テンプレート10

最後に、英語の署名の書き方を載せておきます。英語では、署名に入れる各項目の順番が変わります。

「名前→部署名→会社名」のように、小さい要素から大きい要素の順で、記載していきましょう。

住所も「番地→市区町村→都道府県」の順番で書きます。国外に送るメールなら、「Japan」も忘れずに入れてください。

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Taro Yamada

Sales Department

〇〇 Co., Ltd.

123 edogawa-ku, Tokyo 000-0000, Japan

TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000

Mobile:090-0000-0000

Email:yamada@tayori.com

URL: https://tayori.com/

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メールの署名は自動で挿入されるように設定しておこう

最後に、OutlookとGmailで、署名を自動挿入する方法を解説します。

メールを送るたびに署名を入れるのは手間です。署名を入れ忘れてしまうこともあるでしょう。時間を節約し、入れ忘れを防ぐために、メールの署名は自動で挿入されるように設定しておきましょう。

【Outlook】

  1. 画面上部の「ホーム」タブを開く
  2. 「新しいメール」を選択し、メッセージ作成画面を開く
  3. 「メッセージ」タブを開く
  4. 「署名」→「署名(S)」の順番でメニューを選択
  5. 画面右側の「既定の署名の選択」から、どんなメールにどの署名を自動挿入するのか設定する

【Gmail】

  1. PCでブラウザからGmailを開く
  2. 画面右上の設定ボタンをクリック
  3. 「すべての設定を表示」をクリック
  4. 画面を下までスクロールし、「署名」の「詳細を表示」をクリック
  5. 「デフォルトの署名」から、どんなメールにどの署名を自動挿入するのか設定する

本記事を参考に、ぜひオリジナルな署名を設定してみてはいかがでしょうか。

 

署名やメールのテンプレート、例文などは、さっと確認できる状態にしておくと、お客様対応がスムーズになります。

クラウド情報整理ツール「Tayori」のよくある質問(FAQ)機能を活用して、ビジネスメールに必要な事項をまとめておきましょう。

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