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お礼メールの返信をするときの3つのポイント【フレーズ例・そのまま使える例文あり】

お礼メール 返信ビジネスシーンでよくやり取りすることになる「お礼メール」。どこまで返信したらよいのかや、どんな内容にしたら失礼がないかなど、迷う方は多いはず。

そんな方に向けて、今回はお礼メールを返信する際のポイントを解説。使いやすいフレーズや例文もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

お礼メールの返信をするときの3つのポイント

お礼メールが届いたら、「内容的に返信しなくてもいいのかな?」と思う人もいるかもしれませんが、必ず返信するのがビジネスパーソンの礼儀です。

まずはお礼メールを返信する際に意識したい3つのポイントを解説します。

お礼メールへの返信は誠実に返信をする

お礼メールの返信をするときの1つ目のポイントは、お礼メールへは誠実に返信をすることです。お礼メールには、相手のさまざまな気遣いや感謝の気持ちが込められています。間柄に関係なく、誠実かつ丁寧に返信しましょう。

ただし、取引先以外の営業に対するお礼メールは慎重になる必要があります。契約や取引を行わない場合、丁寧すぎると相手に過度な期待をさせてしまうからです。相手との今後の関係性も考慮し、適切な温度感での返信を意識しましょう。

お礼メールへの返信はできるだけ早く行う

お礼メールの返信をするときの2つ目のポイントは、お礼メールへの返信はできるだけ早く行うことです。

お礼メールには相手の気持ちが込められています。返信が遅いと相手に余計な心配をさせてしまうため、なるべく早い返信を心掛けましょう。日はまたがず、当日中に対応するとベターです。

お礼メールの返信をするときの件名は変更しない

お礼メールの返信をするときの3つ目のポイントは、お礼メールの返信をするときの件名は変更しないことです。

お礼メールに対して新規メールを立ち上げたり、件名を変更したりして返信するのは相手に対してやや不親切。相手がお礼メールへの返信だと認識できなくなってしまうので、基本的には件名は変更せず返信しましょう。

 

お礼メールの返信はどこまで行うのがいいの?

お礼メールが送られてきた際、悩むのがどこまで返信を行えばよいのかということ。基本的には、お礼メールのやりとりは1往復がのぞましいとされています。

万が一、お礼メールの返信に対して先方から返事があった場合、内容が「ご返信ありがとうございます」だったり、「今後とも何卒よろしくお願いいたします」などの文面なら返信しなくても失礼にはあたりません。

 

お礼メールの返信が何度も続くときの対処法

互いに気を遣い、お礼メールの返信が何度も続く場合は、こちらからやりとりを終了するよう一言添える必要があります。

もっとも使いやすいのは、返信が不要である旨を丁寧に伝える一文。「返信不要です」と添えるのもよいですが、なかには冷たい印象を受ける方もいます。

より丁寧さを意識するなら、「また相談させていただく場合がございましたら、改めてこちらからご連絡を差し上げます」や、「本メールへのご返信には及びません」などと伝えるのがおすすめです。

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お礼メールで使いやすいフレーズ例

お礼メールでは、書き出しと締めの文章で重ねて感謝の気持ちを伝えましょう。使いやすいフレーズを覚えておけば、定型文のようにならず、丁寧な文章で相手に思いを届けることができます。書き出し・締めで使いやすいフレーズの例をご紹介します。

書き出しのフレーズ

お礼メールの書き出しで使用できるフレーズは、いくつかストックしておきましょう。メールが定型文にならず、相手により感謝の気持ちが伝わりやすい文章を作成できます。

  • 誠にありがとうございます。
  • 心よりお礼申し上げます。
  • 心より感謝申し上げます。
  • 重ねてお礼申し上げます。
  • 感謝いたしております。

なかにはもう少しかしこまった言い方をする方もいますが、相手やメールの内容によって使い分けるのがおすすめです。

締めのフレーズ

お礼メールの締めの一文では、改めて感謝を伝えることを意識するのがポイント。通常の締めのフレーズに一文添えることで、相手にお礼の気持ちが伝わりやすくなります。

  • 重ねてお礼申し上げます。
  • この度は心より感謝申し上げます。
  • この度の件につきましては、謹んでお礼申し上げます。
  • メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます。
  • 厚くお礼申し上げます。

 

【相手やシーン別】お礼メールの返信の例文

お礼メールに対する返信の内容は、相手やシーンによって変える必要があります。重要なのは、返信するスピードや文章の長さ。返事はなるべく早く出し、内容は簡潔かつわかりやすさを意識しましょう。相手やシーン別に、お礼メールに返信する際のポイントと例文を2つずつご紹介します。

お客様からのお礼メールへの返信

お客様からのお礼メールへの返信は、メールを送ってくれたことに対する感謝を伝えつつ、引き続きサービスや商品の向上につとめる旨を入れると好印象です。

【例文1】

この度はメールをいただき、ありがとうございます。

引き続き、弊社のサービス向上に尽力して参ります。

【例文2】

丁寧なお心遣いありがとうございます。

お褒めの言葉をいただき、非常に嬉しく思っております。

またお困りのことや不明点などございましたら、お気軽にご相談くださいませ。

上司や先輩からのお礼メールへの返信

上司や先輩からのお礼メールへの返信は、感謝を簡潔に伝えることが大切です。

【例文1】

お忙しいなか、わざわざご連絡をくださり大変恐縮です。

プロジェクトの進行に不安を抱えておりましたが、

◯◯さんの助言をもとに無事終えることができ、非常に感謝しております。

次回もまた精一杯頑張りますので、今後ともご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願いいたします。

【例文2】

ご多用のところ、ご連絡をくださり誠にありがとうございます。

力不足を感じる場面もありましたが、

お役に立つことができたと知って安堵しております。

至らない点もあるかと存じますが、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

接待や飲み会のお礼メールへの返信

接待や飲み会のお礼メールは、とにかく素早く送るのが大切。食事の機会を設けてくれたことに対する感謝に加え、お店や料理への感想も簡潔に述べるのがポイントです。

【例文1】

昨日はお食事の機会をいただき、ありがとうございました。

◯◯様と楽しい食事の時間を過ごせたことを非常に嬉しく思っております。

また、お料理も非常に美味しく、

雰囲気のよい素敵なお店をご紹介いただきありがとうございました。

【例文2】

◯曜日は、お食事の席にお招きいただき、心より感謝申し上げます。

普段は聞けない話などもあり、非常に楽しい時間を過ごすことができました。

また機会がございましたら、ぜひご一緒させてください。

納品・商品到着の連絡メールへの返信

商品が納品されたことを知らせる連絡メールには、商品を注文してくれたことに対するお礼と、メールを送ってくれたことに対するお礼の2つを伝えます。

【例文1】

改めまして、この度は商品をご購入いただき誠にありがとうございます。

また、ご丁寧に商品到着のご連絡までいただき恐縮です。

商品についてお気づきのことがありましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

【例文2】

改めまして、この度は商品をご購入いただきありがとうございます。

商品到着のご連絡まで頂戴し、誠に恐縮です。

今後ともご愛顧のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

提案に対してのお礼メールへの返信

先方に送った提案に対してのお礼メールには、資料を確認してくれたことへの感謝を伝えましょう。その上で、今後の連絡を待っていることも文末に加えます。

【例文1】

ご多用中のところ、資料のご確認ありがとうございます。

資料に関してご不明点などございましたら

お気軽にご連絡くださいませ。

また、お電話もしくは直接ご説明することも可能です。

その際はお手数をおかけいたしますが、ご一報くださいますと幸いです。

【例文2】

資料のご確認とご連絡、誠にありがとうございます。

資料に不備などはありませんでしたでしょうか。

疑問点やご不明点などございましたら、

その点だけでも説明させていただければと存じますので、お気軽にお申し付けください。

プレゼントやお土産へのお礼メールに対しての返信

プレゼントやお土産のお礼メールには、簡潔かつ相手に気を遣わせすぎないような内容を意識しましょう。

【例文1】

ご丁寧にご連絡をくださり誠にありがとうございます。

皆さまに喜んでいただけたとのこと、大変嬉しく思います。

【例文2】

お忙しいなか、ご連絡いただきありがとうございます。

気に入っていただけたとのこと、安心いたしました。

皆さまにもどうぞよろしくお伝えください。

参加表明へのお礼メールに対しての返信

イベントやセミナーなどの参加表明へのお礼メールには、当日が楽しみであることや開催へのお礼を伝えましょう。

【例文1】

この度は素敵なイベントを開催いただきありがとうございます。

当日、参加させていただくのが非常に楽しみです。

【例文2】

セミナー開催のご連絡、誠にありがとうございます。

当日までにお役に立てそうなことがございましたら

お気軽にお申し付けくださいませ。

当日、◯◯様にお会いできますことを楽しみにしております。

セミナー参加へのお礼メールに対しての返信

セミナーへ参加してくれたことに対するお礼メールには、簡潔に会に参加した感想を述べ、次回開催がある場合にも連絡する旨を伝えておくとベターです。

【例文1】

この度は、セミナーに参加いただき誠にありがとうございました。

◯◯にとって有意義な時間を過ごせていたら、非常に嬉しく思います。

まだ時期は未定ですが、次回開催がある場合も

ぜひお声掛けさせてくださいませ。

【例文2】

この度は、ご丁寧にご連絡いただき心より感謝申し上げます。

当日、ご不便な点などはございませんでしたでしょうか。

次回開催までに改善させていただきたいので、

忌憚のないご意見をお聞かせください。

お悔やみへのお礼メールに対しての返信

お悔やみへのお礼メールは簡潔かつ、相手に負担がかからないよう返信を求めない旨を記載しておく心遣いが大切です。

【例文1】

大変ななか、ご連絡いただきありがとうございます。

私どもにご協力できることがありましたら、遠慮せずにご連絡くださいませ。

改めまして、お悔やみ申し上げます。

なお、本メールは返信には及びません。

【例文2】

大変ななかご返信いただき誠に恐縮です。

改めまして、この度は心からお悔やみ申し上げます。

本来ならばご弔問にお伺いすべきところですが、

略儀ながらメールにて失礼いたします。

なお、本メールは返信には及びません。

親戚のお礼メールへの返信

親戚のお礼メールへの返信は、ビジネスシーンに比べて多少くだけた文章になっても問題ありません。お礼の連絡をくれたことに対する感謝と、遠方に住む相手の体調を慮る内容を意識しましょう。

【例文1】

商品到着のご連絡ありがとうございます。

心ばかりではありますが、皆さまでお召し上がりください。

また、ご家族の体調などいかがでしょうか。

今年の冬はぐっと冷え込むとのことなので、

くれぐれもご自愛ください。

お正月、皆さまに会えるのを指折り数えて楽しみにしています。

【例文2】

わざわざご連絡ありがとうございます。

商品が無事に届いたと知ってほっとしました。

皆さま、変わらずお過ごしでしょうか。

お正月以来お会いできていないので、

今度会った際には近況を聞かせてくださいね。

風邪など引かれませんよう、ご自愛ください。

友達のお礼メールへの返信

友達から届いたお礼メールへの返信は、くだけた文章で問題ありません。近況報告なども交え、連絡をくれたことに対する嬉しさを表現しましょう。

【例文1】

久しぶり!連絡ありがとう。

元気だった?

私の方は忙しさは変わらないけれど、

相変わらず元気でやってるよ。

季節の変わり目だから、体調に気を付けてね。

次に会えるのを楽しみにしてる!

【例文2】

忙しいだろうに連絡くれてありがとう!

元気にしてる?

長いこと会えていないから、

直近でお互いの都合がつけばランチでもどう?

返事はいつでも大丈夫です〜!

体に気を付けて!

 

お礼メールへの返信でさらに信頼関係を深めよう

お礼メールへの返信は、内容を確認して行うことが大切。終わらせても問題なさそうであれば返信は不要ですが、相手によっては自分の返信をもってやりとりを終了させた方がよい場合もあります。丁寧かつ相手に気持ちが伝わる内容であれば、信頼関係も深められます。返信に迷った際は、本記事でご紹介した例文を参考にしてみてください。

問い合わせやお客様対応の返信の際に、文面の確認をしてもらっている場合は、問い合わせ管理ツールを使うと効率化できます。

Tayoriでは、お問い合わせごとに担当者を設定できるほか、社内だけで閲覧できるコメント機能も備えており、スムーズに内容を確認してもらえます。担当者やステータス管理もできるので、問い合わせ管理も可能です。

直感的に操作できるUIのため、操作や設定ミスが起こりにくく、誰でも気軽に使えることもポイントです。

問い合わせへの返信内容のチェックをする場合や、チームで問い合わせ管理をするなら、無料からでも使える問い合わせ管理ツール「Tayori」を試してみてはいかがでしょうか。

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