お問い合わせフォームは、24時間いつでも受付ができ、顧客は好きなタイミングで気軽にお問い合わせができます。
お問い合わせフォームには、無料で使える作成ツールが数多くあります。費用面のリスクがないため、まずはお試しで使ってみたい方にオススメです。
本記事では、お問い合わせフォームの概要やメリット、作り方、無料で使える作成ツールの選び方などを詳しく解説します。
お問い合わせフォームとは
お問い合わせフォームとは、Web上のフォームからお問い合わせを送信・受信できるツールです。お問い合わせフォームには次のようなメリットがあります。
お問い合わせを獲得しやすい
フォームであれば、24時間いつでも受付ができるようになります。顧客は営業時間を気にする必要がなくなり、お問い合わせをしやすくなります。また、テキストかつ法人（非個人）に宛てた内容になるため、電話で話すのが苦手な人でも気軽にお問い合わせができます。
自動返信ができる
自動返信機能を利用すれば、フォーム送信完了と同時に自動返信メールを送ることができます。顧客は受付完了をすぐに確認でき、安心してサポートを待つことができます。そして、お問い合わせ一つひとつに受付完了の返信をする手間がなくなり、対応業務が効率化します。
管理を効率化できる
電話やFAXだとお問い合わせ内容を表計算ソフトなどに記録しないといけませんが、フォームであれば自動で記録され、対応業務が効率化します。また、リスト形式で一元管理できるため、チームでの情報共有が楽になり、対応の漏れ、遅れ、属人化を防ぐこともできます。
正確な情報を得やすい
お問い合わせ内容が自動で記録されるため、情報を誤って記録するヒューマンエラーがなくなります。また、バリデーション機能を利用すれば、項目に沿っていない入力内容に対してエラーを出すこともできます（メールアドレスの項目に漢字が書かれているなど）。エラー箇所をわかりやすく示すことで修正を促し、データの正確性を高められます。
お問い合わせフォームの作り方
お問い合わせフォームを作るには次のような方法があります。
コーディングで作る
HTML、CSS、PHPなどのコード（プログラミング言語）を使用してお問い合わせフォームを作れます。コードを使用して作成する技術をコーディングといいます。理想とする項目や機能、デザインを構築できるため、最も自由度が高い作成方法です。
ただし、コーディングスキルは専門性が高く簡単には作れません。社内にプログラマーやデザイナーがいなければ外部に作成を依頼することになり、費用がかさみやすいです。また、個人情報を扱うためセキュリティ対策は万全を期す必要があります。
CMSのプラグインで作る
WebサイトをWordPressなどのCMS（コンテンツ・マネジメント・システム）で構築している場合、プラグイン（拡張機能）でお問い合わせフォームを作るのもオススメです。WordPressであれば、「Contact Form 7」「MW WP Form」がフォーム作成の代表的なプラグインです。
プラグインは大変便利である一方、むやみに追加するのはやめましょう。プラグインが多すぎるとWebサイトの表示速度が遅くなったり、セキュリティに悪影響を及ぼしたりすることがあります。
「MW WP Form」は、2023年9月に開発終了が発表されました。セキュリティ上、開発終了後も使い続けるのはとても危険です。追加しているプラグインがちゃんとアップデートされているか、開発終了になっていないかは定期的に確認しましょう。
お問い合わせフォーム作成ツールを使う
お問い合わせフォーム作成ツールであればコーディングスキルがいらず、誰でも簡単にフォームを作成できます。基本機能として、受信内容を自動で記録・管理できたり、入力項目を自由にカスタマイズできたりします。ツール内に用意されているテンプレートを活用すれば、フォーム作成にかかる時間を短縮できます。
まずは無料プランで始めてみて、機能に不足を感じれば有料プランを検討するなど段階的な導入ができます。
無料で使えるお問い合わせフォーム作成ツールの選び方
無料のお問い合わせフォーム作成ツールを選ぶ際は、次のようなポイントに気を付けましょう。
セキュリティは万全か
お問い合わせフォームは個人情報を数多く扱います。不正アクセスにより個人情報が漏洩してしまうと、顧客に迷惑がかかるのはもちろん、賠償責任や事業者としての信頼低下を招きます。無料だけに目を向けることなく、どのようなセキュリティ対策が施されているかを入念に確認しましょう。
クラウド型のツールの場合、外部サーバーに個人情報が保存されるため、サーバーの監視体制やSSL/TLSによるデータ暗号化がされているかが重要です。
利用量の上限はどれくらいか
無料プランだと、フォーム作成数や項目数、お問い合わせの受付件数、データの保存期間などに上限が設けられていることが多いです。「必要な項目が多い」「お問い合わせが毎日発生する」という状況であれば、すぐ上限に達するかもしれません。
利用している最中に突然機能制限がかかることのないよう、利用量の各種上限を確認しましょう。まずは無料プランを利用してみて、上限に達しそうであれば有料プランへ柔軟に切り替えるのがオススメです。
使いやすいか
ツールの使いやすさは、フォームの入力完了率に大きく影響します。入力がしやすければ、デジタルツールに不慣れな方でもスムーズにお問い合わせができます。顧客にとってストレスフリーであるほど入力中の離脱は減り、入力完了率の向上が期待できます。
また、ツールによっては、フォーム作成が初めてでも迷わないようテンプレートが用意されています。テンプレートの種類が豊富であれば、さまざまなフォームを短時間で作成でき便利です。
操作性やテンプレートはツールごとに大きく異なります。まずはお試しで、無料プランから使いやすさを確認しましょう。
管理がしやすいか
お問い合わせ対応にあたる際、管理機能が充実していればスムーズに業務を進められます。
例えば、受付状況のステータス管理（完了、未対応、保留中など）を設定できれば、対応の漏れ、遅れ、重複を防ぎやすくなります。。また、お問い合わせ内容をCSVファイルなどでエクスポートできれば、他部署への情報共有や分析がしやすいです。
有料プランにはどんな機能があるか
無料プランだと機能に不足を感じることも多いでしょう。先々の利用を見越して、導入前に有料プランの機能を把握しておくと、いざというときでもプランを切り替えるだけで済みます。
有料プランの機能として、例えば、外部ツールとの連携機能が挙げられます。SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携できれば、フォーム送信完了と同時に、コミュニケーションツールに通知を送れます。チームでの情報共有が円滑になり、対応スピードの向上が期待できます。また、フォームの利用状況を確認したいとき、Googleアナリティクスなどの解析ツールと連携できれば便利です。
お問い合わせフォームの作成には「Tayori」がオススメ
お問い合わせフォームを使えば、対応業務を大幅に効率化でき、顧客の利便性の向上によってお問い合わせの増加といった成果も期待できます。
無料でお問い合わせフォームを始めたい方にオススメしたいのが、「Tayori（タヨリ）」です。Tayoriは、「フォーム・受信箱」「FAQ」「アンケート」「チャット」の4つの機能を提供するカスタマーサポートツールです。気軽に始められるよう無料プランも用意されています。
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フォーム機能では、テンプレートが豊富に用意されており、お問い合わせフォームを短時間で作成できます。受け付けた内容は受信箱のなかに自動でリスト化され、スピーディーな対応・管理を実現します。SSLによるデータ暗号化などセキュリティ対策も徹底しているため、安心して利用できます。
まずは無料でお問い合わせフォームを作成したい、使いやすさを確認したいという方は、ぜひTayoriを試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
デジタル時代の今日、お問い合わせフォームは顧客と事業者の橋渡し役として大いに活躍します。
お問い合わせフォームを利用することで、お問い合わせの増加、対応業務の効率化、データの正確性の向上など、さまざまな成果が期待できます。とりわけ作成ツールを導入・活用することで、成果をより一層高められます。
本記事で解説したお問い合わせフォームの概要やメリット、作り方、無料で使える作成ツールの選び方をしっかり押さえたうえで、ぜひ自社に合ったお問い合わせフォーム作成ツールを導入してみてください。
