メールフォームのメリットや無料で使えるメールフォーム作成ツールの選び方について解説

公開：2024/03/14 14:48
更新：2024/03/18 14:44

カスタマーサポート

メールフォームは、デジタル時代のコミュニケーションにおいて欠かせないツールです。「問い合わせ」「予約」「イベント申込」「採用エントリー」など、幅広い用途で活用されています。

メールフォームをWebサイトなどに設置すれば、顧客の利便性は大きく上がります。顧客は24時間いつでもメッセージを送信でき、また事業者は記録の手間を削減できます。

本記事では、メールフォームをまだ導入していない方に向けて、メールフォームの概要、メリット、作成ツールの選び方などを詳しく解説します。

メールフォームとは

メールフォームとは、Web上のフォームからメッセージを送信できるツールです。OutlookやGmailなどのメールサービスを起動する必要がなく、スムーズにメッセージを送信できます。また、あらかじめ決まっている項目に従って入力するだけなので、メールを書く手間も省けます。一般的に「入力画面」「確認画面」「送信完了画面」の3つのページで構成され、誤入力の送信を防げるようになっています。

メールフォームは、主に次のような用途で使用されています。

問い合わせの受付
製品・サービスの資料請求
イベント・セミナーの申込
来店・来院の予約
アンケートの収集
メールマガジンの登録
人材採用のエントリー

メールフォームのメリット

メールフォームの利用では次のようなメリットがあります。

問い合わせを獲得しやすい

メールフォームであれば、24時間いつでも受付ができるようになります。顧客は営業時間を気にせずフォーム送信ができるため、利便性が上がり、問い合わせの増加が期待できます。

また、電話で話すのが苦手な人にも効果的です。テキストかつ法人（非個人）に宛てたメッセージになるため、電話の会話で生まれやすい1対1の心理的負担はなく、問い合わせの獲得機会損失を防げます。

管理を効率化・標準化できる

電話、メール、FAXの場合、受け付けた内容を表計算ソフトなどに記録する手間が発生します。メールフォームであれば、フォーム送信完了と同時に、情報がリスト形式で自動記録されます。これにより人力で記録する手間が省け、受付業務を効率化できます。

また、問い合わせ内容の一元管理、問い合わせごとのメモ機能などで、対応する担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができます。これにより各担当者に依存した属人的な対応を防止でき、業務の標準化を促進できます。

正確な情報を得やすい

メールフォームなら情報が誤って記録される心配はありません。受け付けた内容が自動で記録されるため、記録時のヒューマンエラーがなくなります。

また、フォームのバリデーション機能を利用すれば、項目に沿っていない入力内容に対してエラーを出すこともできます（メールアドレスの項目に漢字が書かれているなど）。エラー箇所をわかりやすく示すことで修正を促し、データとしての正確性を高められます。

自動返信ができる

メールフォームの自動返信機能を利用すれば、フォーム送信完了と同時に、自動返信メールを送れます。一つひとつ人力で返信する手間がなくなり、顧客は問題なく完了していることをすぐに確認でき安心できます。

また、自動返信メールに受け付けた内容の関連情報を記載し、顧客のネクストアクションを促すのも効果的です。例えば、製品・サービスの不具合についての問い合わせであれば、関連する資料やFAQ、ヘルプページのリンクを記載し、リンク先への遷移を促すことで、顧客が抱える問題を素早くサポートできます。

無料で使えるメールフォーム作成ツールの選び方

無料のメールフォーム作成ツールを選ぶ際は、次のようなポイントに気を付けましょう。

セキュリティは万全か

メールフォームは個人情報を数多く扱います。不正アクセスにより個人情報が漏洩してしまうと、顧客に迷惑がかかるのはもちろん、賠償責任や事業者としての信頼低下を招きます。無料だけに目を向けることなく、どのようなセキュリティ対策が施されているかは必ず確認しましょう。

クラウド型のツールの場合、社外サーバーに個人情報が保存されるため、サーバーの監視体制やSSL/TLSによるデータ暗号化がされているかは注意しましょう。

フォーム作成数・受信数の上限はどれくらいか

無料プランだと、フォーム作成数やメッセージ受信数に上限が設けられていることが多いです。前述のように、「問い合わせ」「予約」「イベント申込」「採用エントリー」などフォームの活用シーンは多岐にわたるため、すぐ上限に達するかもしれません。

無料プランの機能制限をあらかじめ把握し、利用していくなかで上限に達しそうであれば有料プランへ切り替えるのもオススメです。

使いやすいか

メールフォームの使いやすさは顧客・事業者双方にとって重要です。

顧客の場合、フォームの入力完了率に大きく影響します。フォームの入力がしやすければ、デジタルツールに不慣れな方でも操作に困りません。顧客にとってストレスフリーであるほど入力中の離脱は減り、入力完了率の向上が期待できます。

事業者の場合、フォーム作成にかかる時間に大きく影響します。フォームは幅広い業務で活用できるため、作成数が往々にして増えやすく、ITスキルに詳しくない担当者でも問題なく使える必要があります。各担当者が自由にフォームを作れるよう、誰でもスムーズに操作できるかがとても大事です。

操作性や使用感はツールごとに異なるため、まずは無料プランから使ってみましょう。

どこまでカスタマイズをできるか

項目の種類や順番、必須・任意の回答設定、デザインなど、メールフォームをどこまでカスタマイズできるかも確認が必要です。ただし、実際に使ってみないとわからない部分も多いでしょう。無料プランから試しにフォームを作成してみてください。

テンプレートの種類が豊富か

ツールによっては、メールフォームのテンプレートが用意されています。用途に合ったテンプレートがあれば、はじめてでも迷うことなくフォームを作成できます。テンプレートに欲しいものがあるか、どれだけバリエーションがあるかを確認しましょう。

外部ツールと連携できるか

メールフォームと外部ツールを連携できれば、より効率的に業務を進められます。

例えば、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携できれば、フォーム送信完了と同時に、コミュニケーションツールに通知を送れます。チームでの情報共有が円滑になり、対応スピードを上げやすくなります。また、フォームの利用状況を確認したいとき、Googleアナリティクスなどの解析ツールと連携できれば便利です。