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【例文あり】ビジネスメールの返信方法|お礼メールの書き方や、どこまで返信するかなど解説

ビジネス メール 返信

社会人に必須のスキルといえば、相手に内容が伝わりやすいビジネスメールの書き方です。使う言葉ひとつで、配慮が行き届いた人だったり冷たい人だったりと、与える印象が変わります。

オンライン化が進んでいる中で、メールでのやり取りが増えているからこそ、メールの書き方のマナーは身に付けておきたいところ。

そこで今回は、改めて確認したいビジネスメールの返信方法をご紹介。基本的なマナーから、どこまで返信するかなど、よくある疑問についても解説します。

 

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナー

ビジネスパーソンなら毎日行うメールの業務。社会人1年目ではメールひとつ作成するのにも時間がかかるものですが、基本的なマナーをおさえておけば、必要以上に気を使わず効率的にメールを送れます。

まずは、ビジネスメールの返信をする際に知っておきたい8つのマナーを解説するので、迷ったときの参考にしてみてください。

返信は24時間以内に行う

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの1つ目は、返信を24時間以内に行うことです。

ビジネスシーンでは相手がスムーズに業務を進められるよう、なるべく早い返信が求められます。遅くとも24時間以内には返信するのがマナーです。

連絡に対して求められている回答がまだできないという場合には、その旨を記載しつつ、いつまでになら情報を共有できるかも併せて伝えるようにしましょう。24時間以上経過したあとに返信を行うより、圧倒的に好印象を残せます。

相手の営業時間外の場合は送信予約をする

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの2つ目は、相手の営業時間外の場合は送信予約をすることです。

メールはなるべく早く返信するに越したことはないですが、営業時間外の時間に連絡するのは、返信であってもややマナー違反。営業時間外に連絡してしまうと相手に気を使わせてしまう上、退勤をしようとしていたタイミングだった場合はその妨げにもなる可能性があります。

夕方〜夜の時間帯以降に作成したメールは、朝の出勤時間に合わせて送信されるよう予約をしておきましょう。

返信する場合は件名の「Re」を残したままにする

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの3つ目は、返信する場合は件名の「Re」を残したままにすることです。

ビジネスメールでは、ひとつの要件をメールのツリー機能で遡れるようにしておくことが非常に重要。メールの回数が多いと自ずと件名の「Re」が増えてしまいますが、すべて消したり、タイトルを変えてしまったりせず、返信であることがわかるよう、基本的には件名の「Re」はひとつは残すようにしてください。

CCで受け取ったメールには返信不要

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの4つ目は、CCで受け取ったメールには返信しないことです。

メールの宛先には、TO・CC・BCCの3種類があります。返信はTOと、場合によってはBCCで届いた連絡にもするのが基本。CCには確認や共有の意味で使っている方が多いため、自身のアドレスがCCに入っている場合は、返信は不要です。

返信すると、TOに設定されている方同士のやりとりに横入りする形になるので、返信が必要なときのみ行うようにしましょう。

参考:メールのCC・BCCとは?利用シーンや知っておきたい注意点を解説

名前・社名は特に誤字がないように

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの5つ目は、名前や社名は特に誤字がないように確認することです。

名前や社名に誤字があると、メールを受け取った側を混乱させてしまいます。自分のアドレスに届いているけれど、もしかして誤送信してしまったのではないかと考えてしまうからです。

また、名前を間違えることは非常に失礼にあたるため、送信ボタンを押す前にメール全文をきちんとチェックする習慣を身に付けておくのがおすすめです。

1度目のやり取りのときには署名を入れる

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの6つ目は、1度目のやり取りのときには署名を入れることです。

ビジネスメールの署名は、誰がメールの送信者であるかを示すためのもの。また、初めてやりとりを行う方向けのメールでは、名詞としての役目を果たします。

1度目のやりとりには、氏名・ふりがな・社名・部署・アドレス・電話番号・会社所在地などを記載した署名を必ずメールの1番下に入れるようにしましょう。

関連記事:メールの署名の書き方・マナーとは?おすすめデザイン・テンプレート10選も紹介

メールを始めた側がやり取りを終了させる

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの7つ目は、メールを始めた側がやり取りを終了させることです。

メールを終わらせるタイミングがわからず、互いに気を遣ってやりとりが続いてしまうのは業務の効率を下げてしまいます。要件が済んだら「もし不備がなければ、ご返信には及びません」など、メールの末尾に一言添え、やりとりを自然に終わらせましょう。

要点をわかりやすくまとめる

ビジネスメールの返信をするときの基本的なマナーの8つ目は、要点をわかりやすくまとめることです。

メールは相手にわかりやすい文章を作ることがもっとも大切。1通につき、ひとつの話題が適切ですが、内容が長くなってしまう場合は箇条書きや記号などを駆使し、読みやすさを意識しましょう。

 

ビジネスメールの返信Q&A

ビジネスメールでは、どこまで返信を続けたらよいのかや、「返信不要」と書かれていたら本当に返信はいらないのかなど、さまざまな迷う場面があります。

次に、よく疑問にあがる4つのQ&Aについて解説するので、メールのやりとりに困った際の参考にしてみてください。

ビジネスメールの返信はどこまでする?返信の返信は必要?

ビジネスメールのやりとりで悩むことのひとつが、どこまで返信をしたらよいかです。基本的には、要件が済んだらメールは終了しても問題ありません。

ビジネスメールのマナーを参考にする場合は、自分がメールを始めたのであれば自分がメールを終了させ、相手側がメールを始めたのであれば、相手からの返信をもってやりとりを終わらせるよう意識しましょう。

返信の返信が来たときには返信したほうがいいの?

返信に対して返信が来た場合も、こちらから返信をしたほうがよいのか悩んでしまいます。この場合、送られた内容に対して反応する必要があるのであれば、返信はするべきです。

ただし、もし文末に「またご連絡いたします」や「何か不都合がございましたらご連絡ください」などと添えられていたら、返信は不要。そこでやりとりを終了させてもマナー違反にはあたりません。

「返信不要」と書かれてある場合は返信しないほうがいいの?

文末に「返信不要」と書かれている場合、基本的には意味をそのまま受け取って問題ありません。むしろ返信してしまうと相手を戸惑わせてしまうため、なるべく返信はしないのがベターです

それでも失礼にあたるかもしれないと考える場合は、連絡をしてくれたことに対する感謝の旨を伝え、「今後とも何卒よろしくお願いいたします」と一言だけ添えて返信しましょう。

殿は失礼?

ビジネスメールでは、「名前+様」を使用するのが一般的。相手がどんな役職に就いていようが、「様」を使うのが基本です。

「殿」と付ける場合は「役職名+殿」の形が一般的。また、「様」とは違い、格下や同格の相手だったり、公用文を書いたりする際に使用します。取引先や目上の方に対して「殿」を付けるのは失礼にあたると覚えておきましょう。

 

ビジネスメールの返信で引用をするときの書き方

ひとつのメールで複数の要件についてやりとりする場合や、相手から複数の確認依頼を受けた場合は、文章を引用して返信しましょう。内容をすっきりさせられるだけでなく、何の要件についての返信なのかがひと目でわかるため、相手にとって親切です。

>◯月◯日(◯曜日)11時〜にてお打ち合わせをお願いいたします。

承知いたしました。こちらの日程にて問題ございません。

当日は、◯◯と◯◯の2名でお伺いいたします。

引用する際は、前のメールの本文をコピーし、作成している画面にペースト。引用された文章の行頭に「>」が付くため、相手に文章を一部引用したことが伝わります。

文章を一から考える必要がないため、作業を効率化する面でも覚えておきたい書き方です。

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【例文あり】ビジネスメールの返信の書き方

ビジネスメールは、自分や相手の状況によって適した書き方があります。すべてのメールに必要な書き出しや結びに加え、お礼メールやお詫びメールなど、シーンごとの書き方のポイントを解説。例文も紹介するので、自分なりの定型文を作る際の参考にしてみてください。

書き出し方

メールの書き出しでは、宛先や宛名、自分の名前を名乗ることがポイントです。誤字をしないように特に注意しましょう。

名前を名乗った後は、メールをした要件を伝えるのが基本的な流れです。

【例文1】

◯◯株式会社
◯◯様

お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯です。

本日は〇〇の件を確認させていただきたく、ご連絡差し上げました。

【例文2】

◯◯株式会社◯◯事業部
ご担当者さま

突然のご連絡失礼いたします。

◯◯株式会社の◯◯と申します。

〇〇株式会社の〇〇様からご紹介いただき、
ご連絡をさせていただきました。

結びの書き方

ビジネスメールでは、「結び」を必ず挿入するようにしましょう。なかには結びは必要ないと考えている方もいますが、相手に素っ気ない印象を与えたり、丁寧ではないと思われたりしてしまう可能性もあります。クッション言葉を活用すると、より相手を慮った結びの文章になります。

【例文1】

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

【例文2】

大変お手数をおかけいたしますが、
ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

お礼メール

「お礼メール」を送る際、感謝の言葉は書き出しの後に入れるのが基本です。感謝の気持ちが最大限伝わるよう、定型文にならないよう意識しましょう。

【例文1】

先日はお打ち合わせの時間を調整いただき、
誠にありがとうございました。

【例文2】

本日は足元が悪いなか弊社までご足労いただき、
心より感謝申し上げます。

日程調節メール:候補日を自分から提示する場合

打ち合わせや顔合わせの日程など、ビジネスシーンではスケジュールを調整することが多くあります。メールのやりとりを簡潔に済ませるため、候補日を自分から提示すると日程調整が非常にスムーズ。箇条書きを利用し、パッと見てもわかりやすいことを心がけましょう。

【例文1】

お打ち合わせの時間を設けさせていただければと存じます。
以下の日程のご都合はいかがでしょうか。

・◯月◯日(◯曜日)11時〜15時

・◯月◯日(◯曜日)10時〜12時

・◯月◯日(◯曜日)14時〜18時

【例文2】

弊社の◯◯という商品についてご説明する

機会をいただけましたら幸いです。

以下の日程にて、ご都合のよろしい日時を

ご連絡いただけませんでしょうか。

・◯月◯日(◯曜日)11時〜15時

・◯月◯日(◯曜日)10時〜12時

・◯月◯日(◯曜日)14時〜18時

上記の日程以外でも調整可能ですので、

その場合はご遠慮なくお申し付けくださいませ。

日程調節メール:候補日に回答する場合

相手から候補日を提示されたら、その日程に対して返信を行います。承諾の場合には、提示されたどの日時なのかを明記。候補日が難しい場合には、改めてこちらから都合のよい日程を添えて返信しましょう。

【例文1】

ご連絡ありがとうございます。

それでは、以下の日程にてお打ち合わせをお願いいたします。

・◯月◯日(◯曜日)11時〜12時

弊社からは◯◯と◯◯の2名が参加いたします。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

【例文2】

ご連絡ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、いただいた日程は予定があり調整がつきません。

今週ですと、以下の日時でしたら伺うことができますが、

ご都合はいかがでしょうか。

・◯月◯日(◯曜日)11時〜15時

・◯月◯日(◯曜日)10時〜12時

・◯月◯日(◯曜日)14時〜18時

ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

日程調節メール:リスケをお願いする場合

何らかの事情で決定した日時の都合が悪くなった場合、リスケの連絡をする必要があります。その際はお詫びと簡潔な理由に加え、こちらから変更可能な日程を3〜5つほど伝えて、相手の都合を伺いましょう。

【例文1】

お打ち合わせの日時についてリスケジュールの相談をさせていただきたく連絡いたしました。

お約束をしていた日程ですが、急な社内事情により

お伺いすることが難しくなりました。

ご調整いただいたのに誠に申し訳ございません。

こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日程にて再調整をお願いできませんでしょうか。

【例文2】

本日の面談の日程について変更をお願いしたく、

ご連絡を差し上げました。

本日、◯月◯日◯時からの面談ですが

使用している電車にて遅延が発生しているため

到着が1時間ほど過ぎてしまいそうです。

このままお伺いしても問題ありませんでしょうか。

もしご都合が悪い場合は、以下の日程にて変更をお願いすることは可能でしょうか。

お詫びメール

「お詫びメール」では、謝罪はもちろんのこと、なぜ問題が起きてしまったのかを簡単に説明することも大切です。併せて、対応策や今後の予防策なども決まっている範囲でメールに書きましょう。完成後は、言い訳として受け取られそうな表現がないかも確認してください。

【例文1】

先ほどお問い合わせがあった件につきまして

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

担当者が早急に対応を行っています。

システムが回復次第、皆さまには改めてご連絡をさせていただきます。

今後はこのようなトラブルが起こらないよう

早急に、管理システムや管理体制の見直しを行う所存です。

【例文2】

先日お送りした資料について、内容に誤りがあり大変申し訳ございません。

今年のデータではなく、昨年のデータを参照してしまっておりました。

当該箇所を修正し、最新の資料を作成しましたので

改めて共有させていただきます。

今後はこのようなことが起こらないよう、確認を徹底いたします。

催促メール

メールの返信や商品の納期など、相手に催促をするシーンは数多くあります。催促だけの内容だと冷たい印象や怒っている印象を与えてしまうため、相手を気遣う一文も添えて送りましょう。

【例文1】

◯月◯日に提案書をお送りいたしましたが、

内容をご確認いただけましたでしょうか。

本メールにも改めて添付いたしますので、ご確認くださいませ。

ご多用中のところ大変恐縮ではございますが、

◯月◯日中にご返信をいただけますと幸いです。

ご質問・ご要望等ございましたらお気軽にご連絡ください。

【例文2】

◯月◯日にお送りした3月分の請求書ですが、

内容をご確認いただけていますでしょうか。

入金の確認が取れなかったため、連絡させていただきました。

お忙しいところ大変恐縮ですが、

状況をご確認の上、ご連絡をいただけますと幸いです。

なお、本メールと行き違いでご対応いただいていた場合、

失礼をご容赦ください。

食事の誘いをするメール

ビジネスシーンで食事の誘いを行う場合、参加は強制ではないことを表現しつつ、できる限り参加を希望している旨を相手に伝えましょう。「上記の日程が難しい場合、お気軽にご連絡ください」と一言添えるだけで、相手に無理のないスケジュールで食事の機会をセッティングできます。

【例文1】

平素よりお世話になっております。

日頃のご愛顧に感謝の気持ちを込めまして

お食事へ招待したく、ご連絡を差し上げました。

ご多用中かと存じますが、

以下の日程のご都合はいかがでしょうか。

・◯月◯日(◯曜日)

・◯月◯日(◯曜日)

・◯月◯日(◯曜日)

もし上記の日程が難しい場合は、ご遠慮なくお申し付けくださいませ。

【例文2】

平素よりお世話になっております。

日頃のご愛顧に感謝の気持ちを込めまして

お食事へご招待したく、ご連絡を差し上げました。

下記の日時にて開催を予定しておりますので、

ぜひともご出席賜りますようお願い申し上げます。

・日時:◯月◯日(◯曜日)◯時〜

・場所:◯◯(店名)

・住所:◯◯

・お店の電話番号:◯◯-◯◯-◯◯

お店までの地図を添付しておりますので、

こちらもご参考までにご覧くださいませ。

参加の可否に関しましては、弊社◯◯までご連絡ください。

◯◯様のご参加を心よりお待ちしております。

身内の不幸があった場合のメール

身内に不幸があった場合、会社を何日間か休むことを上司に伝えなくてはなりません。取引先との約束が入っていれば、併せて連絡する必要があるでしょう。相手に気を遣わせすぎず、また仕事は滞りなく進むよう、引継ぎ先を伝えるのがポイントです。

【例文1】

身内に不幸があったため、数日間休暇を頂戴したくご連絡いたしました。

本来なら電話で伝えるところ、メールでのご連絡となってしまい申し訳ございません。

忌引き休暇期間:◯月◯日〜◯月◯日

理由:父の葬儀の準備のため

忌引き休暇中、緊急のご連絡は◯◯-◯◯-◯◯までお願いいたします。

【例文2】

◯月◯日のお打ち合わせの件について、

日程のご相談をさせていただきたくご連絡差し上げました。

私事で大変恐縮ではございますが、身内に不幸があったため

予定を延期させていただければと存じます。

急な予定変更となってしまい、誠に申し訳ございません。

休暇明けに改めて日程調整のご連絡をさせていただきます。

なお、私の不在中に何かございましたら

弊社の◯◯(メールアドレス / 電話番号)までご連絡くださいませ。

大雨や大雪を心配するメール

大雨や大雪による影響を心配するメールも送る機会が増えている昨今。相手の状況を気遣いながら、自分にもできることがあれば気軽に連絡をしてほしいと伝えるのがポイントです。相手の負担になりすぎないよう、返信の有無についても配慮しましょう。

【例文1】

◯月◯日のニュースにて、多くの方が被害に遭われたと拝見し、

大変驚くとともに、心からのお見舞いを申し上げます。

連絡が取れないため状況はわかりかねますが、

皆さまがご無事でいらっしゃることを祈っております。

もし、私たちに何かできることがございましたら

お手伝いしたいと考えておりますので、何なりとお申し付けください。

この度の被害は甚大なもので復旧にもご苦労は多いかと存じますが、

1日も早く営業が再開できるよう、切にお祈りいたします。

取り急ぎ、お見舞い申しあげます。

【例文2】

◯月◯日のニュースにて、御社のビルが大きな被害に遭ったと伺い、

大変驚くとともに、心からのお見舞いを申し上げます。

本来ならばお手伝いにお伺いするべきところですが、

遠方でもあり、心ばかりのお見舞いをお送りさせていただきました。

1日も早く営業が再開できるよう、切にお祈りいたします。

まずはメールにてお見舞い申し上げます。

 

ビジネスメールの返信に配慮して信頼関係を構築しよう

顔や表情が見えないビジネスメールでは、使用する言葉や作成した文章のひとつひとつに気を配る必要があります。簡潔でわかりやすい内容を意識しながら、冷たい印象を与えないよう、相手を気遣うことが伝わる表現が重要です。

自分からメールを始める際も、相手から届いたメールに返信する際も、送信する前に必ず見直すようにしてください。互いに心地よいメールを送ることで、良好な信頼関係を築きましょう。

問い合わせやお客様対応の返信の際に、文面の確認をしてもらっているケースも多いのではないでしょうか。問い合わせ管理ツール「Tayori」なら、問い合わせに対する返信をチームにスムーズに共有できます。

お問い合わせごとに担当者を設定できるほか、社内だけで閲覧できるコメント機能も備えており、スムーズにエスカレーションできます。担当者やステータス管理もできるので、問い合わせ管理も可視化できます。

直感的に操作できるUIのため、操作や設定ミスが起こりにくく、誰でも気軽に使えることもポイントです。

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