社内で確実に依頼をするにはメールはNG？業務効率化ツールでタスクを見える化しよう
社内で依頼をする機会は、思っている以上に多いもの。社内のメンバーに頼むときには、つい雑に依頼してしまい、依頼が思うように進まなかったり、頼まれた方もつい優先順位が低くなって忘れたりなど、何かと問題が発生しやすいもの。
頻度の多い社内依頼をスムーズに処理することで、大幅に業務改善します。
本記事では、社内で確実に依頼を行い、処理スピードを上げるための方法を紹介します。
社内に依頼をするのは意外と難しい
社内にタスクを依頼するのは思っている以上に頻繁にあるもの。社外に依頼する際には緊張感を持って依頼、またタスクを実行できますが、社内に依頼する際にはどうしてもカジュアルになってしまいがち。
まずは、社内に依頼をして失敗してしまうケースと解決案を確認してみましょう。
悩み1．ざっくりとした依頼で、要件が明確になっていない
社内に依頼をして失敗する1つ目の原因は、依頼の要件が明確になっていないことです。
社内のメンバーにタスクを依頼する際には「◯◯しておいて！」とざっくりと依頼をしてしまうこともあるでしょう。頼んだ本人にとっては、何をしてほしいのか明確だったとしても、頼まれたほうは「何のことかな？」「具体的に何をいつまでにしてほしいのかな？」と悩んでしまいがち。です
要件が明確になっていないことで、タスクが進められないケースも多く、タスク処理までに時間がかかってしまいます。
解決案1. 要件が整理された状態で依頼を受け付けるフォームを設置する
要件が明確になっていない場合には、強制的に要件を整理するフォームを作成して、依頼を受け付けるという方法が有効です。
業務の依頼自体をフォームを作成しておけば、必要な情報は必須として入力が必要なため、要件整理ができていないという状態がなくなります。
悩み2．口頭で頼まれたもの、優先順位が低いものを忘れてしまう
社内に依頼をして失敗する2つ目の原因は、タスクを失念してしまうことです。
社内依頼の場合、正式なワークフローで依頼されるのではなく、口頭で依頼されることもよくあること。口頭で頼まれた場合、失念しやすくなってしまいます。
また、自分の仕事が忙しい中、頼まれたタスクの優先順位が低くなってしまい、忘れてしまうケースも多々あります。
特に部署が違う依頼の場合、状況を把握しきれていないことで優先順位をつけにくく、タスク自体を失念しやすいことに注意が必要です。
解決案2. 口頭でタスクを受け付けない、依頼する人は依頼ルートを守る
依頼のルートを一本化するように徹底する必要があります。例えば、口頭で業務の依頼を受け付けた場合には、ここのフォームより依頼をしておいていただけますか？と再度依頼ルート自体を伝えて、依頼ルートを守ってもらうようにするということです。
もしそれでも、依頼ルートを守らない人がいる場合には、直属の上長に注意してもらうようにするなど、対応を考える必要があります。
悩み3．違う人へ依頼し直さないといけない
社内に依頼をして失敗する3つ目の原因は、依頼するべき人・部署が間違っていることです。
特に他部署への依頼をする際には、担当者を明確に把握していないことも多く、間違った人に依頼していることも少なくありません。依頼された側が、本来の担当者に依頼し直していることも多く、コストがかかることや、タスク漏れしてしまいやすいことが問題です。
解決案3. 依頼するべき人・部署を明確に整理する
頻繁に発生する社内の依頼タスクに関しては、どの部署に、そして誰にどのように依頼するべきかということがまとまっている状態にすることが重要です。
例えば、社内FAQページ（ヘルプページ）を作成するなどして、社内タスクを一覧として表示しておくなどの工夫が有効です。
関連記事：社内FAQサイトの効果・作り方のポイントは？【失敗してしまう3つのケース】
社内への依頼を確実に消化するためには「業務効率化ツール」がおすすめ
社内への依頼を確実に消化するためには、先ほど紹介したような問題が起こらないようにする必要があります。
そのためには業務効率化ツールを活用することがおすすめです。
今回は、株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」を活用した際のメリットを確認してみましょう。
メリット1．必要な要件が揃った状態で依頼できる
業務効率化ツールを活用する1つ目のメリットは、必要な要件が揃った状態で依頼できることです。
依頼フォームを作成することで、必要な要件が揃った状態で依頼を受けられるため、コミュニケーションコストを削減できます。
メリット2．タスクが見える化される
業務効率化ツールを活用する2つ目のメリットは、タスクが見える化されることです。
ツールでタスク管理できるため、処理できていないタスクが一目瞭然。チームでのタスクも確認できるため、管理が簡単になります。
メリット3．簡単にエスカレーションできる
業務効率化ツールを活用する3つ目のメリットは、簡単にエスカレーションできることです。
業務効率化ツールを活用すると、タスクの担当者を設定できるため、エスカレーションすることも可能。また、依頼する際の宛先を設定したり、マニュアルを作成したりしておくことで、間違った宛先への依頼も防げます。
社内依頼に業務効率化ツール「Tayori」を活用してみよう
社内依頼を効率的に進めるためには、業務効率化ツールの活用がおすすめです。
今まで社内依頼時に不便さを感じたことがある方は、「Tayori」を活用することで、タスク処理の時間や、コミュニケーションコストを大幅短縮されることを実感できるでしょう。
使い方に不明点がある場合や、自社の状況・課題にどうツールを活用していくのかお悩みの場合は、ぜひカスタマーサポートまでお気軽にご相談ください。
