備品発注依頼のシステムを5分で変える！依頼を見える化して確実に管理するシステムの作成方法
「備品発注でミスが起きてしまう」「備品発注のフローを整えたい」とお悩みのあなた。
備品発注依頼をシステム化するには、複雑な工程が必要かと思われているかもしれませんが、実は簡単にシステム化することができます。
本記事では、備品発注依頼を見える化し、管理するシステムの作成方法を紹介します。
3つのポイントで「備品発注したはずなのに、できてなかった……」から卒業！
「備品発注したはずなのに、できてなかった……」「発注を依頼されたけれど、必要な項目が揃っていなくて戻したら、そこから連絡がなく発注できなかった」といった経験がある方も多いのではないでしょうか。
備品発注を確実に行うためには、以下の3つのポイントがあります。
1．発注を管理する担当者を決める
確実に備品発注するためには、発注を管理する担当者を決めることがおすすめです。
社員が少ない場合、「気がついた人が発注する」としている企業もあるかもしれません。しかし、業務が忙しい中、プラスアルファの仕事を自ら行うことは難しいもの。
「今は忙しいから、後で発注しよう」「まだ残りがあるから、次使った人が発注してくれるだろう」とついつい、他の人頼みになってしまうことも少なくありません。
備品管理の担当者を決め、責任の所在を明確にすることで、「誰も発注していなかった」といった事態を防げます。
2．依頼するための社内ルールを制定する
備品発注の担当者を決めたとしても、担当者がすべての備品の在庫を管理するのは現実的ではありません。在庫は全員で管理し、在庫が少なくなってきた段階で担当者に発注依頼する流れを作りましょう。
とはいえ、すれ違いざまに「そういえば、封筒が残り少ないから発注しておいて」と口頭で伝えられても、発注に必要な情報が足りなかったり、忘れてしまったりすることも。
備品発注を依頼するときには「メールのみ」「社内コミュニケーションツールのみ」など、発注する方法を明確にしておくことがおすすめです。
また、在庫が少ないと感じる個数は人によって異なります。「残りが10個以下になったら」など明確な個数を設定しておくことも一案です。
在庫発注を依頼中のときに、行き違って再度依頼してしまわないためにも、表には「残り◯つになったら発注依頼をお願いします」、裏には「備品発注済」としたカードを備品ボックスにいれて管理するのもいいでしょう。
3．依頼のフォーマットを決める
備品の発注をする際に「依頼されたけれど、注文するのに必要な情報が揃っていなかった」という経験をした方もいらっしゃるでしょう。
依頼するときには、フォーマットを決めておくことがカギ。何度もやりとりを繰り返したり、発注ミスしたりすることを防げます。
発注書・発注カードからは卒業！備品発注依頼を確実に行う方法
次に、スムーズに備品発注を依頼する方法についても確認してみましょう。
社内コミュニケーションツール・Excel・発注書だと抜け漏れが発生することも
備品の依頼をする際には、発注書や発注カードなど紙を活用している企業もあるかもしれません。また、社内コミュニケーションツールやExcelを使っているケースもあるでしょう。
これらの方法でミスなく発注できる場合は問題ありませんが、ほとんどのケースで「タスク漏れしてしまっていた」「情報が更新されてなかった」などの抜け漏れが生じてしまいます。
社内への依頼を確実に行うには業務効率化ツールがおすすめ
社内への依頼を確実に行うためには、業務効率化ツールを活用することがおすすめです。
特に、タスク管理・担当者の割り振り・フォーム機能があるツールがベスト。依頼する担当者にタスクを設定しておくことで、依頼漏れすることを防ぎます。また、依頼のフォーマットをフォームとして設定することで、依頼側のミスも防げます。
業務効率化ツール「Tayori」を使って備品発注依頼システムを作成しよう
株式会社PR TIMESが運営する「Tayori」は、先ほど紹介したタスク管理・担当者の割り振り・フォーム機能が備わったおすすめの業務効率化ツールです。
依頼後の進捗管理が見える化される
Tayoriを使うと、担当部署・担当者を設定することが可能。また、タスクは「未対応」「対応中」「保留」「解決済」とステータス管理でき、進捗管理できることもポイントです。
フォーマットを作成して、必要事項を抜け漏れなく依頼できる
備品依頼フォームは、会社独自のルールも多いもの。Tayoriでは、カスタマイズしたフォーマットを作成できます。
テキストだけでなく、チェックボックスやファイルのアップロードなど様々な項目を作成でき、必須項目の設定も可能。必要事項を抜け漏れなく依頼してもらえる体制を簡単につくれます。
もう備品の発注し忘れに悩まない
備品の発注は、頼む方も頼まれる方もついつい忘れてしまいがちのタスクです。簡単に確実に依頼するためにも、依頼されてから確実に処理するためにも、業務効率化ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
本記事で紹介した、業務効率化ツール「Tayori」では、無料で使える機能も充実しています。備品発注依頼のシステムを作成したい方は、ぜひ一度「Tayori」を活用してみてください。
