【エクセルでマニュアル作成】手順・コツ・便利ツールを徹底解説！

公開：2025/06/06 14:45

ビジネススキル

業務の標準化や新人教育を効率化するうえで、マニュアルの作成は欠かせません。しかし、専用ソフトを導入するほどの予算や時間がない場合、エクセルを使ったマニュアル作成が手軽で便利です。表計算や複数シート機能を活用すれば、構造化された情報をスムーズに整理できます。本記事では、エクセルでマニュアルを作成する際のメリット・基本手順から、見やすいレイアウトのコツ、さらにワード・パワーポイントとの比較までを徹底解説。効率よく実践したい方は、ぜひ参考にしてください。

エクセルでマニュアル作成するメリット
エクセルマニュアル作成の基本手順
マニュアル作成時の実践的なポイント
エクセルとワード・パワーポイントの比較
まとめ

マニュアル作成に　カスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめ
FAQ機能を活用して誰でも簡単にマニュアルを作成・更新できます。まずは資料をご確認ください。

エクセルでマニュアル作成するメリット

エクセルを使ってマニュアルを作成するには、以下の5つの主要メリットがあります。

普及率が高く、誰でも利用しやすい
表計算機能で数値データを管理しやすい
複数シートで情報を階層的に整理可能
テンプレートとして再利用しやすい
専用ソフト導入コストを削減できる

これらの利点により、多くの企業でエクセルがマニュアル作成ツールとして活用されています。

多くの企業で利用できる普及率の高さ

調査によると、Officeソフト（特にエクセルやワード）は国内企業の約80%以上で標準採用されているといわれています。

Officeソフト＝デファクトスタンダード
Windows PCにほぼ必ずインストールされている
社員が操作に慣れているので、研修も不要

この高い普及率があるからこそ、誰でもアクセス・編集しやすいマニュアルを作りやすいのがエクセルの強みです。

表計算機能を活かした数値データの管理

マニュアル中の数値入力

・例：機器の設定値や許容範囲など、定量的な情報を管理しやすい

・関数を用いて、入力された数値が妥当かどうかチェックすることも可能

自動計算・グラフ表示

・作業工程のコスト計算や、進捗管理表などをマニュアル内に組み込み、リアルタイムで更新できる

・例：品質管理マニュアルで不良率を自動算出するシートを設ける

共有時にも数式が保持される

・他ユーザーが開いても関数がそのまま機能するため、最新版の数値を表示

事例

・生産ラインのマニュアルで、各ステップの時間を計測し、合計工数を自動で算出

こうした表計算機能をマニュアル作成に取り込めるのはエクセルならではのメリットです。

複数シートによる体系的な情報整理

階層構造の実現

・シートごとにテーマを分けることで、マニュアルを章立て・セクション分けできる

・例：「総論」「業務A」「業務B」「FAQ」「問い合わせ先」など

リンク機能の活用

・シート間をセル参照やハイパーリンクで結び、すぐに別項目へジャンプ可能

・大部の文書でも閲覧しやすい

表や画像を分散配置

・1つのシートに表や図を詰め込みすぎず、役割別に分けることでスッキリしたレイアウトを維持

保守・更新が楽

・変更があったシートだけ更新すればいいため、大量のページをスクロールする必要がない

このように、複数シートを用いて情報をカテゴリーごとに整理すれば、見通しが良く、保守もしやすいマニュアルを作れます。

エクセルマニュアル作成の基本手順

エクセルでマニュアルを作成する際は、以下4つのステップを踏むとスムーズです。

マニュアルの目的と対象読者を明確にする
基本構成を決めてシート分けを設計する
見やすい表組みでコンテンツを作成する
スクリーンショットの効果的な配置方法

マニュアルの目的と対象読者を明確にする

なぜマニュアルが必要か？

・業務標準化、新人教育、属人化防止など、目的を明確化

・例：新人社員でも1週間で業務を習得できるようにしたい

対象読者は誰か？

・経験豊富な社員向けか、新人・パート向けか

・ITリテラシーの違いに合わせて用語の難易度を調整

範囲を限定する

・全業務を網羅するか、特定の業務だけを扱うかを決める

・組織が大きい場合は、複数のマニュアルに分けることも検討

アクションプラン

・作成する前に社内でヒアリングし、現在の課題や希望を洗い出すと、マニュアルのゴールが見えやすくなる

こうして、どんな人が何に困っているのかを把握することで、使えるマニュアルを作る土台ができます。

基本構成を決めてシート分けを設計する

目次シート（導入）

・マニュアル全体の概要、対象範囲、更新履歴などをまとめる

・シート名：「0_目次」「Main」など

主要業務シート

・具体的な業務フロー、手順を記載

・例：「1_受発注手順」「2_在庫管理」など

補足情報シート

・FAQ、関連システムの操作説明、トラブルシューティングなど

・シート名：「FAQ」「Troubleshoot」など

参照資料シート

・マニュアルで必要となる設定値一覧や外部リンクを整理

・シート名：「Reference」

ハイパーリンクを活用

・目次から各シートへ、あるいはシート間を相互にリンク

こうして章立てする感覚でシート分けすることで、ユーザーが目的の情報を簡単に見つけられるようになります。

見やすい表組みでコンテンツを作成する

列と行の使い分け

・左側に「項目名」列、右側に「説明・手順」列を配置すると横に並べて読みやすい

行を段落代わりに

・1行1段落とし、行間を空けることで見やすさUP

セルのサイズ調整

・最適な幅・高さに自動調整して、文字が隠れないようにする

見出し行の固定

・「ウィンドウ枠の固定」機能で見出しを固定し、スクロール時も表頭が見える

メリハリをつける

・太字、背景色、枠線を使って重要部分を強調

・過度な装飾は避けつつ、行間や文字サイズで読みやすさを維持するのがコツです。

スクリーンショットの効果的な配置方法

スクリーンショットの撮影

・PrintScreenやWindows+Shift+S、MacのCommand+Shift+4などを使って取得

・トリミングで不要部分をカットし、サイズ調整

貼り付け位置の設計

・該当する操作手順の隣セルや行に画像を配置

・セル結合でスペースを作り、画像をわかりやすく貼る

キャプション（説明文）

・「このボタンをクリックします」などの短文を画像下または横に表示

ファイルサイズ管理

・高解像度画像を大量に貼るとファイルが重くなるため、必要最低限の解像度を意識

スクリーンショットを適切に配置することで、文章だけでは伝わりにくい操作方法を直感的に理解してもらえます。

マニュアル作成時の実践的なポイント

マニュアルのクオリティを高めるには、以下3つの要素を意識するのが重要です。

視覚的な情報設計で理解しやすくする
セル結合・書式設定で読みやすさを向上
色分け・アイコンを使った直感的な操作案内

視覚的な情報設計で理解しやすくする

見出しと段落を明確に

・セクションごとに太字や大きめフォントで見出しを設定

・背景色を変えるなどして章の区切りをはっきりさせる

アイコンや記号を活用

・注意マーク（！）やヒントマーク（？）などを入れて、視覚的に区別

余白を確保

・セル間隔や欄外のスペースを広めに取ると、読み手の目が疲れにくい

文字の対比

・文字色と背景色のコントラストを高め、視認性をアップ

これらの工夫でテキスト量が多いマニュアルでもスムーズに情報を追えます。

セル結合・書式設定で読みやすさを向上

セル結合で大見出しを作る

・A1～F1など横方向に結合し、タイトル行を大きく目立たせる

小見出しの背景色

・小見出し行を灰色や淡い色にして、テキストを太字にする

罫線の使い分け

・太線と細線を適度に使い分け、区切りを明確に

フォントサイズの階層化

・本文は10～12pt程度、見出しは14～16ptなどで差をつける

配置（左寄せ／中央寄せ）

・テキストは左寄せが基本で読みやすく、タイトルは中央寄せでメリハリ

書式設定を活かすと、エクセルでも視覚的に洗練されたマニュアルが作れます。

色分け・アイコンを使った直感的な操作案内

色分けルールを設定

・操作手順：青色

・注意事項：赤色

・補足情報：緑色

アイコンの挿入

・挿入→図形やイラストで「注意」「確認」「OK」などをビジュアル化

ワンクリックの操作をアイコン化

・クリックするボタンをアイコンっぽく表示し、マウスの操作をわかりやすく伝える

配色に注意

・赤と緑の組み合わせは色覚特性への配慮が必要

視覚的要素を適切に配置することで、文章だけでは伝わりづらいポイントを直感的に示せます。

エクセルとワード・パワーポイントの比較

マニュアル作成ツールとしては、エクセルだけでなくワードやパワーポイントも選択肢に挙がります。以下で3ソフトの特徴を簡単に比較し、マニュアルの種類や目的に応じた使い分けを提案します。

文書作成に特化したワードとの機能差

項目	エクセル	ワード
レイアウト	行列ベースで管理。表形式が得意	自由レイアウトに強い。文書全体の組版に強い
データ管理	数値や計算式に強く、表計算が可能	長文ドキュメントに適しており、見出し・段組機能充実
更新管理	複数シートでセクション分け	セクション区切りやスタイル設定が豊富
適したマニュアル例	数値管理系、工程管理系	長文や文章中心のマニュアル

視覚資料に強いパワーポイントとの使い分け

パワーポイントの特徴

・スライド形式でプレゼンに最適。画像やイラストを映える形で配置

エクセルの特徴

・表形式や工程表など、複数シートでデータを整理するマニュアルに最適

使い分け例

・パワーポイント → ショートマニュアルや研修スライド

・エクセル → 手順書や参照データ付きマニュアル

マニュアルの種類別に最適なツールの選び方

業務フローマニュアル

・エクセル向き：工程表・フロー図をシートに分けて管理

操作マニュアル（ソフトウェア等）

・ワード：スクリーンショットを多用、テキスト中心

・パワポ：ビジュアル重視の研修資料

製造ライン手順書

・エクセル：工程時間など数値計算が必要

研修テキスト

・ワードorパワポ：文章量、見せ方に応じて使い分け

まとめ

エクセルは、普及率の高さ・表計算機能・複数シートでの階層管理などの利点があり、マニュアル作成に適したツールの一つです。ただし、長文ドキュメントにはワード、ビジュアル重視のプレゼンにはパワーポイントが向くなど、用途によって最適な選択が異なる点に注意。本記事で紹介した「目的設定」「シート分け」「書式やセル結合、色分け」などのコツを押さえれば、エクセルでも高品質なマニュアルを効率よく作成可能です。チームや新人教育で活用し、業務の標準化やスキル継承に役立ててください。

また、Tayori のFAQ機能を利用すれば、簡単にマニュアルを作成でき、更新も手軽に行えます。自社やチーム内で情報を集中管理したい方は、ぜひTayoriの導入も検討してみてください。