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インポート・エクスポート機能を使ってFAQを作成・管理する方法

TayoriのFAQは、データをCSVでインポート・エクスポートすることができます。

本記事では、FAQをインポート・エクスポートする方法、具体的な活用例、インポート・エクスポート機能に関するよくある質問をご案内します。

FAQへデータをインポートする方法

インポート機能を活用すれば、CSVからデータをFAQに反映させることができます。
なお、画像やファイル(png、gif、jpg、pdf、xls、xlsx、doc、docx、ppt、pptx)はインポートできません。

インポート機能を活用してFAQを新規で作成

【主な手順】
1:インポートを反映させるための空のFAQページを用意
2:インポート用のデータをCSV形式のフォーマットを活用して作成
3:データのインポートを実行する
4:インポートされたFAQページの確認・修正をする

それでは、各手順の詳細をご説明します。

1:インポートを反映させるための空のFAQページを用意

まずはインポートを反映させるための空のFAQページを作成、用意します。

操作手順:FAQ管理 >新規FAQ作成 > 次へ> 編集を開始> 変更を保存 >保存して公開>FAQ一覧に戻る

2:インポート用のデータをCSV形式のフォーマットを活用して作成

空のFAQを作成したあとは、Tayoriで用意しているCSV形式のフォーマットを活用して、インポート用のデータを作成します。
以下より、インポートの説明書と合わせてダウンロードが可能です。

>>フォーマット、インポート説明書のダウンロードはこちら(Google Drive)

必須入力項目は【カテゴリ名・タイトル(Q. 質問)・パーツタイプ・コンテンツ(A. 回答)】です。パーツタイプは番号表を参考にして選択して記入します。

スクリーンショット 2020-04-03 14.49.36

例:以下のようなQ&Aを作成したい場合

【CSVに入力する内容】
カテゴリ名 :フォーム
タイトル(Q. 質問):お問い合わせ数に制限はありますか
パーツタイプ:2 ※本文
コンテンツ(A. 回答):制限はございません。有料プランの場合は、定員数設定を設定することにより、任意で問い合わせ数に制限を設けることが可能です。

3:データのインポートを実行する

操作手順:FAQ管理 > インポートしたいFAQの「インポート」をクリック > 「ファイルを選択」をクリック > CSVデータを選択 > 「送信」

正常にインポートが完了すると「○件のインポートに成功しました。」と表示されます。

インポートに失敗した場合は、表示されたアラートの箇所を修正し、再度インポートをお試しください。

なお機種依存文字(環境依存文字)を使用している場合は「CSVファイルの文字コードはShift-JISを指定してください」とアラートが表示されますので、該当の文字、を修正しインポートしてください。
代表的な機種依存文字(環境依存文字)は下記QAをご参照ください。
>>エラー表示がでてインポートができない/CSVファイルの文字コードはshift-jisを指定してくださいとエラーが出る

4:インポートされたFAQページの確認・修正をする

編集画面を開き、デフォルトで入っている「最初のカテゴリ」を削除・タグの追加・「リッチエディターで編集」からファイルの挿入・デザイン変更など、必要に応じて修正を行い、FAQを完成させましょう。

・編集後には必ず「変更を保存」で保存してください。
・ご利用の環境や条件によっては保存に時間がかかる、保存時にエラーが発生する場合がございます。詳しくは下記QAをご参照ください
>>FAQ、フォーム、アンケート、チャットが保存できません

有料プランの方は、FAQをリンク形式で設置する際に発行されるURL(ランダムな半角英数文字列)を、任意のURLに変更することができる便利な機能もご利用いただけます。
詳しくは以下の記事をご参照ください。
【機能アップデート】フォーム、FAQ、アンケートで発行したURLの自由設定、短縮化が可能に | Tayori Blog

既存のFAQにカテゴリやQ&Aを追加

インポート機能は、データの上書きでは無くインポートした内容が「追加」される機能です。

さっそく以下「インポートサンプル用FAQ」の編集を例として、具体的にご説明します。

【FAQに追加したい内容】
・カテゴリ「送料について」に、Q&A「Qコンビニ受け取り Aコンビニ受け取りの料金は以下をご確認ください」を追加
・カテゴリに「キャンセルについて」を追加
・カテゴリ「キャンセルについて」に、Q&A「Qキャンセル料金はかかりますか A以下キャンセル規定をご確認ください」を追加

以上の内容をインポートして、以下のようなFAQを作成します。

【主な手順】
1:インポート用のデータをCSV形式のフォーマットを活用して作成
2:データのインポートを実行する
3:インポートされたFAQページの確認・修正をする

それでは、各手順の詳細をご説明します。

1:インポート用のデータをCSV形式のフォーマットを活用して作成

Tayoriで用意しているCSV形式のフォーマットを活用して、インポート用のデータを作成します。

以下より、インポートの説明書と合わせてダウンロードが可能です。

>>フォーマット、インポート説明書のダウンロードはこちら(Google Drive)

必須入力項目は【カテゴリ名・タイトル(Q. 質問)・パーツタイプ・コンテンツ(A. 回答)】です。パーツタイプは番号表を参考にして選択して記入します。

スクリーンショット 2020-04-03 14.49.36

今回は、以下のようなCSVを作成します。

2:データのインポートを実行する

操作手順:FAQ管理 > インポートしたいFAQの「インポート」をクリック > 「ファイルを選択」をクリック > CSVデータを選択 > 「送信」

インポートが完了すると「2件のインポートに成功しました。」と表示されます。

3:インポートされたFAQページの確認・修正をする

編集画面を開くと以下のようなFAQが作成されています。

新たに追加したカテゴリ「送料について」内のQ&A「コンビニ受け取り」を、既存カテゴリ「送料について」に移動させます。

移動後に、新たに追加したカテゴリ「送料について」を削除します。変更を保存すると完成です。

フォーム&FAQ作成ツール Tayoriフォーム&FAQ作成ツール Tayoriフォーム&FAQ作成ツール Tayori

既存のFAQをエクスポートし、内容を編集してインポート

前項のように、追加したいデータのみでCSVを作成・インポートし、Q&Aを移動させる方法が一般的ですが、既存のFAQからエクスポートしたCSVに新たなデータを追加し、インポートする方法もあります。

この方法は、既存FAQのURLは変更したくないがFAQの内容を全く新しい内容に変更したい場合や、既存の内容をCSV上で編集し一括でインポートしたい場合(ただし画像・ファイルは再度アップロードが必要です)などにおすすめです。

エクスポートしたCSVを編集し、以下のようなインポート用のCSVを作成します。

インポートし編集画面を開くと以下のようなFAQが作成されています。
既存カテゴリ「送料について」を削除し、変更を保存すると完成です。なお、一旦削除し保存した情報を復元させることはできませんのでご留意ください。

FAQのデータをエクスポートする方法

FAQのデータをCSVにエクスポートすることが可能です。

操作手順:FAQ管理 > エクスポートしたいFAQ > 「エクスポート」をクリック

なお、画像やファイル(png、gif、jpg、pdf、xls、xlsx、doc、docx、ppt、pptx)はエクスポートできません。
また、環境依存文字に関しては、正しく出力されずに「?」マークとして出力されるので、ご留意ください。

エクスポートしたデータを確認することで、重複しているQ&Aは無いか、分かりにくい説明文章は無いかなど、FAQを網羅して確認することができます。

定期的に内容を管理し、お客様が見やすく分かりやすいFAQにアップデートしましょう。

参考記事:企業サイトでFAQを作成する3つのメリットと注意点【ユーザビリティUP】

よくある質問

インポート・エクスポート機能に関するよくある質問をご紹介します。

インポート機能に関するよくある質問

Q 「CSVファイルの文字コードはshift-jisを指定してください」と表示されインポートができません。
A 機種依存文字(環境依存文字)があるとインポートできませんので修正し、再度インポートをお試しください。詳しくは以下QAをご確認ください。
>>エラー表示がでてインポートができない/CSVファイルの文字コードはshift-jisを指定してくださいとエラーが出る

Q 既存のFAQのカテゴリ内にQ&Aを追加することはできますか?
A Tayoriのインポート機能は、上書きでは無く「追加」機能となります。
追加したいQ&AをCSVで作成、インポートし移動させてQ&Aを追加してください。詳しくは、本記事内の【既存のFAQにカテゴリやQ&Aを追加する方法】をご参照ください

Q 修正したい部分のみインポートすることはできますか?
A Tayoriのインポート機能は、上書きでは無く「追加」機能となります。既存のFAQの内容をインポートして編集や修正することはできません。

Q インポートしたQ&Aを一括削除できますか?
A 一括で削除はできません。

Q 画像やファイルはインポートできますか?
A インポートできません。インポートできるのは以下の内容のみです。
【インポートできる内容】
カテゴリ名、アイコンタイプ、Q&Aタイトル、タグ、パーツタイプ、本文、Youtube動画コード、Youtubeサイズ(幅)、Youtubeサイズ(高さ)

Q インポートでは無く、FAQを複製できますか?
A 複製する機能はございません。

エクスポート機能に関するよくある質問

Q 画像やファイルはエクスポートできますか?
A エクスポートできません。エクスポートできるのは以下の内容のみです。

【インポートできる内容】
カテゴリ名、アイコンタイプ、Q&Aタイトル、タグ、パーツタイプ、本文、Youtube動画コード、Youtubeサイズ(幅)、Youtubeサイズ(高さ)

Q エクスポートしたら「?」と表示される文字があります
A 機種依存文字(環境依存文字)があると「?」に変換されます。機種依存文字(環境依存文字)について詳しくは以下QAをご確認ください。
>>エラー表示がでてインポートができない/CSVファイルの文字コードはshift-jisを指定してくださいとエラーが出る

社内・社外FAQを作成し業務を効率化しよう

FAQは、顧客向け・対外向けの内容だけでは無く、社内業務のあらゆる場面でも活躍します。

例えば、業務マニュアル、社内設備の利用方法をまとめる、メールテンプレート集、顧客対応のTipsまとめ、資料やリンク集などあらゆる用途で利用できます。

コストの高いツールや操作が難しいツールの場合、社内の細々した業務への活用を悩む場合もありますが、TayoriのFAQ機能なら低コストで手軽に導入することが可能です。

まずは業務改善、業務効率化の一歩をTayoriでスタートしてみませんか?

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