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ツールを活用した日報の作り方


この記事では、業務サポートツール「Tayori」を使った営業業務に欠かせない「日報」への具体的な活用方法をまとめました。業務を効率化したい、コストをなるべくかけずに使いやすいツールを導入したいとお考えの営業担当者の方、ぜひご参考にしてください。

参考 
Tayoriをフル活用して、バックオフィス業務を効率化する方法

実は無駄が多い?日報のメリット・デメリット

「日報」とは、日々の業務について毎日報告する書類のことです。様々な業種で取り入れられていますが、営業の場合は、その日行った業務内容、顧客への提案方法、受注した内容や金額、反省点、明日の目標などを記載するのが一般的です。

個々に業務や案件を進めることも多い営業業務を「見える化」するために重要な日報ですが、実はメリットだけでは無くデメリットもあると言われています。

日報のメリット

【管理者側のメリット】

・部下の稼働状況を管理・把握できる
・チーム全体の動きを把握することで、チームとしての戦略を立てる参考にする
・個々のノウハウやナレッジ(知識)を分析・蓄積し、チームで活用できるようにする

【担当者側のメリット】

・稼働状況を記録することで、自分の行動を振り返ることができる
・目標達成のために必要な行動や足りない点について見直すことができる
・翌日からの活動に生かすことできる

日報のデメリット

【管理者側のデメリット】

・提出してもらった日報をナレッジ(知識)化できていない
・担当者によって書き方がバラバラでまとめるのに時間がかかる

【担当者側のデメリット】

・提出するためだけに会社に戻らないといけない
・文章を考えて書くことに時間がかかり無駄が多い
・手間がかかる割に活用されていないように感じる

日報で日々集められた情報が活用されずに、ただ手間がかかるだけの作業と感じている方も実は多いのではないでしょうか。
そこで、Tayoriを使って効率的に日報を運用する方法をご案内したいと思います。

Tayoriを活用した営業日報の運用方法

日報を作成しましょう

日報はTayoriの「フォーム機能」を使って作成します。

参考:サンプル 日報フォーム

① フォーム管理>新規フォーム作成>テンプレート選択(今回は「テンプレート無し」を選択)>タイトル入力(後から編集可能)>次へ>次へ(連携は後からでも可能)>編集を開始

② 項目を作成します。

デメリットが解決できるような項目を考えて作成してみましょう。

【デメリット】
担当者によって書き方がバラバラ
文章を書くことに時間がかかる

解決するには >>>>

・プルダウンやラジオボタン、チェックボックスで項目を作成し、情報の統一性や、記入時間の短縮を計る

・必須項目を作り、必要な情報の漏れを防ぐ

ファイルアップロード項目(有料プランでご利用可能)を追加し、名刺の画像をアップロードするなど自社の運用にあった項目を作成しましょう。

日報を提出しましょう

【デメリット】
提出するためだけに会社に戻らないといけない

解決するには >>>>

スマートフォンからの提出も可能ですので、出先から報告できます。

日報を管理しましょう

提出された日報は「フォーム受信箱」で管理できます。ステータスを変更することで、未確認なのか確認済みなのかが一目で分かります。

また、受信箱から担当者へ返信し、業務に関するアドバイスや翌日の予定なども手軽に伝えることもできます。

返信時にファイルを添付(ファイル形式:png、gif、jpg、pdf、docx、xlsx、pptx、zip、txt、csv サイズ:5MB以内)できるので、明日の業務に必要な資料などを送付することも可能です。


メモ機能
に記載したメッセージは、担当者側(お客様側)には送られない仕様となっているので、管理者の備忘録などとしても活用できます。

Slack連携(プロフェッショナルプランでご利用可能)することで、よりスピーディーに日報の内容や対応状況を確認することも可能です。※Slack連携した場合はメモの内容も表示されます。


受信箱の検索ボックスからキーワードで検索することで履歴も確認できるので、案件の進捗状況や担当者の対応履歴も確認できます。

プロフェッショナルプラン(¥7400 税抜/月)にご契約いただくと、フォームを無制限で作成可能なため、チームごとや担当者ごとにフォームを作成するなど、より自社に合った方法で効率的に運用することも期待できます。

参考:Tayori プランを比較してみよう~有料プランで業務効率化UPを目指す~

日報をナレッジ化して共有しましょう

【デメリット】
提出してもらった日報をナレッジ(知識)化できていない

解決するには >>>>

TayoriのFAQ機能を使って営業のノウハウを共有しましょう。

日報から収集したノウハウや知識は、会社で、または、チームで活用してこそ意味があるものとなります。

① フォーム管理>エクスポート 

CSVもしくはGoogleスプレッドシート(有料プランでご利用可能)でエクスポートします。必要があれば、必要な情報を抜き出したり書き直し整理しながら、共有可能な状態に整えていきましょう。

② FAQで情報共有ベースを作りましょう

カテゴリを作成し、カテゴリ内にQAを作っていきます。画像のアップロードも可能です。

参考:Tayori FAQの作り方【初めての方向け】無料作成可能

データの量が多い場合などは、フォーマットに入力してインポートする方法が簡単でおすすめです。

考:FAQページのインポート・エクスポート機能を追加。FAQページ作成が圧倒的に楽に!

顧客名や連絡先など機密性が高い情報を記載している場合は、閲覧パスワード設定(プロフェッショナルプランでご利用可能)やIPアドレス制限機能(プロフェッショナルプランでご利用可能)を使いセキュリティー対策をした方が安心です。

参考:【FAQ関連アップデート】「IPアドレス制限機能の追加」、「SNS用シェアボタン&OGP画像の設定」追加のお知らせ

また、管理画面にログイン時にIPアドレス制限をかけることにより、より強固なセキュリティー対策も実現できます。

参考:【新機能のお知らせ】ログイン時のIP制限設定が可能に


活用事例紹介

Tayori運用チームでも営業面談記録フォーム、日報フォームとして日々活用しています。


日報を効率化して目標達成に生かそう

日報を効率化することによって生まれた時間や経験を、企業全体の成長や改善のため活用していきましょう。また、ノウハウや知識を共有し、企業の目標達成を目指しましょう。

Tayoriは、30,000アカウント以上のお客様に導入され、数多くのビジネスを陰で支えています。導入によって業務効率化ができるか、無料のトライアルでぜひ一度体験してみてください。

Tayori公式サイトはこちら

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