Tayoriをフル活用して、バックオフィス業務を効率化する方法
この記事では、業務サポートツール「Tayori」を使ったバックオフィス業務への具体的な活用方法をまとめました。業務を効率化したい、コストをなるべくかけずに使いやすいツールを導入したいとお考えのバックオフィス担当者の方、ぜひご参考にしてください。
参考：【総務・経理におすすめ】大幅コストカットが叶う業務効率化ツールとは？
今注目の部門「バックオフィス」とは
「バックオフィス」とは、顧客と直接対峙することが基本的に無い部門のことです。具体的には、経理、会計、総務、人事、庶務など、会社を円滑に運営するためには欠かせない部門がバックオフィスにあたります。
「縁の下の力持ち」とも呼ばれるように、サポート業務中心の印象が強いバックオフィスですが、最近は会社全体の成長に関わるような能動的な働きが注目されている部門でもあります。
参考：縁の下の力持ちから、攻めの総務へ！「戦略的総務」に変わるために必要な3つのポイント
バックオフィス業務への活用事例
さっそくバックオフィス業務への活用事例についてご説明します。下記事例には「Tayori」を運営している「株式会社PR TIMES」の社内で実際に使用しているものもあります。
入社準備のための依頼フォーム
PCやメールアドレスの用意、部署ごとに必要な各種プログラムのインストールなど、新しい仲間の入社までに準備することは沢山あります。
【フォーム活用のポイント】
・準備が必要な事項が一目で分かり、必須入力設定ができるので、依頼もれが防げます。
・Tayoriの受信箱に依頼がメッセージとして受信され、対応状況や担当者、優先度も設定できるので、優先的に準備が必要なことが一目で分かります。
名刺・祝い花発注、依頼フォーム
総務の担当者への依頼でよくある名刺や祝い花発注の依頼もフォームで代替ができます。
メールで依頼の連絡をもらったり、Excelシートに入力してもらっても、申請内容にもれがあり、何度も確認が必要なことはありませんか。また、祝い花はどんなお花が贈りたいのかイメージが掴めると発注もスムーズに行えます
【フォーム活用のポイント】
・自由に入力できる項目や画像の添付も可能なので、贈りたい花のイメージなども把握できます。
・Tayoriの受信箱に依頼がメッセージとして受信され、対応状況や担当者、優先度も設定できるので、優先的に準備が必要なことが一目で分かります。
実際に当社で利用
請求関連
請求書の内容の修正や削除の依頼は、対応に漏れや遅れがあると大切なお客様にご迷惑をかけてしまいます。また、チームで対応する際に重複対応してしまうと、様々な問題が発生してしまう可能性もあります。
※下記フォームのサンプルは、営業担当者が請求発行担当へ依頼する際に活用している依頼フォームです。
【フォーム活用のポイント】
・依頼者も何を入力したら良いか一目で分かるので、依頼がスムーズにできます。
・フォーム受信箱で対応状況や担当者、優先度が設定できるので、優先的に対応が必要なことが一目で分かるため、チームでの一元管理が可能です。
・設問の選択肢で子要素設定ができるので、細かな内容の指定も設定できます。
実際に当社で利用
子要素の設定も簡単
社内アンケート
社内環境改善や研修の感想など、社内からの要望や意見を気軽に集めることで、今後の改善の参考にしてみませんか。
【フォーム活用のポイント】
・プルダウン方式やラジオボタンで回答を選択できるので、メールなどで回答してもらうより、気軽にアンケートに応えてもらえます。
・面倒な設定は必要無く、自動的に集計やグラフが作成されるので、結果を社内にシェアすることもできます。またCSVでデータの出力も可能です。
社内ルールや社内情報のまとめ
休みの申請方法や領収書の提出方法、社内施設の使い方など社内にはルールが沢山あります。同じ質問を何度も聞かれたり、内容ごとにルールをまとめた場所が違っていると、時間のロスにもつながります。
【FAQ活用のポイント】
・WEBの操作が苦手な方でも手軽に情報共有ベースが作成できます。
・閲覧にIPアドレス制限やパスワード制限も可能なので、社内の情報が安心して共有できます。
サンプル：当社テレワーク対応 ※実際に当社で利用している情報共有ベースを公開しています
業務を効率化して「戦略的バックオフィス」を目指そう
バックオフィス業務を効率化することで、今まで業務にかかっていた時間や手間が削減することが期待できます。効率化することによって生まれた時間や経験を、企業全体の成長や改善のため活用していきましょう。
Tayoriは、30,000アカウント超えのお客様に導入され、数多くのビジネスを陰で支えています。導入によって業務効率化ができるか、無料のトライアルでぜひ一度体験してみてください。
