【人事必見】入社・退社・異動……手続きに必要な情報をマニュアル化しよう

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人事手続きを効率化したいビジネスマン

人事は年間を通して書類手続きが多いもの。入社・退社・異動・出向……これらの人事異動のたびに、一人ひとりの手続きを行っており、多くの時間を使っています。

これらの対応は、個別対応しなければいけないものにも思えますが、実は徹底的にマニュアル化することで、手続きが必要な個人である程度対応可能です。マニュアル化することで人事の大幅な業務効率に繋がります。

本記事では、人事の手続きを短縮させる方法について解説。簡単にマニュアル化する方法を確認していきましょう。

 

人事が対応しなければいけない手続きは種類が多い

冒頭でも紹介したように、人事が対応している書類手続きは思っているよりも種類が多いものです。

実際にどのような手続きを行っているのか、確認してみましょう。

 

入社・退社・異動・休暇など所定の手続きが必要

入社・退社・異動などの契約内容に変更がある場合、また休暇の申請などは、総務も行うことがありますが、人事が先頭にたって手続きを行うケースが多いものです。

具体的には、一人ひとりに必要な資料の共有をしたり、各部署と個人の間に入って案内役をしたりしています。

 

個別に対応が必要だが、手続きの内容は同じ

手続きにあわせてそれぞれ異なる契約書や必要書類を用意するのは、骨の折れる作業です。個人情報を扱うことも多く個別対応が必要ですが、手続き自体は毎回同じ。

必要な書類は何なのか整備されていないため、毎回個別の対応が必要になっているケースが多いものの、実は整理したら個別で対応しなくてもいいケースも多いのです。

 

人事手続きはマニュアル化することが正解!

人事は書類が揃っているのか確認するものの、内容の確認は所定の部署が行うケースがほとんど。案内役の役割は、人事が対応しなくてもマニュアルに任せることができます。

それぞれのケースに合わせてマニュアルを作成しておくことで、人事の対応コストを大幅に減らせるのです。

「マニュアルを作成するのは大変そう……」「情報が体系的にまとまっているところがない……」と思われるかもしれません。しかし、今後「◯日までにマニュアル通りに所定の手続きを終わらせてください」とアナウンスするだけで業務が完了するのであれば、一度しっかりとマニュアルを作成したほうが、今後の業務効率化に繋がります。

 

人事手続きをマニュアル化するおすすめツール「Tayori」

人事手続きをマニュアル化するためには、「社員が情報を確認しやすいこと」「マニュアルを見ただけで対応できること」が必須です。

株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」を活用すると、人事手続きに関するマニュアルを簡単に作成できます。次に、Tayoriを使ってマニュアルを作成する方法について確認してみましょう。

 

「よくある質問(FAQ)」として情報をまとめる

ワークフローに関するマニュアルの作成画面

マニュアル作成をする際には「FAQ」機能を活用します。

カテゴリごとにマニュアルページを追加できるので、「入社手続き」「異動手続き」など、必要な項目に合わせたマニュアルを作成できます。

 

疑問や依頼は「問い合わせ」してもらうことで、タスク管理できる

マニュアルを見ても内容が理解できない場合や、準備できない書類などが発生することもあるでしょう。その際には、マニュアルに問い合わせ先を明記しておくことで、正しい担当者に連絡できます。

Tayoriの「問い合せフォーム」を活用することで、社内からの問い合せを受けた部署でタスク管理をすることも可能。対応漏れを減らせます。

 

もう人事手続きに時間をとられない

人事手続きには、思っているよりも時間が取られるものです。マニュアルで対応できる業務は、マニュアルを作成することで、属人的な仕事を減らしましょう。

Tayoriを使って人事手続きを効率化している事例は、以下から確認できます。

導入事例:従業員情報管理や社内向けFAQでTayoriを活用、店舗を回る手間がゼロに!

 

「人事手続きが属人化している」「人事手続きを効率化したい」という方は、ぜひ業務効率化ツール「Tayori」を利用して、人事手続きを効率的に進めてみてはいかがでしょうか。

>>Taroyiを使って人事手続きを効率化する

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