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見やすいマニュアルの作り方10TIPSを紹介!わかりやすいレイアウトや作成時のコツ

見やすいマニュアルの作り方

業務効率化や、誰が業務を行っても一定の質のアウトプットを保つために使われる「マニュアル」。見やすい内容に仕上げるには、必要な情報をわかりやすいレイアウトで掲載するのがポイントです。

本記事では、すぐに使えるマニュアルの作り方10のTIPSをご紹介します。

見やすいマニュアルの3つの条件

せっかくマニュアルを作成したけれど、使われている気配がない場合、内容を見直す必要があります。一度、利用者の目線で内容を精査してみるのもひとつの手でしょう。まずは、利用頻度の高い、見やすいマニュアルの3つの条件を解説します。

条件1.探したい内容を簡単に見つけられる

見やすいマニュアルの1つ目の条件は、探したい内容を簡単に見つけられることです。

マニュアルのページ数に関係なく、見出しと目次を設定しましょう。見出しは大見出し・小見出しに分けるとより情報に辿り着きやすくなります。視覚的に見つけられるように、太字やテキストの色などを工夫するのもおすすめです。

条件2.視覚的に内容を把握できる

見やすいマニュアルの2つ目の条件は、視覚的に内容を把握できることです。

マニュアルの内容によって、テキスト以外に写真やイラスト、図などを挿入すると利用しやすさが向上します。特にツールの操作説明が記載されている場合、キャプチャーの有無は非常に重要。テキストがどこを示しているのか、挿入した写真やイラストには印を付けるのもおすすめです。

条件3.要点が簡潔にまとまっていて短時間で理解できる

見やすいマニュアルの3つ目の条件は、要点が簡潔にまとまっていて短時間で理解できることです。

マニュアルは業務を行わないと詳細を把握できないこともあり、基本的には業務を行いながら確認することになるでしょう。短時間で問題解決を求めていることもあり、情報がわかりやすくまとまっていて理解に繋がりやすい資料だと非常に重宝されます。

業務に関係あるからといってすべての情報を掲載するのではなく、要点を押さえてその業務に初めて取り組む方でも理解しやすい内容になっているかを確認しましょう。

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わかりやすい・見やすいマニュアルを作成するための5つのTIPS

活用されるマニュアルの特徴は、わかりやすさ・見やすさを追求していること。無駄な装飾をなくしたり、検索性を高める工夫などがされていたりすると、マニュアルとして非常に有用です。

次に、わかりやすく見やすい内容にするための5つのTIPSをご紹介します。

1.マニュアルを作成するツールにこだわる

わかりやすいマニュアルを作成するための1つ目のTIPSは、マニュアルを作成するツールにこだわることです。

マニュアルを作成する際に重視したいのは、作りやすさやアクセスしやすさに加えて、管理のしやすさです。自社で活用する際に重視するポイントを整理し、条件を満たしたツールを活用するようにしてください。

2.目次 / タグを活用する

わかりやすいマニュアルを作成するための2つ目のTIPSは、目次やタグを活用することです。

ページ数の多い資料を作成する場合、目次は必須です。表紙で何の業務について書かれたマニュアルなのかを知ることができるため、探している情報に素早く辿り着きやすくなります。

タグは管理するときや、利用者がキーワードでマニュアルを検索したいときに便利です。利用者目線で、この資料を探す方が使いそうなワードを設定しておくとよいでしょう。

3.文書だけでなく、画像や動画などのコンテンツも活用する

わかりやすいマニュアルを作成するための3つ目のTIPSは、文書だけでなく、画像や動画などのコンテンツも活用することです。

多くのマニュアルはテキストで作成されますが、記載する内容によっては画像や動画などのビジュアルコンテンツを取り入れることで、よりわかりやすい資料になります。例えば、PC上での操作画面の説明や、社内の備品の使用方法などはテキストよりも画像が適しています。

4.要点を簡潔にまとめるだけでなく、理解を深める理由や背景も記載する

わかりやすいマニュアルを作成するための4つ目のTIPSは、要点を簡潔にまとめるだけでなく、理解を深める理由や背景も記載することです。

事務的な作業内容のみが書かれているマニュアルでは、それぞれの業務を点でしか覚えられず、理解が表面的になってしまいます。

業務の全体像を掴み、それぞれの繋がりを理解した上で業務を進めてもらうようにするには、「なぜこの業務を行うのか」や「現在の業務フローを採用している理由」などについても記載する必要があります。重要なポイントは押さえつつも、業務の背景を含めた流れをまとめるよう意識してみてください。

5.曖昧な内容を残さず誰が見ても同じ質のアウトプットができることを目指す

わかりやすいマニュアルを作成するための5つ目のTIPSは、曖昧な内容を残さず誰が見ても同じ質のアウトプットができるよう目指すことです。

マニュアルに記載する文章で読み手に判断を任せるような表現を使ってしまうと、アウトプットの質に違いが出てしまいます。マニュアルだけで完結できないため、ほかの社員に確認を取る手間も発生し、そもそもマニュアルとして機能しなくなってしまいます。

マニュアルには、必ず明確な情報を言い切り表現で記載し、完成後のチェックポイントに「誰が読んでも同じように作業できる内容になっているかどうか」を入れておくと曖昧な表現を少なくできます。

見やすいマニュアルをつくるレイアウトの5つのポイント

見やすいマニュアルをつくるレイアウトのポイント

マニュアル作成は難しいものだと考えている方は多いでしょう。確かに気を付ける点はありますが、レイアウトの5つのポイントを押さえれば、比較的簡単に見やすいマニュアルを作れます。

1.時系列 / 大項目から小項目へと順に整理されている

見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント1つ目は、時系列が大項目から小項目へと順に整理されていることです。

時系列がバラバラになっていると、ページを行ったり来たりして確認しなければならないため非効率的です。業務全体の理解もしにくく、利用者にとって非常に不便なマニュアルとなってしまいます。

情報が集まった箇所からマニュアルを作成するのではなく、必ず整理をしてから取り掛かるよう意識しましょう。完成後は最初から通して読み、流れに不自然な箇所がないか、自分以外の方に確認してもらってください。

2.デザインやフォント・文字サイズなどが統一されている

見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント2つ目は、デザインやフォント・文字サイズなどが統一されていることです。

ひとつのマニュアル内はもちろん、社内で管理しているマニュアルは基本デザイン・フォント・文字サイズは統一しましょう。特にフォントは複数の種類が混在していると非常に見にくいです。デザイン性の高さは重要ではないので、読みやすいフォントを選びましょう。

さまざまな方がマニュアルを作成する場合は、テンプレートをひとつ用意しておくのがおすすめです。

3.チェックリストや箇条書きを活用する

見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント3つ目は、チェックリストや箇条書きを活用することです。

例えば、業務の内容を説明する場合は文章の採用が適しています。その内容をさらに噛み砕き、実際の業務フローを説明する場合は箇条書きにするのがよいでしょう。

確認作業のマニュアルなら、チェックリストを用意しておくのがおすすめ。資料を照らし合わせながら業務を行うよう誘導できるため、業務の漏れを減らすことにも繋がります。

4.視線の動きにあわせて「Z」の流れで記載する

見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント4つ目は、視線の動きにあわせて「Z」の流れで記載することです。

人の視線の動きには法則があり、そのひとつが「Zの法則」です。資料が横書きの場合によく見られる動きで、左上→右上→左下→右下の順番に視線が移動します。レイアウトに迷ったら、Zの流れを意識してマニュアルを作成してみてください。

5.不要な装飾を行わない

見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント5つ目は、不要な装飾を行わないことです。

情報が多いと、ついよかれと思って文字に色を付けたり、記号を多用したりしてしまいます。不要な装飾をしてしまうとかえって重要な情報を逃してしまうことに繋がりかねません。

どうしても使用する場合は、マニュアル作成時に使ってもよい記号の種類やテキストへの文字付けの条件などを決めるのがおすすめです。

見やすくわかりやすいマニュアルを作成するならTayori

マニュアルを活用してもらうには、見やすくわかりやすいデザインや内容を意識しましょう。多くの情報を管理する必要がある場合は、FAQ形式で作成するのもおすすめです。

クラウド情報整理ツール「Tayori」なら、マニュアルの作成にもぴったり。FAQ機能は検索性に優れているうえ、カテゴリごとにマニュアルを追加できるのでほしい情報に素早く辿り着けます。デザインの統一も簡単で、見やすいマニュアルを作るのに活用可能。

Tayoriを使った業務マニュアル

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