業務効率化や、誰が業務を行っても一定の質のアウトプットを保つために使われる「マニュアル」。見やすい内容に仕上げるには、必要な情報をわかりやすいレイアウトで掲載するのがポイントです。
本記事では、すぐに使える業務マニュアルの作り方10のTIPSをご紹介します。
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カスタマーサポートツール「Tayori」のFAQ機能を活用すれば、専門知識がなくても簡単に見やすいマニュアルが作成できます。効率的な運用・管理をお考えの方は、まずは資料をご確認ください。
【目次】
- 見やすい業務マニュアルの3つの条件
- 【コピペOK】わかりやすい業務マニュアルの標準目次テンプレート
- 見にくい業務マニュアルとは？
- わかりやすい業務マニュアルの作り方・5つのステップ
- わかりやすい・見やすいマニュアルを作成するための5つのTIPS
- 見やすいマニュアルをつくるレイアウトの5つのポイント
- WordやExcelでのマニュアル管理の限界と解決策
- 見やすくわかりやすい業務マニュアルを作成するならTayori
見やすい業務マニュアルの3つの条件
せっかくマニュアルを作成したけれど、使われている気配がない場合、内容を見直す必要があります。一度、利用者の目線で内容を精査してみるのもひとつの手でしょう。まずは、利用頻度の高い、見やすいマニュアルの3つの条件を解説します。
条件1．探したい内容を簡単に見つけられる
見やすいマニュアルの1つ目の条件は、探したい内容を簡単に見つけられることです。
マニュアルのページ数に関係なく、見出しと目次を設定しましょう。見出しは大見出し・小見出しに分けるとより情報に辿り着きやすくなります。視覚的に見つけられるように、太字やテキストの色などを工夫するのもおすすめです。
条件2．視覚的に内容を把握できる
見やすいマニュアルの2つ目の条件は、視覚的に内容を把握できることです。
マニュアルの内容によって、テキスト以外に写真やイラスト、図などを挿入すると利用しやすさが向上します。特にツールの操作説明が記載されている場合、キャプチャーの有無は非常に重要。テキストがどこを示しているのか、挿入した写真やイラストには印を付けるのもおすすめです。
条件3．要点が簡潔にまとまっていて短時間で理解できる
見やすいマニュアルの3つ目の条件は、要点が簡潔にまとまっていて短時間で理解できることです。
マニュアルは業務を行わないと詳細を把握できないこともあり、基本的には業務を行いながら確認することになるでしょう。短時間で問題解決を求めていることもあり、情報がわかりやすくまとまっていて理解に繋がりやすい資料だと非常に重宝されます。
業務に関係あるからといってすべての情報を掲載するのではなく、要点を押さえてその業務に初めて取り組む方でも理解しやすい内容になっているかを確認しましょう。
【コピペOK】わかりやすい業務マニュアルの標準目次テンプレート
マニュアル作成をスムーズに始めるために、以下の項目をコピーして活用してください。
1. 業務の目的（何のために行う作業か）
2. 全体フロー（前後の工程とのつながり）
3. 必要なツール（使用するシステムやログイン情報）
4. 作業手順（ステップごとの具体的な説明）
5. よくあるトラブル・FAQ（困ったときの対処法）
見にくい業務マニュアルとは？
せっかく作成しても、以下のようなマニュアルは現場で使われなくなってしまいます。
・検索性がない：目次や見出しがなく、知りたい情報がどこにあるかわからない
・文字が多すぎる：画像や図解がなく、読むだけで疲れてしまう
・内容が古い：最新の業務フローが反映されておらず、信頼できない
これらは業務効率を下げるだけでなく、「マニュアルを見ても無駄だ」という心理的ハードルを生む原因になります。
わかりやすい業務マニュアルの作り方・5つのステップ
マニュアルを完成させるまでの具体的なプロセスは以下の通りです。
1. 業務の棚卸し（洗い出し）：対象となる業務の工程をすべて書き出します。
2. ターゲット（読み手）の設定：誰が読むのかを明確にし、専門用語のレベルを調整します。
3. 構成（目次）の作成：執筆前に、情報の並び順（目次）を確定させます。
4. 図解やテキストの作成：画像や簡潔な文章を用いて内容を作成します。
5. 現場でのテスト運用と改善：実際に使ってもらい、不明点を修正します。
わかりやすい・見やすいマニュアルを作成するための5つのTIPS
活用されるマニュアルの特徴は、わかりやすさ・見やすさを追求していること。無駄な装飾をなくしたり、検索性を高める工夫などがされていたりすると、マニュアルとして非常に有用です。
次に、わかりやすく見やすい内容にするための5つのTIPSをご紹介します。
1．マニュアルを作成するツールにこだわる
わかりやすいマニュアルを作成するための1つ目のTIPSは、マニュアルを作成するツールにこだわることです。
マニュアルを作成する際に重視したいのは、作りやすさやアクセスしやすさに加えて、管理のしやすさです。自社で活用する際に重視するポイントを整理し、条件を満たしたツールを活用するようにしてください。
2．目次 / タグを活用する
わかりやすいマニュアルを作成するための2つ目のTIPSは、目次やタグを活用することです。
ページ数の多い資料を作成する場合、目次は必須です。表紙で何の業務について書かれたマニュアルなのかを知ることができるため、探している情報に素早く辿り着きやすくなります。
タグは管理するときや、利用者がキーワードでマニュアルを検索したいときに便利です。利用者目線で、この資料を探す方が使いそうなワードを設定しておくとよいでしょう。
3．文書だけでなく、画像や動画などのコンテンツも活用する
わかりやすいマニュアルを作成するための3つ目のTIPSは、文書だけでなく、画像や動画などのコンテンツも活用することです。
多くのマニュアルはテキストで作成されますが、記載する内容によっては画像や動画などのビジュアルコンテンツを取り入れることで、よりわかりやすい資料になります。例えば、PC上での操作画面の説明や、社内の備品の使用方法などはテキストよりも画像が適しています。
4．要点を簡潔にまとめるだけでなく、理解を深める理由や背景も記載する
わかりやすいマニュアルを作成するための4つ目のTIPSは、要点を簡潔にまとめるだけでなく、理解を深める理由や背景も記載することです。
事務的な作業内容のみが書かれているマニュアルでは、それぞれの業務を点でしか覚えられず、理解が表面的になってしまいます。
業務の全体像を掴み、それぞれの繋がりを理解した上で業務を進めてもらうようにするには、「なぜこの業務を行うのか」や「現在の業務フローを採用している理由」などについても記載する必要があります。重要なポイントは押さえつつも、業務の背景を含めた流れをまとめるよう意識してみてください。
5．曖昧な内容を残さず誰が見ても同じ質のアウトプットができることを目指す
わかりやすいマニュアルを作成するための5つ目のTIPSは、曖昧な内容を残さず誰が見ても同じ質のアウトプットができるよう目指すことです。
マニュアルに記載する文章で読み手に判断を任せるような表現を使ってしまうと、アウトプットの質に違いが出てしまいます。マニュアルだけで完結できないため、ほかの社員に確認を取る手間も発生し、そもそもマニュアルとして機能しなくなってしまいます。
マニュアルには、必ず明確な情報を言い切り表現で記載し、完成後のチェックポイントに「誰が読んでも同じように作業できる内容になっているかどうか」を入れておくと曖昧な表現を少なくできます。
見やすいマニュアルをつくるレイアウトの5つのポイント
マニュアル作成は難しいものだと考えている方は多いでしょう。確かに気を付ける点はありますが、レイアウトの5つのポイントを押さえれば、比較的簡単に見やすいマニュアルを作れます。
1．時系列 / 大項目から小項目へと順に整理されている
見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント1つ目は、時系列が大項目から小項目へと順に整理されていることです。
時系列がバラバラになっていると、ページを行ったり来たりして確認しなければならないため非効率的です。業務全体の理解もしにくく、利用者にとって非常に不便なマニュアルとなってしまいます。
情報が集まった箇所からマニュアルを作成するのではなく、必ず整理をしてから取り掛かるよう意識しましょう。完成後は最初から通して読み、流れに不自然な箇所がないか、自分以外の方に確認してもらってください。
2．デザインやフォント・文字サイズなどが統一されている
見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント2つ目は、デザインやフォント・文字サイズなどが統一されていることです。
ひとつのマニュアル内はもちろん、社内で管理しているマニュアルは基本デザイン・フォント・文字サイズは統一しましょう。特にフォントは複数の種類が混在していると非常に見にくいです。デザイン性の高さは重要ではないので、読みやすいフォントを選びましょう。
さまざまな方がマニュアルを作成する場合は、テンプレートをひとつ用意しておくのがおすすめです。
3．チェックリストや箇条書きを活用する
見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント3つ目は、チェックリストや箇条書きを活用することです。
例えば、業務の内容を説明する場合は文章の採用が適しています。その内容をさらに噛み砕き、実際の業務フローを説明する場合は箇条書きにするのがよいでしょう。
確認作業のマニュアルなら、チェックリストを用意しておくのがおすすめ。資料を照らし合わせながら業務を行うよう誘導できるため、業務の漏れを減らすことにも繋がります。
4．視線の動きにあわせて「Z」の流れで記載する
見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント4つ目は、視線の動きにあわせて「Z」の流れで記載することです。
人の視線の動きには法則があり、そのひとつが「Zの法則」です。資料が横書きの場合によく見られる動きで、左上→右上→左下→右下の順番に視線が移動します。レイアウトに迷ったら、Zの流れを意識してマニュアルを作成してみてください。
5．不要な装飾を行わない
見やすいマニュアルを作るレイアウトのポイント5つ目は、不要な装飾を行わないことです。
情報が多いと、ついよかれと思って文字に色を付けたり、記号を多用したりしてしまいます。不要な装飾をしてしまうとかえって重要な情報を逃してしまうことに繋がりかねません。
どうしても使用する場合は、マニュアル作成時に使ってもよい記号の種類やテキストへの文字付けの条件などを決めるのがおすすめです。
▼装飾の悪い例・良い例
【× 悪い例（色が多すぎる）】 ここは非常に重要なので、必ず確認してください。
【〇 良い例（ルール化されている）】 ここは非常に重要なので、必ず確認してください。（※強調は太字のみにする等ルールを統一する）
WordやExcelでのマニュアル管理の限界と解決策
マニュアル作成で多い失敗は、分厚いWordファイル等を作って満足し、現場で読まれなくなる（形骸化する）ことです。
レイアウト崩れがなく、スマホからでも「検索してすぐ答えがわかるFAQ形式（Webマニュアル）」で構築するのが現代のトレンドです。Tayoriならそれが簡単に実現できます。
見やすくわかりやすい業務マニュアルを作成するならTayori
マニュアルを活用してもらうには、見やすくわかりやすいデザインだけでなく、現場の変化に合わせて「情報を最新に保つメンテナンス」が欠かせません。せっかく作ったマニュアルも、内容が古くなれば形骸化し、現場の混乱を招いてしまうからです。カスタマーサポートツール「Tayori」なら、直感的な操作で情報の更新がスムーズに行えるため、マニュアルの「作って終わり」を防げます。FAQ形式のインターフェースは検索性に優れているほか、カテゴリ管理によって膨大な情報からも必要な回答へ素早く辿り着くことが可能です。
パスワード制限やIP制限機能により、社外秘の情報管理も安心。フリープランや有料プランのトライアルもあるので、ぜひマニュアルの作成・管理・運用に役立ててみてください。まずは資料でご確認ください。
