バックオフィス業務の改善&効率化のコツ｜業務改革で生産性は上がる
ルーティンワークになりがちなバックオフィス業務。「生産性を上げたい」「効率化させたい」と思いつつも、なかなか改革できていない企業が多いのではないでしょうか。
実はバックオフィスこそ、業務改革をするインパクトが大きい部署です。
近年ではバックオフィス業務の重要性が注目されていることもあり、バックオフィスの業務改革を図る企業も少なくありません。
本記事では、会社全体の生産性を上げるため、バックオフィスを効率化させるための業務改革・改善方法について紹介します。
結論としてシステムの導入をおすすめするのですが、後半ではその理由や簡単に導入できるシステムについても紹介しているので参考にしていただけると幸いです。
バックオフィスの基本的な知識
まずは、バックオフィス業務とは具体的にどういった業務なのか、業務内容や役割について確認してみましょう。
またバックオフィスとは対極にあるフロントオフィスについて理解しておくと、バックオフィス業務への理解も深まるので、そちらについても簡単に解説していきます。
バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務とは、社内向けの業務を行う部署です。
社外のクライアントと対向するような直接売上をあげる部署ではないので「コストセンター」や「間接部門」と呼ばれることもあります。
総務・経理・法務・財務部などがバックオフィスに当てはまります。
バックオフィスは会社が会社として健全に運営できるように裏から支える縁の下の力持ちとして、なくてはならない部門なのです。
売上に直結する業務はフロントオフィス
縁の下の力持ちバックオフィス業務に対し、売上に直結する業務を行うのは「フロントオフィス」と呼ばれます。
営業部や販売部などがフロントオフィスに当たります。
これらフロントオフィス業務が円滑に進められるのはバックオフィスがあってこそなので、バックオフィスの基盤がしっかりしていればいるほど、フロントオフィスも滞りなく動くことができます。
近年、バックオフィス業務の重要性が高まっている
上記のように会社としてスムーズに機能するにはバックオフィスあってこそだということがわかりましたが、近年、そのバックオフィスの重要性が高まっており注目されています。
一言にバックオフィスと言っても、総務・経理・人事など、その業務は多岐に渡ります。
そしてそのどれもが会社運営にとって欠かせない重要な役割を担っているのです。
フロントオフィス業務を担っている社員がバックオフィスを兼任するということも少なくはなく、本来、力を入れるべき営業や販売業務が滞ってしまうという現象も起こり得ます。
バックオフィスを改善・強化することにより、フロントオフィス業務はもちろん会社全体として更に生産性を上げることにも繋がります。
バックオフィスの課題が浮き彫りに
バックオフィス業務の重要性が注目されると同時に、バックオフィスの課題が浮き彫りになってきています。
バックオフィスの課題は会社全体に影響を及ぼす大きな問題となるため理解しておく必要があるでしょう。
業務量が多く幅広い
一口にバックオフィス業務と言ってもその業務は多岐に渡り、人事や経理など、行っている業務の種類は全く異なります。
また、給与計算や決算、契約書、請求書の発行・整理など、ミスが許されない重大な業務を行っていることが多いので、膨大な業務を確実にこなす必要もあります。
他業務との兼任になりがち
特に中小企業に多く見受けられるのが、営業や販売などのフロントオフィスの担当者がバックオフィス業務を兼務してるという問題です。
バックオフィス業務の幅広さや人員の問題を鑑みると、兼務や専門の部署を設けない選択はやむを得ませんが、ミスが起こりやすくなったり、本来尽力すべき業務が滞ってしまうなど弊害が起こりやすいです。
社長がバックオフィス業務をしている場合は特に効率化が必須
前述した「他業務と兼任になりがち」という課題を更に深堀りします。
中小企業やベンチャー企業の場合は、社長がバックオフィス業務も兼任しているケースが多いのではないでしょうか。
この場合は、特にバックオフィス業務を効率化させることが必須です。
事業拡大のための機会損失になっている可能性
メンバーが少ない場合、コスト面もすべて把握している社長が請求書の処理や、銀行や役所などの手続きなどのバックオフィスを兼任することが少なくありません。
しかし「バックオフィス業務を他の人に任せて、自分しかできない仕事をしたい」と思っている方も多いでしょう。
社長がバックオフィス業務を行うことで、社長にしかできない業務をする時間を奪い、機会損失になる可能性が大きくなります。
「他の人に任せても大丈夫かな？」「業務委託する料金が心配……」と思われるかもしれませんが、思い切って任せることで、本来行うべき業務に集中できます。
専門家に依頼することでリスクヘッジにもなる
バックオフィス業務は、法律や税務などの専門的な知識が求められるケースも多いものです。
社長自ら方法を調べながら行うよりも、専門家に依頼する方が確実に行えるため、リスクヘッジにも繋がります。
バックオフィスこそ改善が必要。そのメリットとは
「効率的に、戦略的に仕事をするべき」という考えは、フロントオフィスだけでなく、当然バックオフィスにも当てはまります。
バックオフィスはフロントを「支える役割」だと思われがちですが、戦略総務に代表されるように、戦略を持ってフロントを動かしていくことが求められつつあります。
そのためバックオフィス業務は常に進化を遂げ、効率的に戦略的に改革していく必要があります。
ここからはバックオフィス改善のメリットについてお話していきます。
関連記事：縁の下の力持ちから、攻めの総務へ！「戦略的総務」に変わるために必要な3つのポイント
コスト・人員の削減
バックオフィス業務のためのシステムを導入したり、アウトソーシングやBPO（業務委託）をすることで大幅なコストカットが叶う可能性があります。
またシステムやアウトソーシングによって、業務が効率的かつ円滑に進むことにより人件費の削減にも繋がります。
ヒューマンエラーの予防
バックオフィス業務の種類は多岐に渡り、またミスが許されないのが特徴です。
とはいえデータ入力や計算などケアレスミスが起こりやすくもあります。
システムを導入するなどバックオフィスの業務改善を行うことで、人が行う作業が軽減され必然的にヒューマンエラーの予防に繋がります。
生産性の向上
コスト・人員の削減、ヒューマンエラーの予防がされることにより、会社の中核となるバックオフィス業務が強固なものとなります。
バックオフィス業務は企業全体の心臓部とも言える業務のため、心臓部が強くなると必然的に企業全体の生産性向上にも期待ができます。
生産性を向上したりすることで、浮いた人員・予算をより会社の利益に繋がる業務へ有効活用することが叶います。
教育・引継ぎの負担軽減
バックオフィス業務の改善を行うと教育や引継ぎの負担軽減にも繋がります。
複雑な手順を踏むことの多い繊細なバックオフィス業務ですが、業務改善により手順が自動化・見える化され、新人教育や引継ぎを行う際でも伝える側・引き継ぐ側双方にとってメリットが生まれるでしょう。
また業務自体が一人の人に集中してしまうような属人化も防げるため、誰かが休んでしまうと業務が滞ってしまうといったような問題も解消できます。
バックオフィス業務改善方法とポイント
バックオフィス業務が抱える課題や、課題解決のための業務改善によるメリットは理解できましたが、では、バックオフィス業務はどのように効率化させていくのがいいのでしょうか。
ここからは業務改善の具体的な方法やポイントについて解説していきます。
専門家への外部委託（アウトソーシング）
大幅に業務改善を行いたい場合には、専門家への業務委託・アウトソーシングを行うことがおすすめです。
先ほども紹介したように、専門家に任せることでリスクヘッジになることもメリットです。
業務効率化ツールを活用する
「すでに担当しているメンバーがいる」「少しでも人件費を削減したいから、外部委託ではなく自分で行いたい」という場合は、業務効率化ツールを活用することがおすすめです。
バックオフィスの業務効率化が、会社全体の生産性を上げる
バックオフィスを業務効率化させることで、会社全体の生産性を向上できます。
株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」を活用することで、
- バックオフィスへの依頼をペーパーレス化
- バックオフィスへの依頼をフォーム化し、必要な情報を確実に得る
- バックオフィスへのタスクの見える化
- 社内規程や業務規則などの社内ルールの情報共有ページを簡単に作成・管理可能
- ナレッジベースや、マニュアルページの作成・管理
などが叶います。
これからバックオフィス事業を効率化させていきたい、という方はぜひ業務効率化ツールを活用してみてはいかがでしょうか。
