バックオフィス業務の改革を!効率化・業務改善して会社全体の生産性を上げよう

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バックオフィス業務を効率化するビジネスマン

ルーティンワークになりがちのバックオフィス。「生産性を上げたい」「効率化させたい」と思いつつも、なかなか改革できていない企業が多いのではないでしょうか。

バックオフィスこそ、業務改革をするインパクトが大きい部署です。

本記事では、会社全体の生産性を上げるため、バックオフィスを効率化させるための業務改革・改善方法について紹介します。

 

バックオフィス業務は何をするの?管理部の業務内容や役割

まずは、バックオフィス業務・管理部とは具体的に何をしているのか、業務内容や役割について確認してみましょう。

 

社内向けの業務をする総務・経理・法務・財務などがバックオフィスと呼ばれる

バックオフィスとは、社外のクライアントと対向するのではなく、社内向けの業務を行う部署です。直接売上をあげる部署ではないので「コストセンター」とよばれることもあります。

総務・経理・法務・財務部などがバックオフィスに当てはまります。

 

売上に直結する業務をするのはフロントオフィス業務

バックオフィスに対し、売上に直結する業務を行うのは「フロントオフィス」と呼ばれます。営業部や販売部などがフロントオフィスです。

 

バックオフィス業務こそ、戦略的に業務改善が必要な理由

「効率的に、戦略的に仕事をするべき」という考えは、フロントオフィスだけでなく、当然バックオフィスにも当てはまります。

バックオフィスは、フロントを「支える役割」だと思われがちですが、戦略総務に代表されるように、戦略を持ってフロントを動かしていくことが求められつつあります。

関連記事:縁の下の力持ちから、攻めの総務へ!「戦略的総務」に変わるために必要な3つのポイント

 

ツールやアウトソーシングによって大幅な業務改善ができる

バックオフィス業務は、個別に対応が必要なケースもありますが、多くの業務はルーティン化しています。そのため、ツールを活用することで大幅な業務改善に繋がることも。

また、ルーティン化している業務は、アウトソーシングやBPO(業務委託)をすることで大幅なコストカットが叶う可能性も大。

バックオフィス業務こそ、業務改善をするインパクトが大きいといえるでしょう。

 

人件費を削減・生産性を向上し、人員・予算を有効活用できる

ツールやアウトソーシングによって、人件費を削減したり、生産性を向上したりすることで、ういた人員・予算をより会社の利益に繋がる業務へ有効活用することが叶います。

 

社長がバックオフィス業務をしている場合は特に効率化が必須

中小企業やベンチャー企業の場合は、社長がバックオフィス業務も兼任しているケースが多いのではないでしょうか。この場合は、特にバックオフィス業務を効率化させることが必須です。

 

事業拡大のための機会損失になっている可能性大

メンバーが少ない場合、コスト面もすべて把握している社長が請求書の処理や、銀行や役所などの手続きなどのバックオフィスを兼任することが少なくありません。しかし、「バックオフィス業務を他の人に任せて、自分しかできない仕事をしたい」と思っている方も多いでしょう。

社長がバックオフィス業務を行うことで、社長にしかできない業務をする時間を奪い、機会損失になっている可能性大。

「他の人に任せても大丈夫かな?」「業務委託する料金が心配……」と思われるかもしれませんが、思い切って任せることで、本来行うべき業務に集中できます。

 

専門家に依頼することでリスクヘッジにもなる

バックオフィス業務は、法律や税務などの専門的な知識が求められるケースも多いものです。

社長自ら方法を調べながら行うよりも、専門家に依頼する方が確実に行えるため、リスクヘッジにも繋がります。

 

バックオフィス業務を効率化させるための業務改善方法

では、バックオフィス業務はどのように効率化させていくのがいいのでしょうか。

 

専門家への外部委託(アウトソーシング)

大幅に業務改善を行いたい場合には、専門家への業務委託・アウトソーシングを行うことがおすすめです。

先ほども紹介したように、専門家に任せることでリスクヘッジになることもメリットです。

 

業務効率化ツールを活用する

「すでに担当しているメンバーがいる」「少しでも人件費を削減したいから、外部委託ではなく自分で行いたい」という場合は、業務効率化ツールを活用することがおすすめです。

 

バックオフィスの業務効率化が、会社全体の生産性を上げる

バックオフィスを業務効率化させることで、会社全体の生産性を向上できます。

株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」を活用することで、

  • バックオフィスへの依頼をペーパーレス化
  • バックオフィスへの依頼をフォーム化し、必要な情報を確実に得る
  • バックオフィスへのタスクの見える化
  • 社内規程や業務規則などの社内ルールの情報共有ページを簡単に作成・管理可能
  • ナレッジベースや、マニュアルページの作成・管理

などが叶います。

これからバックオフィス事業を効率化させていきたい、という方はぜひ業務効率化ツールを活用してみてはいかがでしょうか。

>>Tayoriを使ってバックオフィス業務を効率化させる

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