戦略的総務に変わるために必要な3つのポイント【攻めの総務へ】
「戦略総務」という言葉を聞いたことはありますか？
「縁の下の力持ち」「守りの部署」というイメージが強い総務ですが、近年では「攻めの総務（戦略総務）」が注目されています。
本記事では「戦略総務」の意味や役割・必要性や事例の他、守りから攻めの総務に生まれ変わるための3つのポイントを紹介します。
結論として「ツールを使って効率化を目指し柔軟に変化すること」が求められるのですが、戦略総務の役割や必要性についても頭に入れておくことで、運用していく時の方向性がより定まるかと思います。
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戦略総務とは？
そもそも戦略総務とはどういう意味なのか？
何となく聞いたことはあるし、ふんわりとしたイメージはできるけど、なかなかイメージをしづらい人も多いのではないでしょうか？
まずは「戦略総務」の言葉の意味から確認していきましょう。
戦略総務とは2018年頃から使われ出した言葉で、文字通り「総務が企業の先頭を走り戦略的に動いていくこと」を指します。
企業が抱える問題を総務が中心となり改革・解決していき、組織の基盤を強固なものにするため様々な政策を積極的に実践していく「攻めの総務」のことです。
戦略総務と一般的な総務との違い
冒頭でも触れたように、これまでの一般的な体制の総務は「影からサポートする」「縁の下の力持ち」といったイメージがありました。
事務作業を受動的にこなし、決められたルーティンを行っていることも多く、会社をバックアップする・サポートするなどの管理や調節業務が主体だったといえるでしょう。
一方「戦略総務」とは企業の成長のために総務が主体となり能動的に業務改革を行うことを指します。
これまで経営者や各部署に依存しつつあった「会社全体での生産性の向上」「企業文化や制度の改革」「社員のモチベーションアップ」などの業務改革を、総務自体が戦略を持ち行うのです。
戦略総務が目指すところ
これまでの総務は、社員が安心して働ける体制を主体的に「整える」というよりは、すでにある体制を「運用する」役割が強かったといえます。
戦略総務では会社の制度を守り・運営するのではなく、自らが中心となって社員がより働きやすい環境を作っていくことが求められます。
戦略総務こそが、企業の経営を牽引していく存在となるのです。
戦略総務が注目されている背景
とはいえ、なぜ近年、戦略総務が注目されているのか？戦略総務という言葉が生まれるほど攻めの姿勢で改革に踏み切る企業が多いのか？という疑問も湧いてきますよね。
ここからは戦略総務が注目されている背景についてお話します。
近年、企業の人材不足や働き方の多様化、アウトソーシングサービスの充実により、必ずしも総務が社内にある必要はないとする企業も出てきました。
また、少ない人員で結果を出す必要があるため、より効率的に利益をあげることが求められるようにもなりました
そのため、総務がコストセンターとなるのではなく、積極的に戦略を持って会社を牽引していく役割が求められるようになったのです。
戦略総務が行う3つの業務内容・役割
戦略総務の意味や注目されている背景が理解できたところで、次は戦略総務が担う業務内容や役割を確認してみましょう。
1．社内環境を整え、働きやすくなる体制作り
戦略総務が行う1つ目の役割は、社内環境を整え、社員が働きやすい体制を作ることです。
普段の業務の中で「業務フローを変更した方が効率的では？」「新しい制度を作った方が良いのでは？」このように思っていても行動に移す人は少ないのではないでしょうか。
これまでの総務では、決められたルールに従って業務を行うだけだったかもしれませんが、戦略総務では体制をより適切なものへ改革していく攻めの姿勢が求められます。
業務フローだけでなく、働き方やチームの体制、会社の制度など、より会社そして従業員のために変更できるところはないのか検討し、体制を変革していく役割があります。
2．現場と経営陣とのパイプ役
戦略総務が行う2つ目の役割は、現場と経営陣とのコミュニケーションのパイプ役となることです。
会社の規模にもよりますが、現場社員と経営陣の間には距離があることが多いですよね。
大きな会社になると「経営陣が何をしているのかわからない」「これからの会社の方向性を知らない」といったことも珍しくありません。
戦略総務はこのように距離感のある現場と経営陣がスムーズにコミュニケーションが取れるように体制を作ったり、橋渡しをしたりする役割があります。
会社全体を盛り上げていくためには、現場が経営陣の考えを知り、社員全員が会社全体のことを自分事のように真剣に考えていく必要があります。
経営者の考えを現場に伝え、現場の意見を経営陣に届けることで現場社員と経営陣の距離を近づけられます。
このようなコミュニケーションのパイプ役となることも、戦略総務の大きな役割だといえるでしょう。
3．ステークホルダーと適切な関係を築く
戦略総務が行う3つ目の役割は、ステークホルダーとの適切な関係性を作ることです。
ビジネスは社会情勢や業界トレンド、地域のコミュニティなどとも密接に関わっています。
これらステークホルダーとの関係性を良好に保ち、情報収集を行うことも戦略総務に求められる重要な役割です。
広報や人事など社外との関わりを持っている部署と連携しながら、戦略的に社外との関係性を作っていく柔軟性とコミュニケーション能力がが求められます。
戦略総務の具体例
先ほどの章では戦略総務の業務内容や役割をお話しました。
業務の大まかな内容や戦略総務に求められる役割、姿勢はご理解いただけたかと思います。
とはいえ、具体的にどういった政策でそれらの業務を実現するのか？攻めの総務と言ってもどのような具体例があるのかイメージしづらいですよね。
ここからは戦略総務が行う業務の具体例を紹介し、戦略総務の必要性をより理解できる章となっています。
戦略総務が行う業務の中でも一番ウエイトの大きい「社内環境を整え、働きやすくなる体制作り」にスポットを当てていきましょう。
働き方の改革
社内環境を整える・働きやすくなる体制作りという業務の中でもインパクトの大きい改革が「働き方の改革」です。
近年、コロナ禍の影響もありリモートワークを導入する企業も増えていますが、リモートワークを円滑に行うための環境作りやツールの導入は戦略総務が担う業務です。
従来の守りの総務では、そもそもリモートワークまで至らない可能性がある他、リモートワークを導入できたとしても円滑なコミュニケーションが維持できなくなるなどの不備が出てくる可能性があります。
戦略総務ではそういった変わりゆくワークスタイルの中でもスムーズに業務が進められるよう、ツールなどを駆使し働き方の改革に力を入れる必要があります。
福利厚生をより充実させる
働き方の改革にも繋がる事例として「福利厚生を見直し充実させる」という役割も担っています。
福利厚生の充実は働きやすい職場環境へ直結し、結果的に社員満足度の向上に大きく影響する領域です。
戦略総務が主体となり社員の満足度を向上させることで、社員のモチベーションアップや業績アップにも繋がる重要なポイントとなります。
業務のIT・システム化
時代の流れと共にワークスタイルが変化していくと同時に、業務の進め方も大きく変化しています。
従来では紙媒体で処理していた業務がexcelで自動処理できるようになり、更に近年ではシステムやツールを導入することで、これまでよりも効率的に業務を進められるようになりました。
業務がより一層円滑に進むようになれば、コスト削減やケアレスミスの防止にも繋がります。
このようなITやシステムの導入の検討も戦略総務の役割になってきます。
戦略総務に変わるために必要な3つのポイント
ここまでの解説を踏まえて「これから戦略総務へと変わっていきたい」と思っていても「何をしたらいいのかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
戦略総務に変わるためには、抑えておきたい3つのポイントがあります。
1．社内外とのコミュニケーション・情報収集
戦略総務に変わるための1つ目のポイントは、社内外と積極的にコミュニケーションを取り、情報収集をすることです。
従業員はどのようなことに不満を持っているのか、どの部分に働きづらさを感じているのか。面と向かって聞いてもはっきりとした答えは得られないでしょう。
まずは社員と積極的にコミュニケーションをとり、総務としてできることはないのか把握することがポイントです。
例えば、よりリアルな声を把握するために社内アンケートをとるなどの方法もおすすめです。
同時に社外のステークホルダーともコミュニケーションを取る機会を増やし、「業界で何がトレンドになっているのか」「他者の総務は何をしているのか」など広くアンテナを張るようにしましょう。
2．当事者意識を持ち新しいことにチャレンジする
戦略総務に変わるための2つ目のポイントは、当事者意識を持ってチャレンジすることです。
戦略総務として業務を行うためには「総務が会社を変える」という強い意思を持つことが重要です。
「与えられた仕事をこなす」「ルーティンワークを行う」のではなく、小さなことでも積極的に新しいことにチャレンジすることで、大きな変化へと繋がるでしょう。
3．ツールやBPO（外部委託）を活用する
戦略総務に変わるための3つ目のポイントは、ツールやBPOを活用して効率化することです。
戦略総務として、これまでの総務業務プラスアルファの仕事をするためには、業務を効率化し他の業務を行う時間を捻出する必要があります。
ツールを活用し業務効率化を行うことや、BPO（外部委託）を活用して外部に任せられる業務を外注するといいでしょう。
関連記事：【総務・経理におすすめ】大幅コストカットが叶う業務効率化ツールとは？
システムやツールを使うメリット
戦略業務へ変わるためには根本的な意識改革や密なコミュニケーションが求められることが大前提として、実際に業務として変革を起こしていくにはツールや業務の外部委託を導入していく必要があります。
もちろん社内でシステムを開発し業務を変革していく方法もありますが、コストや専門的知識を持った人材が必要となりハードルが高くなってしまいます。
また外部委託することにより社内の業務負担は格段に減らすことができますが、こちらもまたコストがかかってしまう他、社内の事を社内で把握できないといったデメリットがある事も事実です。
そんな時に利用したいのがシステムやツールです。
ツールを導入することで給与計算でのケアレスミス防止から、新人教育の負担軽減まで幅広い業務が大幅に改善できます。
更に低コストかつ、自社でメンテナンスをする必要もないのでITに自信のない企業も取り入れやすいのが特徴です。
戦略的総務を行うためにおすすめの業務効率化ツール「Tayori」
もはや総務は「影の部署」ではありません。総務が変われば、会社が変わります。
戦略総務へと変わるためには、まず業務の効率化から始めてみてはいかがでしょうか。
業務効率化ツール「Tayori」を活用すると、総務への依頼をフォーム化し、必要な情報を確実に依頼してもらうことが可能。また、進捗状況を一目で管理できるため、人件費・コミュニケーションコストを大幅に削減できます。
また、総務の重要な業務である、社内規定や会社のルール、就業規則などをまとめるためにもTayoriが活用できます。
関連記事：社内規程の作り方は？3つの作成ステップと作成時の注意点を解説します
これから、戦略総務として業務を効率化していきたい方は、ぜひTayoriを活用してみてはいかがでしょうか。
