縁の下の力持ちから、攻めの総務へ!「戦略的総務」に変わるために必要な3つのポイント

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戦略総務として活躍する総務

戦略総務」という言葉を聞いたことはありますか?

「縁の下の力持ち」「守りの部署」とのイメージが強い総務ですが、近年では「攻めの総務」が注目されています。

本記事では、「戦略総務」の意味や役割、攻めの総務に変わるための3つのポイントを紹介します。

 

戦略総務とは?

まずは、「戦略総務」の言葉の意味から確認していきましょう。

 

戦略総務と一般的な総務との違い

冒頭でもふれたように、これまで総務は「影からサポートする」「縁の下の力持ち」といったイメージがありました。

事務作業を受動的にこなし、決められたルーティンを行っていることも少なくなく、会社をバックアップする、サポートする部署。管理や調節などが業務の主体だったといえるでしょう。

一方、「戦略総務」とは総務が主体となって企業の成長のために、能動的に業務改革を行うことを指します。

これまで経営者や各部署に依存しつつあった「会社全体での生産性の向上」「企業文化や制度の改革」「社員のモチベーションアップ」などの業務改革を、総務自体が戦略を持ち行うのです。

 

戦略総務が目指すところ

これまでの総務は、社員が安心して働ける体制を主体的に「整える」というよりは、すでにある体制を「運用する」役割が強かったといえます。

戦略総務では、会社の制度を守り・運営するのではなく、自らが中心となって、社員がより働きやすい環境を作っていくことが求められます。戦略総務こそが、企業の経営を牽引していく存在となるのです。

 

戦略総務が注目されている背景

ここまでの説明を見ると「守りの総務よりも攻めの総務のほうが、会社にとって利益があるかも」と思った方も多いのではないでしょうか。

最近になって戦略総務が注目されている理由は、「人材不足」「働き方の多様化」「アウトソーシングサービスの充実」などが挙げられます。

働き方が多様化したことや、アウトソーシングサービスが充実したことにより、総務が必ずしも社内に必要ないとする企業も出てきました。

また、少ない人員で結果を出す必要があるため、より効率的に利益をあげることが求められるように。

そのため、総務がコストセンターとなるのではなく、戦略を持って会社を牽引していく役割が求められるようになったのです。

 

戦略総務が行う3つの業務内容・役割

では、戦略総務として行っていくべき業務内容はどのようなものがあるのでしょうか。3つの役割を確認してみましょう。

 

1.社内環境を整え、働きやすくする体制作り

戦略総務が行う1つ目の役割は、社内環境を整え、社員が働きやすい体制を作ることです。

「業務フローを変更したほうがよさそう」「新しい制度を作ったほうがよさそう」だと、なんとなく思っていても行動に移すことは少ないのではないでしょうか。

これまでの総務なら、決められたルールに従って業務を行うだけだったかもしれませんが、戦略総務としては、体制をより適切なものへ改革していくことが求められます。

業務フローだけでなく、働き方や、チームの体制、会社の制度など、より会社そして従業員のために変更できるところはないのか検討し、体制を変革していきましょう。

 

2.現場と経営者のコミュニケーションのパイプ役

戦略総務が行う2つ目の役割は、現場と経営者のコミュニケーションのパイプ役となることです。

会社の規模にもよりますが、現場社員と経営者の間には距離があることがほとんどです。大きな会社になると「経営陣が何をしているのかわからない」「これからの会社の方向性を知らない」といったことも珍しくありません。

会社全体を盛り上げていくためには、現場が経営者の考えを知り、会社のことを自分ごとする必要があります。

経営者の考えを現場に伝え、現場の意見を経営者に届けること。現場社員と経営者の距離を近づけ、コミュニケーションのパイプ役となることも、戦略総務の大きな役割だといえるでしょう。

 

3.社会情勢・地域のコミュニティ・ステークホルダーと適切な関係を築く

戦略総務が行う3つ目の役割は、ステークホルダーとの適切な関係性を作ることです。

ビジネスは社会情勢や業界トレンド、地域のコミュニティなどとも密接に関わっています。これらのステークホルダーとの関係性を良好に保ち、情報収集を行うことも、戦略総務に求められる重要な役割です。

広報や人事など、社外との関わりを持っている部署と連携しながら、戦略的に社外との関係性を作っていくことが求められます。

 

戦略総務に変わるために必要な3つのポイント

「これから戦略総務へと変わっていきたい」と思っていても、「何をしたらいいのかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

戦略総務に変わるためには、抑えておきたい3つのポイントがあります。

 

1.社内外とコミュニケーションを取り、情報収集をする

戦略総務に変わるための1つ目のポイントは、社内外とコミュニケーションを積極的に取り、情報収集をすることです。

従業員はどのようなことを不満に思っているのか、どの部分に働きづらさを感じているのか。面と向かって聞いてもはっきりとした答えは得られないでしょう。

まずは社内の方と積極的にコミュニケーションをとり、総務としてできることはないのか把握することがポイントです。

同時に社外のステークホルダーともコミュニケーションを取る機会を増やし、「業界で何がトレンドになっているのか」「他者の総務は何をしているのか」など広くアンテナを張るようにしましょう。

 

2.効率化できる部分は、ツールやBPO(外部委託)を活用する

戦略総務に変わるための2つ目のポイントは、ツールやBPOを活用して効率化することです。

戦略総務として、これまでの総務業務プラスアルファの仕事をするためには、業務を効率化し、他の業務を行う時間を捻出する必要があります。

ツールを活用し、業務効率化を行うことや、BPO(外部委託)を活用して外部に任せられる業務を外注するといいでしょう。

関連記事:【総務・経理におすすめ】大幅コストカットが叶う業務効率化ツールとは?

 

3.当事者意識を持ち新しいことにチャレンジする

戦略総務に変わるための3つ目のポイントは、当事者意識を持ってチャレンジすることです。

戦略総務として業務を行うためには「総務が会社を変える」と強い意思を持つことが重要です。

「与えられた仕事をこなす」「ルーティンワークを行う」のではなく、小さなことでも積極的に新しいことにチャレンジすることで、大きな変化へと繋がるでしょう。

 

戦略的総務を行うためにおすすめの業務効率化ツール「Tayori」

もはや総務は「影の部署」ではありません。総務が変われば、会社が変わります。

戦略総務へと変わるためには、まず業務の効率化から始めてみてはいかがでしょうか。

業務効率化ツール「Tayori」を活用すると、総務への依頼をフォーム化し、必要な情報を確実に依頼してもらうことが可能。また、進捗状況を一目で管理できるため、人件費・コミュニケーションコストを大幅に削減できます。

また、総務の重要な業務である、社内規定や会社のルール、就業規則などをまとめるためにもTayoriが活用できます。

関連記事:社内規程の作り方は?3つの作成ステップと作成時の注意点を解説します

 

これから、戦略総務として業務を効率化していきたい方は、ぜひTayoriを活用してみてはいかがでしょうか。

>>Tayoriで戦略総務の体制を整える

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