事務職の仕事内容は？事務に必要なスキルや、向いている人の特徴、キャリアアップに必要なことは？
「事務職にはどんなスキルが必要なんだろう」「事務職からキャリアアップするにはどうしたらいいのかな」とお悩みのあなた。
本記事では、事務職の仕事内容から、必要なスキル、向いている人の特徴、そしてキャリアアップのために必要なことまでを紹介します。
事務の仕事内容
まずは、事務職の仕事内容から確認していきましょう。
何の事務職なのかによって内容が異なる
事務職では、一般的に電話やメールの対応、書類の作成や整理、データ入力、来客対応、そして様々な雑務を行います。
事務職は「小さな仕事をコツコツと行う」「地味な仕事」だと思われがちですが、幅広い業務に対応する必要があり、会社にとって重要な役割を果たします。
また一口に「事務」といっても、総務事務・法務事務・貿易事務・学校事務・医療事務など、どんな内容の事務職なのかによって、業務の内容は異なります。
医療事務や法務事務など、専門性が高い職種の場合、事務職も専門的な知識が求められます。
事務の仕事は楽なの？
「事務の仕事は楽」「残業がなく、決まった仕事だけしていたらいいから楽」といわれることもあります。
しかし、事務職は減点方式で評価されることが多いもの。同じような仕事だったとしても、ミスなく完璧に行うことが求められます。
「一人で机に向かって黙々と行う」といったイメージがあるかもしれませんが、来客対応や、他部署との関わり、チームでの人間関係の形成など、コミュニケーション能力が必要とされるシーンも多々あります。
また、「仕事を待つ」という姿勢は評価されず、自ら率先して仕事を行う能動的な姿勢も求められます。さらに、繁忙期には残業もあることも。
「楽だから」といった理由で事務の仕事を選ぶと、仕事を始めてからのギャップに苦しむ可能性もあることを覚えておきましょう。
事務の仕事に必要なスキル
幅広い業務に対応する必要がある事務の仕事。実際には、どのようなスキルが必要なのでしょうか。
一般的なビジネスマナー
医療事務を始め、専門的な知識が求められる事務職もありますが、一般的な事務の場合は特に資格は必要ではありません。
しかし、企業で働く以上、一般的なビジネスマナーは身につけておく必要があります。
基本的なパソコンスキル
事務職では、資料の作成やデータの入力などを行うため、基本的なパソコンスキルも必要です。
コミュニケーションスキル
事務の仕事は一人で黙々と行うだけでなく、他の人とのコミュニケーションも必要です。細かなサポートもできるように、積極的にコミュニケーションが取れる人が好まれます。
事務の仕事が向いている人の特徴
では次に、事務の仕事が向いている人の特徴について確認してみましょう。
人と関わること・サポートをすることが好きな人
事務の仕事は、人と関わることや、サポートをすることが好きな人に向いているといえるでしょう。
取得難易度が高いスキルを身に着けていたとしても、能動的に動いて細やかなサポートができなければ、事務として活躍できません。
「人を助けることが好き」という人が事務に向いているといえるでしょう。
作業やルーチンワークをスケジュールを守って行える人
先ほども紹介したように、事務の仕事は「減点方式」で行います。そのため、コツコツとした作業やルーチンワークをミスなくこなせる人、またスケジュールを守って業務できる人が求められます。
マルチタスクになることもあるので、自らしっかりと管理できないと難しいといえるでしょう。
事務からキャリアアップするために必要なこと
「すでに事務職として働いているけれど、これからどうキャリアアップしていったらいいのだろう」と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
最後に、事務からキャリアアップするために必要なことを確認しましょう。
「実績」がないとキャリアアップしにくい
事務職は、実績を数値として表しにくい職業のため、「具体的にどんなことができるのか」「どんな成果を出したのか」を示しずらく、転職やキャリアアップの際に評価をしにくいことが問題です。
目に見える実績を自ら作り出そう
しかし、キャリアアップを目指すには「実績」がないと難しいものです。
そこでおすすめなのは、目に見える実績を自ら作り出すこと。
「業務効率化のために◯◯を行い、残業時間を10％減少させた」「社内依頼フォームを作成し、依頼状況を見える化するシステムを作成した」など、実績として伝えられる内容を自ら手動となって行うことがおすすめです。
事務の業務効率化を行うなら「Tayori」がおすすめ
「とはいえ、何から手を付けたらいいのかわからない」という方は、まずは業務効率化を行ったり、業務に関する情報を体系的にまとめることがおすすめです。
業務効率化ツール「Tayori」を活用すると、事務への依頼をフォーム化し、必要な情報を確実に依頼してもらうことが可能。
また、進捗状況を一目で管理できるため、人件費・コミュニケーションコストを大幅に削減できます。
さらに、事務に関するマニュアルや、社内に通知したい内容をまとめるためにも、Tayoriが活用できます。
これから、事務の業務効率化や、実績を作っていきたい方は、ぜひTayoriを活用してみてはいかがでしょうか。
