【社内規程の作り方】3つの作成ステップと作成時の注意点を解説します
- 既存の社内規程を新しくしたいけど何を変更すれば良いかわからない
- これから社内規程を作りたいけど何から手を付ければ良いかわからない
このようなお悩みはありませんか？
なかなか作成する機会のない社内規程を作る際には、どのように作ったらいいのか迷ってしまいますよね。
本記事では、社内規程の作り方や、管理するときの注意点について解説します。
そもそも社内規程とは？
「社内規程＝会社のルール」という認識はあっても、そもそも社内規程はどのような効力があるのか詳しくご存知でない方も多いのではないでしょうか。
まずは、社内規程について詳しく確認しておきましょう。
社内規定とは従業員との合意なしで定められる会社のルール
社内規程とは、文字通り会社内の規則・ルールのことです。会社が独自で定めた決まりのことを指し、業務マニュアルや組織構造、企業理念なども社内規程に含まれます。
社内規定を社内に周知させることで、社内秩序の統制を図り、企業組織の体制や運営において重要な役割とされています。
また、社内規程は従業員との合意なしで、会社側が一方的に定めることができることに大きな特徴があります。
社内規程と就業規則との違い
社内のルールとして社内規定と比較されやすいのが就業規則です。
社内規程と就業規則の違いについて、疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
就業規則は社内規定の一部とされており、社内規定の中でも、労働時間・賃金・手当などが就業規則に当たります。
先ほど説明したとおり、社内規程には従業員との合意は必要ありませんが、就業規則は会社と従業員との「契約」となることに違いがあります。会社側は雇用する際に就業規則への合意を取ること、周知することが求められることを覚えておきましょう。
また、労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する場合には、就業規則を作成し、労働基準監督署に届けなければならないと規程されています。
就業規則は、広い意味では社内規程の中の一部にあたりますが、「合意が必要なこと」「常時10人以上の労働者がいる場合には作成・届け出が必要なこと」が大きな特徴だといえるでしょう。
社内規程に含まれる内容
社内規程には就業規則も含まれるため、「社内規程は具体的に何が含まれるの？」「どこまでが社内規程になるの？」と混乱する方もいらっしゃるでしょう。
ここからは社内規定に含まれる内容を紹介していくので、作成時の参考にしてみてください。
社内規程は、大きく分けて以下の6つのカテゴリーに分けられます。1つずつ見ていきましょう。
1．定款や企業理念などの基本経営・会社の運営に関する規定
- 定款
- 社訓
- 企業理念
- 取締役会規定
- 役員規定
- 諸会議規定
- 株主総会議事録
2．組織図や職務権限規程などの組織権限に関する規定
- 組織図
- 倫理規定
- 職務権限規程
- 業務分掌規定
- 会社関係管理規定
- 稟議規定
3．就業規則や給与に関する人事労務規定
- 就業規則
- 賃金、給与規定
- 賞与規定
- 退職金、退職年金規定
- 出張旅費規程
- 転勤旅費規程
- 従業員持株会規定
- 社内貸与金規定
- 人事考課規定
4．安全衛生管理や文書の取り扱いなど総務関連の規程
- 文書取扱規程
- 印章取扱規程
- 社宅管理規程
- 安全衛生管理規程
- 固定資産管理規程
5．経理規程や在庫管理規程などの業務管理
- 経理規程
- 内部監査規程
- 原価計算規程
- 在庫管理規程
- 予算管理規程
- 外注管理規程
- 販売規定
- 購買規程
- 債権管理規程
- 与信管理規程
6.その他の社内規定
- 個人情報管理規程
- ハラスメント防止規程
- 副業、兼業規定
- テレワーク規定
- ソーシャルメディア規程
- 秘密情報管理規程
以上6つのカテゴリーに分けられます。
企業にとって必須の規定もあれば、独自の規定が設けられたり、「その他」のように近年のライフスタイルに合わせた規定も存在します。
すべてを「社内規程」とまとめるのではなく、必要な項目についてそれぞれ規程書類を作ることが一般的です。
どの規程を作るのかは、業務内容によっても異なります。
出張がある場合は「出張旅費規程」、従業員のSNSのリスク管理をしたい場合は「ソーシャルメディア利用規程」などを作ると良いでしょう。
会社のリスク管理のために、必要なルールを設定し、作成・更新した場合は社内に通知していきましょう。
知っておきたい近年注目の社内規定
作成方法に入る前に、先ほど「その他の社内規定」で紹介した近年注目される規定について少し深掘りしていきます。
時代に合わせた社内規定を作成していきたい場合は参考にしてみてください。
テレワーク規定
多様な働き方が加速する中、テレワークに関する就業規定を設ける企業も増えてきました。
労働時間の管理方法・業務の遂行方法・通信費や光熱費に関することなどが項目として挙げられます。
また通勤回数が減ったことで交通費に関する規定が改変・排除されるなど、ライフスタイルに合わせた既定の更新も必要になるでしょう。
副業・兼業に関する規定
昨今の副業ブームにより副業や兼業に関する規定にも注目が集まっています。
副業や兼業は労働時間外の活動のため企業が決まりを押し付けることはできません。
そのため許可制や本業に支障が出る場合は禁止など、従業員の希望を聞きながら規定を決めていきましょう。
SNSに関するガイドライン
個人が手軽にSNSを通じて発信できる時代となり、表現の自由や情報収集が便利になったことと引き換えに、SNSを通じたトラブルも増加しています。
従業員が会社に関する情報を発信したことで、会社にとって大きな損害となるようなトラブルも発生しています。
そのようなSNSを通じたトラブルが発生しないよう、会社としてSNS使用に関するガイドラインを設けることで、会社と従業員の両方を守ることができます。
社内規定に違反した場合
作成した社内規定に違反しが従業員がいれば懲戒処分になる可能性もあります。
また就業規則には懲戒処分に関する規定を記載する義務があるためしっかり抑えておきましょう。
懲戒処分には7つの段階があります。
- 戒告
- 譴責
- 減給
- 出勤停止
- 降格
- 諭旨解雇
- 懲戒解雇
下に行くほど処分は重くなります。
就業規則には懲戒処分の種類と、それぞれどのような事柄で処分に至るかなどを記載しておく必要があります。
社内規程の作り方・作成方法
社内規定の内容が把握できたところでさっそく社内規程の作り方を確認していきましょう。
4ステップで順を追って解説していきます。
STEP1．社内規程として制定する内容を検討する
先ほども紹介したように、社内規程に必要な規程は会社や業務内容によっても異なります。
自社の場合、どのような規程が必要なのか、社内規程として制定する内容を検討していきましょう。
社内体制をしっかりと把握し非効率な業務や曖昧なルールはないかなど、問題を元に定めるべき規則をピックアップしていきます。
また既に規定されている内容とも照らし合わせて、相違や重複はないか確認していきましょう。
STEP2.内容を整理して関係部署と調整する
ある程度内容が集まったらカテゴリーごとに整理していき、関係部署と調整していきます。
小規模の担当者だけで規定を決めるのではなく、規定に関する専門部署の意見を聞きながら微調整をしておくことで、より綿密で正確な社内規定が作成できます。
就業規則に関しては全ての従業員が毎日関わることなので、従業員の意見を取り入れるなど働きやすい環境づくりを目指しましょう。
STEP3．専門家に内容を確認してもらう
社内規程は従業員との合意は必要なく、会社側が一方的に決められるものですが、当然法律に違反している内容はNGです。
また、設定しておくべき重要な内容が抜けている場合、会社にとってのリスクにもなりかねません。
作成した内容に問題はないのか、専門家に内容を確認してもらうことが安心です。
STEP4．社員に周知させる
社内規程を作成した後は、社員に周知させることが重要です。従業員の誰もが見れるように体制を整えること、更新した後は必ず報告することを徹底しましょう。
社内規程を作成・管理するときの注意点
社内規程は作成して終わり、ではありません。最後に社内規程を作成・管理するときの注意点について確認しておきましょう。
1．法律に抵触せず、整合性が取れているのか確認する
社内規程が法律に抵触していないのかは、専門家による確認が必要です。
また、複数の規程ができるにつれて、整合性がとれていない項目が発生する可能性もあります。すべての規程の整合性が取れているのかも確認するようにしましょう。
2．社員に周知し、いつでも確認できるように一覧にまとめる
繰り返しになりますが、社内規程は社員に周知し、社員がいつでも確認できるような状態にすることが重要です。
社員の合意が必要ないルールだからといって「実はこんなルールがありました、違反しているから罰則を与えます」とすることは、倫理的にもNG。
新しい規則を設定・更新した場合には必ず周知すること。また、社員が確認したいタイミングでいつでも確認できるように、一覧にまとめておくようにしましょう。
3．定期的に規則の見直しを行い、内容を更新する
業務内容の変更や、世の中の情勢にあわせてルールを変更する必要もあるでしょう。社内規程を作ったあとは、定期的に規則の見直しを行い、内容をアップデートしていくようにしましょう。
日々の業務がある中、社内規程について普段からこまめに確認することは少ないですよね。「気付いたときに対応する」とすると、後回しになってしまうため、予め「1年に1回、◯月の第一月曜日に社内規程の見直しをする」など、スケジュールを定めておくことがおすすめです。
社内規程の一覧化・管理には「Tayori」がおすすめ
社内規程は、作成した後従業員がいつでも確認できるような体制を作成することが重要だとわかりました。
社内規程を一覧化し、管理する際には、株式会社PR TIMESが運営する「Tayori」を活用することがおすすめです。
導入事例：PR TIMES 当社テレワーク対応
Tayoriの「よくある質問（FAQ）」機能を使うことで、「定款」「組織図」「就業規則」などのカテゴリ別にあわせた規則を分類可能。
タグを設定することも可能なので、従業員が「出張に関するルールを知りたい」「SNSのルールについて知りたい」など特定の内容を確認したい場合、キーワードを入れて簡単に検索できます。
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