社内規程の作り方は?3つの作成ステップと作成時の注意点を解説します

2020/07/02How to

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社内規定を管理するビジネスマン

「すでにある社内規程を新しくしたい」「これから社内規程を作りたい」と思っているあなた。なかなか作成する機会のない社内規程を作る際には、どのように作ったらいいのか迷うのではないでしょうか。

本記事では、社内規程の作り方や、管理するときの注意点について解説します。

 

そもそも社内規程とは?

「社内規程=会社のルール」という認識はあっても、そもそも社内規程はどのような効力があるのか詳しくご存知でない方も多いのではないでしょうか。

まずは、社内規程について詳しく確認しておきましょう。

 

従業員との合意なしで定められる会社のルール

社内規程とは、文字通り会社内の規則・ルールのこと。業務マニュアルや組織構造、企業理念なども社内規程に含まれます。

また、社内規程は従業員との合意なしで、会社側が一方的に定めることができることに大きな特徴があります。

 

社内規程と就業規則との違い

社内規程と就業規則の違いについて、疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

先ほど説明したとおり、社内規程には従業員との合意は必要ありませんが、就業規則は会社と従業員との「契約」となることに違いがあります。会社側は雇用する際に就業規則への合意を取ること、周知することが求められることを覚えておきましょう。

また、労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する場合には、就業規則を作成し、労働基準監督署に届けなければならないと規程されています。

就業規則は、広い意味では社内規程の中の一部にあたりますが、「合意が必要なこと」「常時10人以上の労働者がいる場合には作成・届け出が必要なこと」が大きな特徴だといえるでしょう。

 

社内規程に含まれる内容

社内規程には就業規則も含まれるため、「社内規程は具体的に何が含まれるの?」「どこまでが社内規程になるの?」と混乱する方もいらっしゃるでしょう。

社内規程は、大きく分けて以下の5つが含まれます。

 

1.定款や企業理念などの基本経営・会社の運営に関する内容

2.組織図や職務権限規程などの組織権限

3.就業規則や給与に関する人事労務

4.安全衛生管理や文書の取り扱いなど総務関連の規程

5.経理規程や在庫管理規程などの業務管理

すべてを「社内規程」とまとめるのではなく、必要な項目についてそれぞれ規程書類を作ることが一般的です。

どの規程を作るのかは、業務内容によっても異なります。

出張がある場合は「出張旅費規程」、従業員のSNSのリスク管理をしたい場合は「ソーシャルメディア利用規程」などを作るといいでしょう。

会社のリスク管理のために、必要なルールを設定し、作成・更新した場合は社内に通知していきましょう。

 

社内規程の作り方・作成方法

では次に、社内規程の作り方を確認していきましょう。

STEP1.社内規程として制定する内容を検討する

先ほども紹介したように、社内規程に必要な規程は会社や業務内容によっても異なります。

自社の場合、どのような規程が必要なのか、社内規程として制定する内容を検討していきましょう

STEP2.専門家に内容を確認してもらう

社内規程は従業員との合意は必要なく、会社側が一方的に決められるものですが、当然法律に違反している内容はNGです。

また、設定しておくべき重要な内容が抜けている場合、会社にとってのリスクにもなりかねません。

作成した内容に問題はないのか、専門家に内容を確認してもらうことが安心です。

STEP3.社員に周知させる

社内規程を作成した後は、社員に周知させることが重要です。従業員の誰もが見れるように体制を整えること、更新した後は必ず報告することを徹底しましょう。

 

社内規程を作成・管理するときの注意点

社内規程は作成して終わり、ではありません。最後に社内規程を作成・管理するときの注意点について確認しておきましょう。

1.法律に抵触せず、整合性が取れているのか確認する

社内規程が法律に抵触していないのかは、専門家による確認が必要です。

また、複数の規程ができるにつれて、整合性がとれていない項目が発生する可能性もあります。すべての規程の整合性が取れているのかも確認するようにしましょう。

2.社員に周知し、いつでも確認できるように一覧にまとめる

繰り返しになりますが、社内規程は社員に周知し、社員がいつでも確認できるような状態にすることが重要です。

社員の合意が必要ないルールだからといって「実はこんなルールがありました、違反しているから罰則を与えます」とすることは、倫理的にもNG。

新しい規則を設定・更新した場合には必ず周知すること。また、社員が確認したいタイミングでいつでも確認できるように、一覧にまとめておくようにしましょう。

3.定期的に規則の見直しを行い、内容を更新する

業務内容の変更や、世の中の情勢にあわせてルールを変更する必要もあるでしょう。社内規程を作ったあとは、定期的に規則の見直しを行い、内容をアップデートしていくようにしましょう。

日々の業務がある中、社内規程について普段からこまめに確認することは少ないですよね。「気付いたときに対応する」とすると、後回しになってしまうため、予め「1年に1回、◯月の第一月曜日に社内規程の見直しをする」など、スケジュールを定めておくことがおすすめです。

 

社内規程の一覧化・管理には「Tayori」がおすすめ

社内規程は、作成した後従業員がいつでも確認できるような体制を作成することが重要だとわかりました。

社内規程を一覧化し、管理する際には、株式会社PR TIMESが運営する「Tayori」を活用することがおすすめです。
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導入事例:PR TIMES 当社テレワーク対応

 

Tayoriの「よくある質問(FAQ)」機能を使うことで、「定款」「組織図」「就業規則」などのカテゴリ別にあわせた規則を分類可能。

タグを設定することも可能なので、従業員が「出張に関するルールを知りたい」「SNSのルールについて知りたい」など特定の内容を確認したい場合、キーワードを入れて簡単に検索できます。

社内規程を管理するためにも、従業員に周知させるためにも使えるTayori。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

 

>>Tayoriで社内規程を管理する

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