【総務・経理におすすめ】簡易ツールを活用した業務効率化とは？
総務・経理などのバックオフィス業務は、ルーティーンやワークフローを一部変更させるだけで、大幅に時間やコミュニケーションのコストカットが叶います。
本記事では、総務・経理に仕事を依頼する際に、業務効率化ツールを活用する方法を紹介。経理・総務の業務効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
総務・経理などバックオフィスへの社内依頼にどれだけコストがかかっていますか？
経理や総務などのバックオフィスは、備品発注や経費精算など、他の部署からの依頼が多い部署。社内依頼を処理する際には、依頼する際の情報不足などで、思っているよりも、コミュニケーションコストがかかっています。
社内依頼をスムーズに進めることで、バックオフィスだけでなくフロントオフィスの業務効率化に繋げたいもの。
「依頼の差し戻しが多い」「社内依頼のワークフローを見直したい」という方は、フォームやFAQなど簡単に利用ができる業務効率化ツールを活用することがおすすめです。
総務・経理への依頼にフォームを活用するメリット
社内で業務効率化ツールとしてフォームやFAQを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。大きな3つのメリットについて紹介します。
1．タスク完了までの時間が短縮される
総務・経理への依頼に専用の依頼フォームを活用する1つ目のメリットは、タスク完了までの時間が短縮されることです。
今まで様々なところから依頼されていた窓口がフォームによって一本化されるので、ワークフローが見直されることによってタスク完了までの時間が大幅に短縮されます。
また、フォームに必要な入力項目を予め設計することで、依頼時に必要な情報を確実に得られることで差し戻しが減ることでの時間短縮も叶います。
依頼者も何を依頼しなければいけないのかという迷いがなくなるだけでなく、依頼を受ける総務・経理担当の方も情報の漏れがなく、スムーズに仕事ができるでしょう。
2．依頼タスクが見える化される
総務・経理への依頼にフォームを活用する2つ目のメリットは、タスクが見える化することです。
フォームで受け付けた内容が一覧で管理ができれば、タスクの進捗状況が一目で把握可能。「頼まれていたタスクを忘れていた」「チーム全体のタスク管理ができない」なんて心配は不要になります。
3．社内FAQを整備することで、そもそもの依頼量を減らせる
総務・経理への依頼にツールとしてFAQを活用する3つ目のメリットは、そもそもの依頼量を減らせることです。
社内依頼の中には「どう処理したらいいのかわからない」「手続きの進め方がわからない」など、マニュアルが整備されていないことが原因で起こるタスクも多いものです。
FAQ機能を活用することで、よくある質問ページやマニュアルを整備でき、そもそもの依頼量を減らせることもメリットです。
総務・経理におすすめの業務効率化ツール「Tayori」
株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」は、総務・経理が活用するのに必要な機能が揃っています。
必要な情報をストックするFAQ、Q＆A機能
総務・経理に必要な情報については、「Q＆A」を活用して、簡単にマニュアルを作成できます。
WEBの専門知識は不要で、管理画面より簡単に操作して情報を入力して公開するだけ。状況に応じて更新作業が必要となるFAQページも、簡単に更新することができます。
社内依頼の窓口となる「依頼フォーム」の作成
また、フォーム機能から、社内依頼用のフォームも申請内容別に作成可能。
回答必須の質問も設定でき、必要な情報は確実に含めて申請されるため、申請ミスを減らすことが可能です。
フォームの種類によって、どの部署に申請するのかも調節可能。経費精算については経理部に。休暇の申請については総務部に、など申請先が自動で割り振られます。
導入事例：請求関連問い合わせをフォーム経由に一本化。フォーム横にFAQを並べ対応の手間を激減
依頼の内容は受信箱に溜まっていくので、それぞれの内容に応じて、「未対応」「対応中」「保留」「解決済」のステータスを確認可能。状況を簡単に把握できます。
総務部における具体的Tayori活用事例
総務部における具体的な活用事例をピックアップしてご紹介します。
従業員の住所変更手続き
従業員の住所変更の手続きなども、住所変更依頼フォームとしてフォームを一本活用しておけば、漏れなく従業員の情報を収集することができます。
備品や消耗品管理
備品や消耗品の発注の管理も総務部の仕事の一つかと思います。各部署ごとに依頼を受け付けていては、対応が漏れてしまうこともあるでしょう。このような際に、備品や消耗品の発注依頼フォームを作成しておけば漏れを防ぐことができるでしょう。
名刺発注の管理
名刺の発注管理業務も多くの企業では口頭で依頼を受けたりするでしょう。しかし、名刺の発注も実は細かい内容を把握する必要があります。例えば、何部印刷するのか、印刷内容に変更はあるのか、等です。
名刺の発注の依頼に関しても、予め依頼フォームを作成することで、依頼内容を収集しやすく、対応漏れも防ぐことができるでしょう。
健康診断に関するアンケートの実施
定期健康診断に関しても、会社負担で健康診断を受けるかどうか、どのような項目の健康診断を受けるかなど社内で情報を収集する必要があるでしょう。このようなケースでも簡易的にアンケートフォームを作成して、回答を集めれば業務の効率化ができます。
社内の設備や環境に関するよくある質問の作成
総務部宛に従業員からよく受ける質問を予めまとめておいて一箇所に集めてFAQページとして管理しておくことも業務効率化につながります。
例えば、名刺の発注はどうしたら良いですか？備品を発注したいのですがどこから依頼できますか？等、各種タスク依頼に関する質問や社内の設備に関しての質問なども多いでしょう。
これらの質問内容を予め社内向けにFAQページとしてまとめておけば、「FAQページ」のここ見ておいてとURLを共有するだけで完結します。
総務・経理こそ業務効率化ツールの効果が現れやすい部署
総務・経理などの社内からの依頼が多いバックオフィスこそ、業務効率化ツールの効果が現れやすい部署です。
これから社内の依頼環境を整えていきたい方は、ぜひ業務効率化ツール「Tayori」を活用してみてはいかがでしょうか。
