【総務・経理におすすめ】大幅コストカットが叶う業務効率化ツールとは?

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経理・総務が業務効率化ツールを活用している様子

総務・経理などのバックオフィス業務は、ルーティーンやワークフローを一部変更させるだけで、大幅に時間やコミュニケーションのコストカットが叶います。

本記事では、総務・経理に仕事を依頼する際に、業務効率化ツールを活用する方法を紹介。

経理・総務の業務効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

総務・経理などバックオフィスへの社内依頼にどれだけコストがかかっていますか?

経理や総務などのバックオフィスは、備品発注や経費精算など、他の部署からの依頼が多い部署。社内依頼を処理する際には、依頼する際の情報不足などで、思っているよりも、コミュニケーションコストがかかっています。

社内依頼をスムーズに進めることで、バックオフィスだけでなくフロントオフィスの業務効率化に繋げたいもの。

「依頼の差し戻しが多い」「社内依頼のワークフローを見直したい」という方は、業務効率化ツールを活用することがおすすめです。

 

総務・経理への依頼に業務効率化ツールを活用するメリット

社内で業務効率化ツールを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。今回は、業務効率化ツールを活用する、大きな3つのメリットについて紹介します。

 

1.タスク完了までの時間が短縮される

総務・経理への依頼に業務効率化ツールを活用する1つ目のメリットは、タスク完了までの時間が短縮されることです。

業務効率化ツールを導入し、ワークフローが見直されることによってタスク完了までの時間が大幅に短縮されます。

また、依頼時に必要な情報を確実に得られることで差し戻しが減ることでの時間短縮も叶います。

 

2.タスクが見える化される

総務・経理への依頼に業務効率化ツールを活用する2つ目のメリットは、タスクが見える化することです。

業務効率化ツールでは、タスクの進捗状況が一目で把握可能。「頼まれていたタスクを忘れていた」「チーム全体のタスク管理ができない」なんて心配は不要になります。

 

3.そもそもの依頼量を減らせる

総務・経理への依頼に業務効率化ツールを活用する3つ目のメリットは、そもそもの依頼量を減らせることです。

社内依頼の中には「どう処理したらいいのかわからない」「手続きの進め方がわからない」など、マニュアルが整備されていないことが原因で起こるタスクも多いものです。

業務効率化ツールを活用することで、マニュアルを整備でき、そもそもの依頼量を減らせることもメリットです。

 

総務・経理におすすめの業務効率化ツール「Tayori」

株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」は、総務・経理が活用するのに必要な機能が揃っています。

 

必要な情報をストックする「Q&A」

ワークフローに関するマニュアルの作成画面

総務・経理に必要な情報については、「Q&A」を活用して、簡単にマニュアルを作成できます。

 

社内依頼をする「依頼フォーム」

申請フォームにマニュアルを追記

また、フォーム機能から、社内依頼用のフォームも申請内容別に作成可能。

回答必須の質問も設定でき、必要な情報は確実に含めて申請されるため、申請ミスを減らすことが可能です。

また、フォームの種類によって、どの部署に申請するのかも調節可能。経費精算については経理部に。休暇の申請については総務部に、など申請先が自動で割り振られます。

導入事例:請求関連問い合わせをフォーム経由に一本化。フォーム横にFAQを並べ対応の手間を激減

 

依頼フォームの進捗が見える化

image3

また、割り振られたタスクは、「未対応」「対応中」「保留」「解決済」のステータスを確認可能。状況を簡単に把握できます。

 

総務・経理こそ業務効率化ツールの効果が現れやすい部署

総務・経理などの社内からの依頼が多いバックオフィスこそ、業務効率化ツールの効果が現れやすい部署です。

これから社内の依頼環境を整えていきたい方は、ぜひ業務効率化ツール「Tayori」を活用してみてはいかがでしょうか。

>>Tayoriを使って総務・経理の業務効率化をする

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