人事評価制度とは？評価基準を作る軸や5つのポイント・注意点を紹介
人事として重要な業務のひとつである「人事評価」。人事評価制度を運用する目的や、評価の軸となるもの、評価時のポイントには何があるのでしょうか。
本記事では、人事評価制度を運用する際に必要な基本事項を紹介。主な手法や、評価をするポイント・注意点まで幅広く紹介します。
人事評価制度とは？
人事評価制度とは、特定の期間における社員の能力や会社への貢献度を評価する人事制度の1つです。
評価結果は昇給や昇進、報酬に反映されます。そのため評価は公平かつ明瞭に行われる必要があり、システムの不備は社員のモチベーションに大きく影響します。
評価は主に、経営ビジョンや経営理念などに基づいて設計されるのが一般的。社員に対して会社が目指している方向性を示す目的でも行われ、これにより社員の足並みを揃えることも可能になります。
人事評価で決める内容
人事評価で決める内容は、評価・等級・報酬の3つに分けられます。
評価では、何をどのように評価するのかを決めます。「何を」にあたる部分は、目標に対する成果や能力、業務に対する姿勢が判断軸としてあげられます。「どのようにの」部分は、判断軸をもとに利用する手法のことを指しています。
等級では、どのような役割を求めるのかを決めます。能力や職務、役割によって対象者を序列化した段階に振り分け、等級を設けます。評価者は等級ごとの評価項目を作成し、その項目に応じて評価を行うことが求められます。
報酬では、評価に対してどのくらいの報酬を与えるかを決めます。具体的には、給与・賞与、退職金などがあげられます。評価や等級で定めた内容に沿って、社員のモチベーションに繋がるような報酬を決めることが重要です。
人事考課との違い
人事評価と似た意味を持つ言葉に、人事考課があります。
根本的な違いはありませんが、あえていうとすれば従来の民間企業では人事考課という言葉が正式名称として使われていました。人事考課には賃金などの処遇面、つまり査定の意味合いが強いのも特徴といえるでしょう。
一方で人事評価は、処遇の面に加えて社員の育成や異動配置、業務の改善など、さまざまな意味合いを含んでいます。
人事評価制度を運用する5つの目的
企業が人事評価制度を設けている背景には、大きく分けて5つの目的が考えられます。ひとつずつ確認していきましょう。
目的1．経営ビジョンの浸透
人事評価制度を設ける1つ目の目的は、経営ビジョンの浸透です。人事評価制度は、会社の経営ビジョンや理念をもとに考えられているのが一般的。会社が理想とする社員像がはっきりと反映されています。
企業としての目的を達成するためには、社員が同じ方向を向いて業務を行ったり、成長したりする必要があります。人事評価制度を社員一人ひとりに経営ビジョンを浸透させるのに非常に効果的。評価軸をもとに意思決定をすることで、自然と会社の考え方が身についていきます。
目的2．適切な人材配置
人事評価制度を設ける2つ目の目的は、適切な人材配置です。従来の企業では、年功序列型の人材配置が採用されてきました。近年は、徐々にその構造から個人の能力や適性を判断して配置をするシステムに移行している企業が増えてきています。
そのためには、人事評価制度を通して、業績や貢献度、担当している業務に関する適性を客観的に判断することが大切。判断した内容をもとに個人の能力を最大限に活かせる人材配置が行えるようになります。
目的3．適切な待遇の決定
人事評価制度を設ける3つ目の目的は、適切な待遇の決定です。人材配置同様、従来のシステムは年功序列型。業績ではなく勤続年数や役職によって待遇が決められていることがほとんどでした。
10年単位で勤める方が多い場合は、それでもよいかもしれません。しかし近年においては1つの企業に長く勤める働き方が現実的ではなくなってきています。そうした場合は従来のシステムではなく、業績に応じた待遇が行えるような人事評価制度が必要です。
適切な待遇が行えるよう、評価軸は1つではなく、業績・能力・情意と3つの軸を用意しておきましょう。
目的4．効率的な人材育成
人事評価制度を設ける4つ目の目的は、効率的な人材育成です。
人事評価制度による経営ビジョンの浸透がされていないと、社員はバラバラの方向を向いて個人的な成長を優先してしまいます。人事評価制度は社員の成長の方向性を調整し、効率的な人材育成を行えるようにする手段のひとつとして活用できるのです。
全員が同じ方向を向いて成長することは、企業の成長にも繋がります。会社としての目標を達成するためにも、人事評価制度を用いた人事評価は欠かせません。
目的5．従業員エンゲージメントの向上
人事評価制度を設ける5つ目の目的は、従業員エンゲージメントの向上です。
いくら優秀な社員がいても、公平かつ適性な評価がされなければ、仕事への意欲は低くなります。そうした状況のなかで客観性を持った人事評価性を整え、成果に応じた報酬が得られれば、社員のモチベーションが自ずとあがります。
人事評価を行う際の3つの軸
企業が何を大切にするかによって、人事評価制度の細かな内容は異なります。
では、実際にどのような内容を軸にして制度を作成するとよいのでしょうか。以下の3つの軸をもとに、どの点を評価するのかを定めていきましょう。
1．成果を評価する「業績評価」
人事評価の1つ目の判断軸は「業績評価」です。業務評価では、特定の期間内の成果を評価します。評価に必要な資料は数値で用意し、事前に設定している目標と比較した達成度合いで判断を行います。
判断材料がシンプルなため、客観的に判断することが可能です。評価者によって評価内容がブレることも少なく、社員から不満の声もあがりにくいでしょう。
ただし、成果重視型のため、達成までの過程を評価しにくいのは留意しておきたいところ。数値ができない部分は対象者の上司やチームの同僚、部下にヒアリングをし、判断材料のひとつにしましょう。
2．スキルを評価する「能力評価」
人事評価の2つ目の評価軸は「能力評価」です。能力評価では、担当している業務を遂行するために必要な知識やスキルなどを評価します。通常は、担当業務の成果と能力を照らし合わせて評価することが一般的です。
ただ、能力の評価は判断軸が曖昧になってしまいがち。業績評価に比べると、どうしても評価者の主観が入ります。適正な評価を行うには、企業に適したルールを設けることが重要です。
3．意欲・態度を評価する「情意評価」
人事評価の3つ目の評価軸は「情意評価」です。情意評価では、日々の勤務態度や業務への姿勢をもとに評価を行います。遅刻や欠席の数はどうか、協調性や規律性は持ち合わせているかなどが判断の軸となります。
情意評価は3つの評価軸のなかで、もっとも評価者の主観が入りやすい点に注意が必要です。客観的な情意評価を行うために、対象者の上司や部下、同僚などの意見を参考にしましょう。場合によっては、勤務態度が悪くなっている理由が見つかることもあります。対象者が業務で関わるできるだけ多くの方の意見を取り入れましょう。
人事評価の主な手法
先述したように、人事評価は3つの軸をもとに行っていきます。何を評価するのかを決めたら、次は「どのように評価するのか」を決めましょう。参考となる3つの手法をご紹介します。
MBO（目標管理制度）
人事評価の1つ目の手法は「MBO」です。目標管理制度とも呼ばれ、社員が主体的に決めた目標の達成度によって評価する方法です。
目標を設定する際、基本的に上司やマネージャーの介入はありません。目標の方向性についてはあらかじめすり合わせる必要はありますが、目標の内容については社員の自主性を尊重します。
MBOでは、「自分が何をするべきか」を考え目標を設定することで、業務への責任感や会社への積極性が強まります。評価時には自ら決めた目標により評価がなされるため、納得感を持って業務に取り組めるのがポイントです。
360度評価
人事評価の2つ目の手法は「360度評価」です。多面評価や周囲評価と呼ばれることもあり、可能な限り客観的な評価をしたい際に重宝する方法です。
評価を行うのは、上司はもちろんのこと、同僚や部下、他部署の方なども評価に関わります。さまざまな関係性の社員から多角的な人事評価を行えるのがメリット。多数の意見をもとに問題点や改善点の洗い出しも行えます。
ただし、人事評価の知識を持たない社員が評価に携わることへの懸念があります。社内でそうした声があがる場合は、評価結果を処遇に反映しないなどの工夫が必要になるでしょう。
コンピテンシー評価
人事評価の3つ目の手法は「コンピテンシー評価」です。能力評価を行う際に使える手法で、評価者の主観が入りにくいのが特徴。公平な判断を行いやすくなります。
コンピテンシー評価では、高い成績をあげている社員の行動特性をもとに評価項目を作成。評価項目に沿った行動の可不可で人事評価を行います。
実際に会社に貢献している社員をモデルにするため、人事育成の面でも有用な手法です。数値による業績評価で見落としがちな目標達成のためのプロセスにも目を向け、評価を行えます。
人事評価制度をつくる5つのポイント
公平かつ客観的な人事評価制度を作るのは非常に難しいもの。企業と社員が同意し、納得感を持って業務に取り組める内容にしなければなりません。実際に人事評価制度を決める際には以下の5つのポイントをクリアしているかどうかをチェックしてみてください。
ポイント1．評価目的を設定する
人事評価制度を作成する1つ目のポイントは、評価目的を設定することです。先述しているように、人事評価制度の目的は複数考えられます。一般的には適切な待遇を決定するために人事評価制度が用いられていますが、なかには裏目的としてほかの目的を設定している場合もあるでしょう。
評価の目的は透明であるべきです。なぜなら、目的によって人事評価で何が重視されるかも異なるためです。何を目的にした人事評価制度なのかをきちんと説明することで、評価結果に対する社員の不満が生まれにくくなります。
ポイント2．業種・職種に合った評価項目をつくる
人事評価制度を作成する2つ目のポイントは、業種や職種に合った評価項目を作ることです。
部署や職種ごとに、営業の仕方や取り扱う金額の規模は異なります。それに応じて、目標達成の難易度も上下するため、当然、評価項目は合わせて作る必要があります。
人事評価制度を管理・運営する側にとっては非常に大変ですが、仕組み上の不備がないようにする点では大切なポイントです。
ポイント3．評価基準を明確に示す
人事評価制度を作成する3つ目のポイントは、全社に対して評価基準を明確に示すことです。評価基準の伝え方が曖昧だと、社員はどのように目標を設定すればよいのかがわからなくなってしまいます。適切な行動の判断も難しく、モチベーション低下にも繋がりかねません。
成果に対する正当な評価がされない会社だと認識されると、信頼を失う可能性も考えられます。評価者の間だけで周知されていればいいとするのではなく、必ず全社に共有するようにしましょう。
ポイント4．絶対評価を採用する
人事評価制度を作成する4つ目のポイントは、絶対評価を採用することです。
絶対評価とは、社員が設定した目標に対する達成度合いで処遇を決定する評価方法のこと。他人と比較をして評価をする「相対評価」と比べ、絶対評価は評価基準が明確なため評価者の主観が入りにくく、客観的に評価できます。対象者にとっても納得感を得られやすいのが絶対評価です。
ポイント5．行動やプロセスも評価できるようにする
人事評価制度を作成する5つ目のポイントは、行動やプロセスも評価できるような仕組みを整えることです。
数字に現れる成果で評価を行うことは、評価者にとっても対象者にとってもわかりやすい反面、モチベーションの低下に繋がりやすいというデメリットがあります。そのため、プロセスを評価する仕組みも整えておくとよいでしょう。
一般的に導入されている仕組みには、プロセスシートの利用があります。ただ漠然とプロセスを書き込むだけでは抽象的なので、別途プロセス評価の運用ルールを設けておく必要はあるでしょう。評価前にはプロセスの手引書なるものを作成しておくのも重要です。
人事評価シートでのコメントの書き方
人事評価シートは、単に評価結果だけを書き込むものではありません。対象者にとって学びがあるようにすることで、今後のスキルアップや業績アップにも繋がります。2つのポイントに注意してコメントを書くよう心掛けましょう。
ポイント1．能力・業績・情意を軸にコメントを書く
人事評価シートへのコメントでは、能力や業績、情意を軸にしてメッセージを伝えることが大切です。
特に能力は定性的な要素が多くなるため、業績に紐付けてコメントを入れるとよいでしょう。客観的な意見に偏ってしまわないよう注意してみてください。
業績の場合は、定量的なデータをもとに、目標に対する達成度を評価しましょう。達成するための行動でよかった点と絡めることで、評価に具体性を持たせることができます。
情意を軸にする場合は、業務に対する自主的な行動の有無や責任感などを評価するのがおすすめです。対象者の上司や同僚、部下など多方面からの意見を参考に、協調性や信頼性についてもコメントを入れるとよいでしょう。
ポイント2．改善や成長に向けた具体的なコメントを書く
人事評価シートへのコメントには、改善や成長に繋がる具体的な内容を書くことも忘れないようにしましょう。「素晴らしかった」「少し改善すべき」などの抽象的なコメントでは、社員が成長や成果に繋げにくくなってしまいます。
根拠を示せるように具体的な数値を用いたコメントや、次に繋がるような提案をプラスするよう心掛けましょう。その際はマイナスの面だけでなく、プラスの面についても言及することが重要。社員のモチベーション低下も防げます。
人事評価制度を運用するときの3つの注意点
所属する人数や業務内容、企業の成長フェーズにあわせて人事評価制度の内容は変化していくものです。流動性のある制度を運営するうえでは、100％完璧な人事評価は非常に困難なもの。
そのことを念頭に置きつつ、制度内容にかかわらず気を付けたい3つの注意点を改めて確認しておきましょう。
注意点1．評価基準にとらわれすぎない
人事評価制度運用時の1つ目の注意点は、評価基準にとらわれすぎないことです。公平な判断を行うには明確な判断基準が必要ですが、評価基準を絶対的なものだと信用しすぎると「人事評価のエラー」が起こりやすくなります。
特に考えられるのは、7段階の人事評価エラーのうち、ハロー効果と厳格化傾向です。ハロー効果は、評価対象の突出した実績がほかの評価要因にも作用してしまう状態を指します。厳格化傾向は、全体的な評価を厳しくしてしまう特徴があります。
これらの評価エラーを低減するには、評価基準に対して柔軟な思考を持つことです。運用側の評価のクセを正しく把握し、評価者のことをよく知るための取り組みも効果的です。
注意点2．定期的に評価基準の見直しをする
人事評価制度運用時の12つ目の注意点は、定期的な評価基準の見直しです。
評価基準は企業の成長にあわせて変化していくものです。現場とズレが生じている評価基準では、社員は自分がどのように評価されているかがわからず、業務へのモチベーションも上がりません。
社員が増えたタイミングや、企業の期が変わったタイミングで必ず見直す時間を設けましょう。
注意点3．低評価者のフォローをする
人事評価制度運用時の13つ目の注意点は、低評価者のためのフォローアップを行うことです。
成果主義が徹底している企業では、成果をあげられなかった社員には低評価の判断が下されます。企業の規模にによっては評価内容が年収に大きく響くため、モチベーションに悪い影響がある可能性も考えられます。
そのような場合に備えて、一定の救済措置によるフォローアップを別の制度として設けておくことを検討してみてください。フォローアップ制度を取り入れない場合は、情意評価の部分でフォローするのもよいでしょう。
人事評価制度を適切に運用し、従業員エンゲージメントを高めよう
社員のモチベーションに大きな影響を与え、その影響が会社全体の成長に直結しうるのが人事評価制度です。多面的に評価できる制度をつくるのは非常に大変ですが、定期的な見直しを行いながらアップデートしていけば、自社に適切な運用方法が見つかるはずです。
報酬を決めるだけでなく、社員の成長を促す機会として捉えることで、エンゲージメントを高めることができるでしょう。
本記事で紹介したように、人事評価制度を運用している「目的」や「評価基準」は、社員がいつでも確認できるようにオープンにしておくとよいでしょう。
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