業務の引き継ぎや新人教育、問い合わせ対応など、組織運営のさまざまな場面で役立つ「マニュアル」と「手順書」。一見似たような文書に思えるかもしれませんが、実は目的や範囲、記載内容に明確な違いがあります。本記事では、マニュアルと手順書をどう区別すればよいのか、各文書が果たす役割や作成時のポイントを実例を交えて徹底解説します。業務文書として効果的に使いこなし、業務効率と品質向上を目指したい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
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マニュアルと手順書の3つの明確な違い
マニュアルと手順書は、いずれも業務を円滑に進めるための文書ですが、目的・範囲・内容の観点で異なります。業務文書としての位置づけを箇条書きで示すと、以下のとおりです。
目的の違い
- マニュアル:業務全体の概要や基本ルールを示し、担当者が業務を理解しやすくするため
- 手順書:特定の作業・業務を、ステップごとに具体的に説明してミスや混乱を防ぐため
範囲の違い
- マニュアル:広範囲の情報や複数業務を俯瞰的にカバー
- 手順書:1つのタスクや作業にフォーカスし、必要最小限の情報のみ
内容の違い
- マニュアル:応用・例外も含めた網羅的な記載
- 手順書:操作手順や流れを細分化し、誰がやっても同じ結果になるよう具体的に明記
誰のための文書なのか?
- マニュアルの目的・業務全体のルールやポリシーを理解してもらう文書
・新人や異動者が業務フローを把握したり、問題発生時に参照する
・企業文化や基本方針、使用するシステムの概要など
- 手順書の目的・具体的な作業方法を詳細に示す文書
・「どのボタンを押すか」「どの書類を使うか」といった実務レベルのガイド
・例:ソフトウェアの操作手順、帳票の記入方法
両者を比較すると、マニュアルはより多くの人(関係部署や新入社員など)を対象とし、全体像や考え方を共有する文書。一方、手順書は実際に作業を行う人が対象となり、「手を動かすときに参考にする」具体的ガイドとしての役割が強いのが特徴です。
網羅性vs具体性
- マニュアルの網羅性
・業務領域や関連部署、注意点を包括的にカバー
・例:営業マニュアルであれば「商品知識」「クレーム対応」「アフターフォロー」などを広範囲に扱う
- 手順書の具体性
・作業ステップや操作手順を細かく書き込み、同じ結果が得られるようにする
・例:システムのバージョンアップ手順書で「バックアップ」「更新ファイル設置」「動作テスト」の順番を詳細に記載
マニュアルが「全体的な方針やルールを知るための辞書」なら、手順書は「実際の動かし方を確認するレシピ本」に近いイメージです。
全体像vs個別タスク
- マニュアルの全体像
・業務全体の流れ、組織構造、関連部署とのやり取りなどを俯瞰
・例:売上管理マニュアルであれば、受注→請求→入金管理の一連プロセスを記載
- 手順書の個別タスク
・特定の作業(請求書の発行、顧客情報の入力など)だけをフォーカス
・「どのファイルを開くか」「どの画面で何を入力するか」レベルまで落とし込む
マニュアルは業務の全体像、手順書は個々の作業を具体的にフォローする文書といえます。両方を適切に使い分けることで、新人や他部署が業務全体を把握しながら実務を進められるようになります。
マニュアル作成のステップ
マニュアルは組織の基盤となるルールや全体フローを示すため、作成時には計画的なステップが重要です。以下のように進めると効率的です。
- 目的と読者を明確化
- 情報収集と整理
- 構成設計
- ドラフト作成とレビュー
- 完成・公開・定期更新
誰に何を伝えるか
- 読者の想定レベル
・新卒や未経験者向けなのか、ある程度経験がある人向けなのかで記述の深さが変わる
- 目的
・制度や規定を周知させるのか、業務フロー全体を共有するのか、クレーム対応マニュアルなど特定テーマに絞るのか
- 範囲設定
・全社的な業務を一括で扱うか、特定の業務だけに焦点を絞るか
これらをはっきりさせることで、どんな人が何に困っていて、どんな形のマニュアルが必要なのかを明確化できます。
何を含めるべきか
- 基礎知識・用語解説
・初めて見る人向けに専門用語を注釈する
- 業務フロー図や一覧表
・テキストだけでなくビジュアルでプロセスを示す
- よくある質問(FAQ)
・疑問が生じやすいポイントをピックアップ
- 関連書類・システムの概要
・必要となるツールや帳票を示し、問い合わせ先を明記
読者が「どこに何が書かれているか」を見つけやすい構成にすることで、利便性が高まり、実際に使われるマニュアルになります。
読みやすさを重視した構造化
- 章・節の見出し設計
・大項目→中項目→小項目の階層にし、目次と連動
- インデックスや検索機能
・索引や検索機能を設ける
- 段落ごとに見出しや太字を使用
・ポイントを絞って示す
こうした工夫で、ボリュームが多いマニュアルでも読者が欲しい情報をスムーズに探せます。
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手順書作成のポイント
手順書は特定の作業や操作を正確かつ簡潔に示す文書です。マニュアルが広範で包括的なのに対して、手順書は「この作業をこうすればいい」という具体的な要領で作成します。以下のポイントを押さえると効果的です。
- 作業の正確な分解と順序づけ
- 簡潔明瞭な表現で具体的に指示する
- 視覚資料を効果的に活用する
作業の正確な分解と順序づけ
- タスクの分割
・大きな作業をステップごとに分け、1ステップ1アクションで説明
- 順序の明確化
・必ず守るべき順序がある場合は番号や矢印を使用
- 例外処理の記載
・正常系だけでなく、異常系のフローも書く
- チェックリストの設置
・作業ごとにチェックボックスを設け、完了可視化を促す
簡潔明瞭な表現で具体的に指示する
- 操作の指示
・「○○のメニューから△△をクリック」「××ファイルをコピー」など動作を先頭にする
- 短い文で区切る
・1ステップ1文を基本とし、読み手が混乱しにくいように
- 例外や注意事項の強調
・太字や色分けで見落としを防ぐ
視覚資料を効果的に活用する
- 写真・スクリーンショット
・作業現場やソフト画面を撮影し、文章だけでは伝わりにくい部分を補足
- イラスト・図解
・配線や組み立て手順などはイラストのほうが理解しやすい
- フォーマット統一
・同じレイアウトやサイズに揃えて配置すれば、読者がすぐに慣れる
伝わりやすいマニュアル・手順書の作成テクニック
マニュアルと手順書はいずれも「読み手に正しく行動してもらう」ことが目的です。以下のテクニックは、両者に共通して活用できるポイントなので、より伝わりやすい文書を目指す際に取り入れてみましょう。
- 読者の知識レベルに合わせた表現
- 画像・図解・フローチャートの効果的な使い方
- チェックリストとポイント強調で理解度アップ
- マニュアルと手順書の使い分けポイント
- 継続的な改善と更新の重要性
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読者の知識レベルに合わせた表現とは?
- 専門用語や業界用語の扱い
・初心者向け文書では注釈を入れ、あいまいさを減らす
- 段階的な説明
・初歩→応用→詳細という流れで理解を促す
- 別紙や用語集
・分離した用語集で補足、初見者への負担を軽減
- 具体例や類似ケース
・実践的な例示でイメージが湧きやすくなる
画像・図解・フローチャートの効果的な使い方
- 目的別ビジュアル選択
・システム操作:スクリーンショット
・業務フロー:フローチャート
- 配置のコツ
・テキストで解説したすぐ近くに画像を挿入
- 図表の注釈
・矢印や番号に対応する説明を合わせて載せる
チェックリストとポイント強調で理解度アップ
- チェックリストの作成
・1項目ずつ完了を確認でき、ミスを減らす
- 重要事項の強調
・太字や色分け、枠線などで見落としを防ぐ
- 文書構成に明確な見出し
・「必ず守るべきルール」などを明示する
マニュアルと手順書の使い分けポイント
- 戦略的に併用
・マニュアルで業務全体のフローを提示し、手順書で各作業の詳細をフォロー
- 文書体系の構築
・社内ポータルや文書管理システムで相互リンク化
- 更新のタイミング
・マニュアルは大きな変更、手順書は作業変更ごとに更新
継続的な改善と更新の重要性
- 定期的な見直し
・年1回、半期ごとなどの更新チェックをルール化
- フィードバックの仕組み
・現場担当や新人から意見をもらい、即座に改善
- バージョン管理
・過去との比較や変更点の把握を容易に
まとめ
マニュアルと手順書は、目的・範囲・内容の面で異なる役割を持つ文書です。マニュアルは業務全体の方針やルールを示し、手順書は個別タスクを具体的に案内します。どちらも「読み手に正しく行動してもらう」ためには、読者の知識レベルや現場のニーズを踏まえた構成・表現が欠かせません。視覚資料やチェックリストなどを適切に組み込むことで、業務効率と品質を大きく向上させることができます。
また、Tayori のFAQ機能を活用すると、マニュアルや手順書を社内にスムーズに作成・展開できます。フォーム機能を合わせて使うことで社内外からの問い合わせ対応も効率化できます。組織全体の業務標準化やノウハウ継承を進めたい方は、ぜひTayoriの活用も検討してみてください。
よくある質問
Q:業務手順書とマニュアルの違いは何ですか?
A:
業務手順書は、特定の作業や操作の手順を詳細に示す文書で、担当者が実際に行動するときの指示書に近い位置づけです。一方、マニュアルは業務全体の方針やルール、複数プロセスの概要を網羅的にまとめた文書で、幅広い情報を提供する点が違います。
Q:ガイドラインとマニュアルと手順書の違いは何ですか?
A:
- ガイドライン:組織や業界が守るべき基準や推奨事項をまとめた文書(例:デザインガイドライン、法令遵守ガイドラインなど)
- マニュアル:業務全体のルールやプロセスを俯瞰し、行動の指針となる文書
- 手順書:特定の作業をどう行うかをステップごとに具体的に示す文書
それぞれ目的や詳細度が異なるため、用途に合わせて使い分けます。
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