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社内SNSとは?5つの導入失敗事例からわかる対策方法とルール・ガイドライン例を紹介

社内SNSを使う社員

日々業務の内容が刷新されたり、社内で共有する事項が多かったりする場合に便利な「社内SNS」。チャット形式で素早く連絡を取り合えるため、さまざまな企業が導入しています。

ただ、社内SNSを導入した後、使われないままになっている企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、社内SNSを成功させるため、導入失敗事例からわかる対策をご紹介。あわせてルール・ガイドラインの例も取り上げているので、社内SNSの導入を検討している方は参考にしてみてください。

社内SNSを導入する目的とは?

コロナ禍の中、リモートワークが主流となり、オンラインでのコミュニケーションが余儀なくされた企業も多いのではないでしょうか。

オンラインでのコミュニケーションはこれまでメールが主流でしたが、より気軽にコミュニケーションを取れるようにするため社内SNSが注目されています。

社内SNSを導入する目的は、コミュニケーションの活性化素早い情報共有などがあげられます。

社内SNSはメールや対面に比べて部署を横断したコミュニケーションを取りやすく、社員同士の繋がりを円滑にできるのが特徴。直接話す機会が少ない場合でも、社内SNSで連絡を取ることができれば業務をスムーズに進められるため、コミュニケーションの活性化を目的に導入している企業は多く存在します。

メールを立ち上げる必要がないので、報告・連絡・相談などの情報共有を素早く行う目的でも社内SNSは採用されています。

社内SNSを導入するメリット

「社内SNSを導入しただけでコミュニケーションが活発化されるのだろうか」「これまで通り必要な業務連絡はメールでいいのでは」など、社内SNSの導入に後ろ向きな人もいるでしょう。

社内SNSを導入することで、コミュニケーションのとり方はどのように変わるのでしょうか。次に、社内SNSを導入するメリットについて紹介します。

メリット1.部署を横断した社内のコミュニケーションの活性化ができる

社内SNSを共育する1つ目のメリットは、部署を横断した社内のコミュニケーションの活性化ができることです。

メールに比べ、SNSを使ったコミュニケーションには定型文などがなく、気軽に連絡を取りやすいメリットがあります。多くの社内SNSツールはチャット形式を採用しているため、連絡をもらった側も返信が非常に簡単。スタンプ一つでリアクションが取れることも。そtのため、メールのように返信までに時間がかかりすぎません。

まだ顔を合わせたことのない社員でも、社内SNSを通してやりとりが生まれれば、その後の仕事の相談ややりとりなどがスムーズにいくメリットも。結果として、社内のコミュニケーションを活発化しやすい環境を作れます。

メリット2.勤務場所に限定されずコミュニケーションが取れる

社内SNSを共育する2つ目のメリットは、勤務場所に限定されずコミュニケーションが取れることです。

近年では出社回数を少なくし、リモートワークを導入している企業が増えてきています。勤務場所は社内や自宅、またはワークスペースなど、社員によってさまざまです。社内SNSの多くはPC・スマホから利用でき、簡単にメッセージを作成できるため、場所に制約が生まれません。

なかには音声通話やビデオ通話機能を備えているツールもあり、勤務場所が違っていてもスムーズにコミュニケーションが取れます。

メリット3.効率的な情報共有ができる

社内SNSを共育する3つ目のメリットは、効率的な情報共有ができることです。

形式的な文面を作る必要があるメールに比べ、社内SNSはそこまで形式を気にしなくてもよいので、伝えたい情報をより素早く共有できます。

社内にいる全員が閲覧できるページや部署ごとのページなどを作成しておけば、情報を伝える宛先を自分で設定せず、伝達したい方にだけ伝えられてより効率的です。

社内SNSが盛り上がらない、失敗する原因と対策方法

社内SNSが失敗する原因

社内SNSを導入したものの、なかなか社員が積極的に利用してくれないというのは、多くの企業の悩みです。社内SNSの活用を成功させるには、導入初期の対策が大切。社内SNSが盛り上がらない、失敗する原因と対処方法を5つご紹介します。

失敗例1.社内SNSツールの使い方がわからない

社内SNS導入後の失敗例1つ目は、社内SNSツールの使い方がわからないことです。

なかには豊富な機能を備えており、使い方が難しいツールもあります。社内SNSは社員が自主的に活用してこそ真価を発揮するものなので、なるべくUIが簡単なツールを選びましょう。合わせて、導入後は社内へ使用方法を共有する機会を設けるのがおすすめです。

基本的な使い方に加え、どのようなシーンで使ってほしいのかや、情報の共有先など、社員が迷わず使えるように簡易的なルールを設けるとよいでしょう。

失敗例2.特定の人しか使っていない状態

社内SNS導入後の失敗例2つ目は、特定の社員しか使っていない状態です。

社内SNSを盛り上げるには、全社員の積極的な活用が必須です。特定の社員しか使っていない場合は、ほかの社員が使いにくい原因がどこかにあるはずです。

チームごとに情報共有ができるよう設定を行ったり、社内全体への連絡を社内SNSに切り替えたりと、全員が使用する機会を作りましょう。1回自ら発信を行えば使用するハードルは一気に低くなるはずです。

失敗例3.何を発言していいのかわからない・悩む

社内SNS導入後の失敗例3つ目は、何を発言していいのかわからない・悩むことです。

社員が投稿内容に困ってしまうのは、導入後の利用を社員に丸投げした場合に起こりやすい失敗です。例えば、事業へのポジティブな反応を共有したり、新しく入社する方のお知らせを行ったりと、まずは中心になって発言する社員を何名か決め、積極的に投稿を行ってもらいましょう

誰かが発言したことに対してリアクションを取ることも大切です。社員は自分の発言が受け入れられていると感じることで発言する内容に迷いにくくなり、社内SNSの積極的な利用に繋がります。

失敗例4.勤務時間外や休日の連絡に疲弊してしまう

社内SNS導入後の失敗例4つ目は、勤務時間外や休日の連絡に疲弊してしまうことです。

気軽に連絡を取れるのは社内SNSのメリットであり、場合によってはデメリットでもあります。勤務時間外や休日の連絡により社員が疲弊してしまうのを防ぐには、利用時間のルールが必要です。

すでに退勤している社員に対しては連絡を送らない、休日は社内SNSを動かさないなど、社員が連絡を気にして精神的に休めない状況を作らないようにルールを周知させましょう。

また、出勤時以外には通知をオフにすることも推奨するのも一案です。

失敗例5.依頼したことが流れてしまう

社内SNS導入後の失敗例5つ目は、依頼したことが流れてしまう場合があることです。

コミュニケーションを取りやすいからこそ、重要な連絡が流れてしまうトラブルが発生しやすいのは社内SNSのデメリット。大事な依頼は社内SNSでの共有に加え、進捗管理ができるツールを併用するのがおすすめです。

例えば、社内コミュニケーションツールとしても使える「Tayori」では、問い合わせフォームを使って依頼をすることでタスク管理・確認ができると同時に、Slackなどの社内SNSツールと連携して利用可能。Tayoriで作業を行うと通知されるうえに、Tayori内でステータスが一元管理ができます。

通常のコミュニケーションは社内SNSを使い、重要な依頼は「Tayori」を使うなど、タスクの抜け漏れをなくすために、ほかのツールとの併用を検討してみてください。

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社内SNSのルール・ガイドライン例

社内SNSでは以下のようなルール・ガイドラインが考えられます。利用する社員の規模によって必要なルールもあれば、あまり細かく決めなくても問題ないケースも。導入前のルールを決める際の参考にしてみてください。

  • 利用時間を決める
  • アカウント名の表記ルールを決める
  • 所属部署を明記する
  • トークルーム開設の権限を一部の社員のみにする
  • メッセージにはリアクションを付ける
  • 基本的な連絡は社内SNSを利用する
  • 導入の目的を社内に周知する
  • 仕事依頼はタスク管理ツールと連携させる
  • DMの利用は禁止

社内SNSの成功は心理的安全性が高く活用できることがポイント

社内SNSの導入を成功させるには、社員ひとりひとりが発信しやすい環境作りが大切です。特に、メッセージに対して何らかのリアクションがあれば、社内SNSを使うことに対する心理的安全性が高くなるため、より多くの社員が積極的に活用するきっかけになります。

使いやすい状況を作るため、社員の気持ちを考えながらルールやガイドラインを決め、社内SNSを成功に導きましょう。

また、本記事で紹介したクラウド情報整理ツール「Tayori」は、部署や担当者を指定してタスク依頼をし、ステータスの管理まで行えます。

Tayoriの管理画面

無料からでも利用できるので、「社内SNSで依頼が流れてしまうことに困っている」という方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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