メールのCC・BCCとは？利用シーンや知っておきたい注意点を解説
メール業務を行う際に利用する、TO・CC・BCCの宛先。それぞれの違いや特徴をしっかりと把握できているでしょうか。メールの送受信をスムーズに行い、かつトラブルを少なくするには、仕組みや利用シーンを理解しておくことが大切です。
本記事では、TO・CC・BCCの詳細から知っておきたい注意点まで解説。メール業務を行う際の参考にしてください。
メールの宛先【1】TO
「TO」には「宛先」という意味があり、メインの送り先を指しています。返事をもらいたい相手や、作業を依頼する相手などメールのやりとりを行う人のアドレスを設定するのが基本的な使い方です。
CCやBCCと異なり、TOに入力するアドレスはひとつであることが一般的。複数のアドレスをTOに設定する場合は、メール本文でそれぞれに対してメッセージを作成し、それぞれにどんな作業をいつまでにお願いしたいのかなどを明記します。
メールの宛先【2】CC
メールの内容を共有したいときに使われるCC。1対1のやりとりでは使用されることはありませんが、ひとつのプロジェクトに多くの人が関わっている場合、情報や進捗の共有手段としてCCは非常に便利です。
CCの仕組み
「CC」は、「Carbon Copy」の略で、日本語では「複写」と訳されます。TOで設定したアドレスに送った内容を、CCに入力した相手にも共有できます。
CCに入っているアドレスは、TOとCCに設定されている全員が閲覧できます。
CCを使用するシーン
CCは、関係者全員に情報を共有したい場合や、上司に仕事の進捗を共有しておきたい場合などに使用されます。メールをわざわざ転送する必要がなく、CCに入れられた人は各自のメールボックスで過去から現在までのやりとりを確認することが可能です。
CCでメールするときの注意点
CCでメールを送るときに注意したい点は3つです。メールの返信を求めるTOとは違い、CCに設定されている方は基本的に内容を閲覧するだけなので、何かしら対応してほしい場合は、本文内にその旨を記載する必要があります。注意すべきことを把握して、スムーズなメールのやりとりを行いましょう。
1．個人情報の漏洩
CCでメールするときの1つ目の注意点は、個人情報の漏洩です。
CCに入れられたアドレスは、基本的にTO・CCに設定された全員が閲覧できます。全員がそれぞれの連絡先を知っている場合は問題ありませんが、必ずしもそのようなケースばかりではありません。
CCでは知らない相手のアドレスも簡単に入手できてしまいます。仕事をする上で信頼関係にも影響するため、CCに入れても問題ないアドレスなのかどうかを判断してから設定するよう注意しましょう。
2．CCに書いた人の名前は本文に書く
CCでメールするときの2つ目の注意点は、CCに書いた人の名前は本文に書くことです。
自身でCCを設定した場合は、誰が見ているかを意識しながらメールのやりとりができますが、メールを送った相手のなかには、CCを見落としてしまう人もいます。
全員に返信ではなくTOのアドレスのみに返信を選択すると、その間のやりとりが漏れてしまうため注意が必要。CCを設定していることを本文から読み取れるよう、TOに合わせてCCに書いた人の名前も入れておくことで、ちょっとしたミスやトラブルを避けられます。
＜記載例＞
田中様 （CC：佐藤様、山田様）
3．内容を確認してもらえない可能性がある
CCでメールするときの3つ目の注意点は、内容を確認してもらえない可能性があることです。
メールは基本的にTOにアドレスが入っている人同士でやりとりします。CCに設定されている人は自分宛てではないため、内容をしっかりと呼んでいない可能性もあります。
内容をきちんと確認し、把握しておいてほしいときは、本文にその人宛の指示も入れておくのがおすすめです。
メールの宛先【3】BCC
TOやCCがわかりやすい仕組みなのに対し、BCCの仕組みはやや複雑です。CCと間違えて覚えてしまうと大きなトラブルに繋がってしまうので、特徴やTOやCCとの違いはきちんと把握しておきましょう。
BCCの仕組み
「BCC」は「Blind Carbon Copy」の略。CCと同様に本文をコピーした内容が、BCCに入れられている人のアドレスにも送られる仕組みになっています。
ただし、TOやCCとは違い、BCCに設定されている人のアドレスはメールの送信者のみ閲覧可能です。
BCCを使用するシーン
BCCは、CCには入れられないけれど、情報を一度に共有したい相手に送る場合に使用されます。例えば、上司に仕事の進捗を共有する際、相手先に上司のアドレスを知られないようにメールを共有するときに便利です。
仕事以外では、同窓会のお知らせを全員に送りたいけれど、それぞれの連絡先は伏せておきたいようなシーンでも重宝します。
BCCでメールを受け取ったときの対応方法
BCCは、メールの内容によっては受け取った人は送信者に対して返信を行う必要があります。その際に注意したいのが、CCの有無と返信方法です。
通常、BCCで届いたメールに全員に返信を行っても、BCCに設定されているほかの人にメールが届くことはありません。ただし、CCが入っている場合で、BCCで送られてきたメールを全員に返信すると、CCに設定されている人にもメールが届いてしまいます。
CCにも複数のアドレスが入っている場合、返信は差出人のみにするよう注意しましょう。
BCCを利用するときの注意点
BCCは非常に便利な機能である反面、使い方を誤るとさまざまなトラブルに繋がります。もっともやりがちな失敗としてはBCCとCCの設定ミスがあげられます。ほかにも、サーバーへ負荷がかかりすぎたり、IPアドレスがブロックされメール業務に影響がでたりと、デメリットはさまざま。それぞれ何に注意すべきなのかを解説します。
1．設定を間違ったときや、返信した際の個人情報の漏洩
BCCを利用するときの1つ目の注意点は、設定を間違ったときや、返信した際の個人情報の漏洩です。
BCCを利用する際によく注意したいのが、CCと間違えて設定してしまうことです。BCCに入れたつもりがCCにアドレスが設定されていたとなると、さまざまな会社の人のアドレスが漏れてしまい、大きなトラブルに繋がってしまいます。送信を押す前に、BCCの欄にアドレスが入っているかは今一度確認したいところです。
併せてチェックしたいのが、返信した場合の個人情報の漏洩です。BCCとして送られてきたメールにCCも設定されていた場合、全員に返信してしまうと、CCに入っているアドレスの人に対して自身の情報が漏れてしまいます。返信を行う際、CCの有無とその方法は改めて注意しましょう。
2．サーバーへの負荷が大きい
BCCを利用するときの2つ目の注意点は、複数のアドレスを設定した際、サーバーへの負荷が大きいことです。
BCCはその特性上、より多くのアドレスを設定して利用する人が多い傾向にあります。一度に大量のメールを送る分、使用するサーバーの負荷が大きいのはデメリット。遅延や渋滞が起こってしまい、場合によってはメールを送ってから送信完了までに必要以上の時間がかかることもあります。
自社のサーバーを利用している全社員に影響が出る可能性があるのも注意点。BCCでメールを送る際、一度に設定するアドレスの上限を決めたり、時間帯に配慮したりするなど、使用時のルールを設けてみるのもおすすめです。
3．IPアドレスがブロックされる可能性がある
BCCを利用するときの3つ目の注意点は、IPアドレスがブロックされる可能性があることです。
サーバーにはそれぞれIPアドレスという、いわゆるインターネット上の住所のようなものが割り当てられています。通常のメールのやりとりは同時に発生したとしても数件なので問題ありませんが、BCCを利用して数十件のメールを一度に送信する場合、受信側で迷惑メールと判断され、受信をブロックされる可能性があります。
それを繰り返していると、プロバイダやキャリア側で迷惑メールのブラックリストとして認識され、BCC以外の連絡も届かなくなるリスクも考えられます。メール業務が滞ることも考えられるため、BCCを無闇に使用するのは控えましょう。
4．メールの効果測定が難しい
BCCを利用するときの4つ目の注意点は、メールの効果測定が難しいことです。
自社のメルマガ配信をメーラーによるBCCで行ってしまうと、開封率やクリック率、配信エラーなどの数値データを見ることが難しくなります。せっかく内容や件名などを工夫しても、効果にどう反映されているかがわからないため、メルマガ改善に繋げられないため注意が必要です。
5．特定電子メール法のオプトアウト表示記載義務への注意
BCCを利用するときの5つ目の注意点は、特定電子メール法のオプトアウト表示記載義務に対する対応を行うことです。
BCCを利用した一斉送信を行う際、その内容が広告・宣伝である場合「特定電子メール法」の適用対象となります。「特定電子メール法」のガイドラインでは、「オプトアウト」として、受信者がメルマガ配信をする意思表示をするための仕組みを、メールの本文内に記載する必要があると書かれています。
「配信希望の方はこちらから配信停止の設定を行ってください」という一文は見たことがある人は多いでしょう。この文章が挿入されていないと法律に違反してしまいます。改めてBCCを利用する際には、オプトアウト表示記載義務に対応する必要があるかどうかを見直してみてください。
メールの理解にはCCとBCCを理解しておくことが重要
CCやBCCは便利な一方で、誤った使い方をした際のリスクがあることを理解し、特徴を理解しておくことが大切です。
お問い合わせの対応やカスタマーサポート、お客様対応の際に社内共有のためCCやBCCを利用している場合も多いのではないでしょうか。外部との問い合わせを共有したい場合は、問い合わせ管理ツールを利用することもおすすめです。
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お問い合わせごとに担当者を設定できるほか、複数人での管理、ステータスの設定も可能なので、CCに上司を設定する手間なく情報を簡単に共有。社内だけで閲覧できるコメント機能も備えており、エスカレーションもスムーズです。
直感的に操作できるUIのため、操作や設定ミスが起こりにくく、誰でも気軽に使えることもポイントです。
チームで問い合わせ管理をするなら、無料からでも使える問い合わせ管理ツール「Tayori」を試してみてはいかがでしょうか。
