【無料から使える】ツールを活用した広報業務の効率化とは？
「広報」と聞くと「華やかな仕事」というイメージを持つ方も多いですが、業務内容は意外にコツコツ行う作業や事務業務も多い職種です。
本記事では、無料から使えるフォーム・FAQ（Q&A）ページ・アンケートを提供する「Tayori」を活用して、広報業務の無駄を減らし、手軽に業務効率UPできる方法を具体的にご紹介します。
広報とは？主な仕事内容
「広報」とは、企業の情報を社内・社外へ情報発信することで、認知度の拡大やブランディングを促進し、自社と社会、またメディアとのコミュニケーション全般を担う仕事です。
業務を大きく分けると、社外（メディア関係者、顧客、取引先など）に向けての情報発信を主とする「社外広報」と、社内（社員、社員の関係者など）に向けて情報を発信する「社内広報」の二つに分類されます
広報の仕事（例）
【社外広報】
プレスリリース配信
取材対応・メディアとのやりとり全般
SNS・ブログ配信
イベントや製品発表会の企画・運営
危機管理対応
IR
【社内広報】
社内報やブログの企画・運営
社内へのメディア掲載情報の報告
広報ネタ収集
広報業務の課題と効率化を進める方法
前述したように広報の仕事は多岐に渡り、更には、プレスリリース配信前後やイベント前後などには業務が集中することもあり、常に多忙な部署と言えるでしょう。
また、下記のような課題を抱えていることも多く、業務効率化のニーズは高いのではないでしょうか。
広報業務の課題（例）
- 集計を手作業で行うなど時間がかかる作業やアナログな作業も多い
- 電話対応も多く、業務に時間と人手が必要
- 業務が属人化しやすい
- 臨機応変な対応が必要なので、マニュアルが作りにくい
まずは小さな一歩から 広報業務をデジタル化し効率化をすすめよう
業務効率化を進める方法の一つとして、業務のデジタル化があります。
業務をデジタル化することのメリットとしては、業務の効率化だけではなく、人手不足の解消、情報共有や情報の蓄積が簡単にできるようになることなどがあげられています。
しかしながら、業務を完全にデジタル化することは、コストの問題や導入までの時間がかかる点、コミュニケーションの観点などからも、実現が難しい場合や会社全体での検討が必要な場合もあり、なかなかデジタル化が進まないことも多いのではないでしょうか。
そのため、まずは低コストなWEBツールを導入することで、すぐに効率化できそうな業務だけでもデジタル化を進め、日々の業務の小さな無駄を省いていくことが、業務のデジタル化の最初の一歩として大切であると考えられます。
そこで、広報業務において、無料から使えるツールを導入することでどのように業務効率化ができるのかを、実際のサンプルを用いながら具体的にご紹介していきたいと思います。
プレスリリース用にお問い合わせフォームを作成、お問い合わせ対応を管理
プレスリリースには、メディア向けにメールアドレスや電話番号などのお問い合わせ先を記載するのが一般的です。
しかし、お問い合わせがあったのに、コミュニケーション不足やお問い合わせが集中してしまうことが原因で、対応が遅くなったり対応漏れが発生し、せっかくの掲載の機会を失うことも考えられます。
メッセージ管理も簡単！フォームの便利な機能
Tayoriのフォーム機能を使い、メディア向けの連絡先として、プレスリリースごとにお問い合わせフォームを作成しましょう。フォーム作成画面から出力したURLをプレスリリースに記載するだけで準備完了です。
WEBデザインやコードを書くなどの専門知識は一切必要なく、項目のカスタマイズや、イメージに合わせたデザイン変更を誰でも簡単に行えます。
カラー変更でボタンの色を変更すると、お問い合わせ送信時に出現する紙飛行機のアクションがボタンの色に変更されるなど、印象的なお問い合わせフォームが作成できます。
※紙飛行機のアクションをご覧になりたい方は下記フォームからお試しください
https://tayori.com/f/paper-airplane
フォームから受信したお問い合わせ内容は、受信箱で一元管理しましょう。
お問い合わせの対応状況や担当者の割り振りも簡単にできるので、対応遅れや対応漏れの削減に効果的です。また、フォームをプレスリリースごと分けることで、それぞれのお問い合わせ数なども確認でき、プレスリリースに対する反響の目安にもなります。
また、プロフェッショナルプラン（￥ 7,400 /月、10ユーザーでご利用可能）では、通常はランダムな英数文字列で出力されるフォームのURLを、短縮してご希望のURLに変更することが可能です。
URLを変更することで、どの案件で利用しているフォームなのかも分かりやすくなるため、プレスリリースを更に効率的に管理できます。
参考【機能アップデート】フォーム、FAQ、アンケートで発行したURLの自由設定、短縮化が可能に
各種申し込みフォームを作成、作業の無駄を省く
プレゼントパブリシティ対応や製品の貸し出しなども、広報の大切な仕事です。
必要情報の聞き漏れや記載間違いなどで、何度もやり取りが必要になった経験もお持ちではないでしょうか？もっとスムーズに作業を行える方法を取り入れてみましょう。
フォーム機能で日々の業務の効率化を実現しよう
Tayoriのフォーム機能を使えば、各種申し込みフォームも簡単に作成できます。
項目内に製品一覧を設置したり製品の画像を挿入すれば、提供できるのがどんな製品なのかが一目で分かるので、依頼するメディア側の手間も減らせます。
また、回答必須の項目を作成すれば、住所や連絡先などの必要情報の記載漏れも防げます。
申し込みフォームのサンプル：https://tayori.com/f/sample-kashidashi
申込みフォームから届いたお申し込みは、受信箱で管理します。メモ機能を使えば、担当者同士の情報共有もできるので、社内コミュニケーションもスムーズに行えます。
参考記事：Tayori活用事例インタビュー 企画・クライアントワーク編
イベント事後アンケートで改善や工夫のヒントに
広報では、メディア向けの発表会や決算発表会など大小さまざまなイベントの企画・運営を行う機会が多くあります。参加者の声を気軽に収集し、イベントのアップデートに活用してみましょう。
申し込みからフィードバックまでをTayoriを使って実施しよう
Tayoriのフォーム機能を使ってイベント参加申し込みフォームを作れば、参加受付に伴う作業を効率的に行えます。
参加申し込みした人にだけ伝えたい情報は、自動返信メールを編集（有料プランでご利用可能）し記載することで、申し込みした方に自動でメッセージを送付可能です。
また、受信箱のデータをCSVに出力すれば、イベント参加者の名簿も簡単に準備できます。
イベントの後は、スマートフォンからの回答も可能なアンケートを送付し、参加者の意見を収集しましょう。
アンケートのURLをQRコードにして、イベント中に出席者にお知らせするなど、参加者へのお知らせ方法を工夫をすることによって回答率の向上も期待できます。
※QRコードの作成は、外部ツールをご活用ください。
参考記事：初心者からプロまで！アンケート作成で必ずおさえたい7つのコツ
分かりやすい「よくある質問」を作成、情報を共有しよう
メディアから取材や質問を受ける時、資料がまとまっておらず回答時に慌ててしまったり、もっと別の情報も案内したら良かったと後から思い返すことなどありませんか？
情報のまとめにツールを活用 FAQ機能が簡単便利
TayoriのFAQ機能を使い、製品やサービスについての詳細情報やよくある質問を社内外向けに整理して、スムーズに回答できるように事前に準備しましょう。
外部向けに作成しておけば、プレスリリースによくある質問ページのURLを記載したり、メディアへの連絡時にURLを知らせることもできるので便利です。また、IR情報など日々アップデートがある情報も、簡単に編集できます。
参考FAQ：https://tayori.com/q/ir-qa
QA内には、画像や動画も埋め込んでテキストだけでは伝わりにくい情報も、効果的にメディアに伝えましょう。
また、インポート・エクスポート機能を活用してFAQを複製することもできます。※デザインやロゴ、ファイルアップロードのデータは複製されません。
参考記事：FAQページのインポート・エクスポート機能を追加。FAQページ作成が圧倒的に楽に！
FAQ機能を使った SNSでの活用のアイデア
TwitterやInstagramなどのSNSは、認知度獲得のために広報業務に欠かせないものです。ツールを工夫して使うことで、広く情報を伝えていきたいですね。
SNSの情報発信に 簡単に作成・編集できるFAQ
TayoriのFAQ機能を使って、関連するリンクや見て欲しいページのリンクをまとめておいて、簡易なサイトマップやINDEXページを作成しておくと、InstagramやTwitterにも活用できます。
各種情報をひとまとめに整理しておくことで、閲覧する人が迷うことなく、自分が見たいページを探すこともできます。
サンプルFAQ：https://tayori.com/q/blog-sitemap
今まで発表したプレスリリースの一覧ページ、製品・サービスの活用事例をまとめる、各種資料をまとめるなど、アイデア次第で様々な用途でFAQページを作成してみましょう。
広報業務を効率化して目標達成に生かそう
日々の業務を効率化することによって生まれた時間や経験を、企業全体の成長や改善のため活用していきましょう。また、ノウハウや知識を共有し、企業の目標達成を目指しましょう。
Tayoriは、40,000アカウント以上のお客様に導入され、数多くのビジネスを陰で支えています。導入によって業務効率化ができるか、無料のトライアルでぜひ一度体験してみてください。
