社内情報を整理して、業務効率化やコスト削減を目指す方法

2020/07/20How to

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ナレッジやナレッジベースという言葉を耳にしたことはありませんか?ナレッジベースとは、簡単に言うと「業務に関する知識を集めたデータベース」のことです。

多くの方は、ナレッジというと業務に関するノウハウや知識のことイメージするのではないでしょうか。

社内全体の業務の効率化を図るためには、業務に関する情報だけではなく、会社に関する情報全般(例:総務的な情報)も含めて、情報を集約し共有する場所「情報共有ベース」を作ることが大切です。

このブログでは、情報共有ベースがなぜ必要なのか、また業務サポートツール「Tayori」を使った社内情報共有のポイントについて実例を交えて簡単にまとめています。

今後情報共有ベースを作ってみたい、興味がある、とお考えの方にぜひ読んでいただきたいと思います。

 

社内情報共有ベース(ナレッジベース)が必要な理由とは

 

情報共有ベースを作ることについて、以下のような理由から必要性をあまり感じていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

・社内サーバーの共有フォルダに情報を格納しているので自分で探せば問題ない
・こまめにチャットツールで共有している
・コミュニケーションを大事にしているので、分からなければ聞いてもらえればOK
・共有の場を作ることに、コストや人員・時間を割けない

しかし、「情報共有はすでに行っている」場合でも、「〇〇はどこだろう」「××について探せない」など困った経験はみなさんお持ちかと思います。

必要な理由①:情報「探索」、情報「共有」の時間が業務効率化の妨げに

例えば こんな経験ありませんか?

・同じ内容を何回も質問されてしまう
・必要な情報を探すのに時間がかかる
・忙しそうで確認しにくい、誰に聞いていいのかが分からない
・担当者の退職や異動でどこに情報があるのかが分からない
・新しい人が入社した際に、毎回同じことを伝えている                      

情報を探す際や情報を共有する際に発生する「ちょっとした時間」「ちょっとしたイライラ」が日々の業務で積み重なることで、「大きなストレスや業務効率化の妨げ」になる可能性があります。

必要な理由②:コスト削減につながる

情報を探したり情報を再共有する際にどれ位のコストがかかるかを仮で考えてみましょう。以下のように仮定してコストを算出してみました。

  1. 色々な場所(フォルダ、チャットツール、メールなど)から自分で情報を探す・調べる時間(15分)×月に4回=情報を探す・調べるために月に60分必要
  2. 誰かに情報を確認する時間(5分)×情報が見つかるまでのやり取りの回数(3回~5回)=15分~25分、15分~25分×月に4回=誰かに確認して情報に辿り着くために月に60分~100分必要

1+2から一人当たり2時間~3時間くらいの時間が、情報を探したり再共有する際にひと月でかかる時間となります。

これを、10人の社員が行うとなると、月に約20~30時間、時給2400円に換算するとコストが、¥48000~¥72000かかることになります。
(※当社一部社員の例)

実際にはもっと時間をかけていたり、こんなにかからないという方もいると思いますが、情報を探す時間にもコストはかかっているという事実は考慮しなくてはなりません。

情報共有ベースを作り「まずは情報共有ベースを見る」ことによって、色々な場所から情報を探す時間や手間、コストを減らし、ひいては、会社全体の効率化も期待できるのではないでしょうか。


また、その他下記のような理由も社内情報共有ベースが必要な理由としてあげることができます。

・すぐに人に聞く前に「まずは自分で調べる」という自発的な行動を促せる
・他部署の情報も目に入る、見ることができるので社内の動きや情報も把握できる
・ノウハウや知識を蓄積することで今後の改善のヒントになる
・新しく入社した際の研修などに活用できる

参考:ナレッジベースの意味とは?社内で利用する効果と作り方

簡単!社内情報共有ベース作成方法とポイント

さっそく社内情報共有ベースを作ってみましょう。情報共有ベース(ナレッジベース)を作るためには様々なツールがありますが、ここではTayoriのFAQを使って作る方法を例に説明します。

参考:ナレッジマネジメントツールとは?活用するための5つのポイント

   企業サイトでFAQを作成する3つのメリットと注意点【ユーザビリティUP】(※社外向けのFAQ)

① 完成イメージを最初に考えよう

何となく作り始めてしまうと、思っていたイメージと違っていたり、使いにくかったりして、結局活用できないものになってしまう可能性があります。
自社に合っているのか、使いやすいのかを検討しながら完成イメージを考えましょう。

【参考 完成イメージ例】

参考例①:1つの共有ベース内に、部署ごとに情報を集約する

こんな方におすすめ:
・情報がそれほど多くない
・部署が多くない
・一気に情報をみたい

サンプル:https://tayori.com/faq/5d346cf950aede4c1110046f655f2e06631fab3a


参考例②:部署ごとに独立した共有ベースを作り、1つの共有ベース内にリンクで集約

こんな方におすすめ:

・部署が多い
・情報量が多い
・部署ごとで編集を自由にしたい

サンプル:https://tayori.com/faq/1387175e08473fe0ceb9dbee0cce3889e63c2fd1


参考例③:1つの共有ベース内に、情報のカテゴリごとに作る

こんな方におすすめ
・部署が無い、小規模の企業
・全社で共通して使用する情報が多い

サンプル:https://tayori.com/faq/a766acd7ad71fd631a678fa003a4df9e602be7ea

② 情報を集めよう

1人で社内の様々な場所に散らばっている情報を集めることは、情報量が多ければ多いほど難しい場合もあります。社内情報を集める際には、社内全体の協力が必要です。可能であれば、各部署や業務ごとに担当者決めて情報集めに参加してもらいましょう。

また、イメージが掴めずどんな情報が必要なのか分からない方もいるかもしれません。まずは、1人で集められる範囲で簡単に作成してみてから、各部署や担当者に確認してもらうという方法もおすすめできます。

【ポイント】

情報量は多い方がGood
情報が少ないと利用しなくなってしまいがちです。その情報が必要かどうかは後にならないと分からない場合もありますので、とりあえず情報は沢山集めましょう。

正確な情報、最新の情報を
集めた情報が間違っていると、情報共有ベースの信憑性が薄れてしまいます。正確な、最新情報を集めましょう。内容によっては最新情報と合わせて、過去の情報を遡って入れた方が良い場合もあります。

誰もが分かりやすい内容に
部署独特の表現や言い回しを使っていて、意味が分からないとせっかく作ったのに役に立ちません。誰もが分かる内容にかみ砕いたり、補足説明することで全員で活用できる情報になります。

個人情報・顧客情報、機密情報はNG
上記にあたる情報を直接記載したり言及することは避けましょう。

参考:社内FAQの効果・作り方のポイントは?【失敗してしまう3つのケース】

 

③ 情報共有ベースに入力しましょう

②で集まった情報を元に情報共有ベースを作成しましょう。TayoriのFAQ作成は4つのステップで作成可能です。
参考:Tayori簡単ステップガイド~FAQ~

動画


【ポイント】

最初にタグを付けると便利
タグをつけることで検索性がアップします。後から設定するより、QAを作りながらタグを設定する方法がおすすめです。

④ セキュリティー対策を設定しよう

社内資料が外部に流出してしまったり、不正なアクセスを防ぐためにはセキュリティー対策が必須です。パスワードで制限をかける、IPアドレスで閲覧制限をかけるなどの対策を行いましょう。

※パスワード制限、IPアドレス制限はプロフェッショナルプラン以上でご利用可能です。

また、②でも記載したように、個人情報・顧客情報、機密情報にあたる情報は記載しない、ファイルの場所のリンクなども貼らないようにするなど、リスクを避ける対策をしましょう

参考:【FAQ関連アップデート】「IPアドレス制限機能の追加」、「SNS用シェアボタン&OGP画像の設定」追加のお知らせ

⑤ 公開して社内に共有し定期的にアップデートしよう

完成したら、社内に共有しましょう。しかし、情報共有ベースは一度完成したら終わりではありません。大切なことは「定期的なアップデートを行うこと」です。
都度修正しつつ、定期的に情報の共有会やチェックの場を設けて、常に鮮度の高い最新の情報を届けるような企業体制を作りましょう。

また、実際に社内情報共有のために利用している導入事例も参考にしてみてはいかがでしょうか。

株式会社アティックプラニング様 事例
従業員情報管理や社内向けFAQでTayoriを活用、店舗を回る手間がゼロに! 株式会社アティックプラニング | 無料カスタマーサポートツール・メールフォームのTayori(タヨリ)

自社事例(株式会社PR TIMES)情報共有ベース
https://tayori.com/faq/af9bac57ae062f43dcd089dda73e62f640a217e1

情報は会社の財産

情報は企業にとって重要な財産です。情報共有ベースを活用することで、企業の生産性アップ、業務内容の改善、効率化のために、情報を有効利用していきましょう。

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