【無料ツール紹介】ワークフローを簡単にシステム化する3つのポイント

2020/07/23How to

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様々なワークフローで働くビジネスマン

テレワークをはじめ、働き方が多様する中「ワークフローの見直し」を迫られている企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、ワークフローを整えるメリットや、ワークフローを整え、システム化するための3つのポイントを紹介します。

 

そもそも「ワークフロー」の意味とは?

そもそも、ワークフローとはどのような意味があるのでしょうか。ワークフローとは「業務の流れ」のこと。

稟議書や、経費精算書などの承認を得る際に、担当者→部長→経理部の担当者→経理部の部長など、数人の承認を得て最終決定をした経験があるでしょう。このように、決められた業務の流れのことを「ワークフロー」とよびます。

ワークフローは紙の申請書が必要な場合や、郵送、押印が必要なことも。また、どこかの段階で承認されずに止まってしまったり、ときには書類が紛失したりなどのトラブルもあります。

働き方が多様化する中、ワークフローをスムーズに進めることが難しくなったり、対応コストが高くなっていることから、ワークフローの見直しを進めざるを得なくなっている企業も増えているのです。

 

ワークフローが整っている5つのメリット

「うちの会社もワークフローの見直しが必要だ」と思っている方も多いでしょう。まずは、ワークフローが整うことの5つのメリットを紹介します。

 

1.オンラインに対応すると、働く場所を選ばなくなる

ワークフローが未だに紙の書類・手書き・押印が必要など、オフラインでのみ進めている企業も少なくありません。

「オンラインで進めれたら楽なのに……」「なんで紙の書類限定なの?」と思ったことがある方も多いでしょう。

ワークフローをオンライン完結させることで、働く場所を選ばなくなります。もちろん、書類のために出社が必要なこともなし。テレワークも可能になります。

 

2.ケアレスミスが減少する

ワークフローが複雑な場合や、オフラインで進めている場合、書類を紛失させたり、つい忘れてしまい流れを止めてしまったりなど、ケアレスミスが発生する可能性大。

ワークフローが簡潔で明確になっていることで、ミスなく進められます。

 

3.申請から処理までの時間が短縮される

ムダなワークフローがない場合、申請から処理までの時間が短縮されることもメリットです。

 

4.業務の進捗を簡単に確認できる

ワークフローが複雑な場合、誰のところで申請が止まってしまっているのかを確認することが難しくなります。特に、紙の書類で進めている場合は、申請書がどこにあるのか把握することが難しいことも。

ワークフローをオンラインで進めることで、業務の進捗を簡単に把握できるようになることも大きなメリットです。

また、オンラインで対応した場合、申請書をストックするのスペースも必要ありません。過去のデータも簡単に確認できるので、分析や改善にも役立ちます。

 

5.業務効率化に繋がる

ワークフローを整理することは、ムダな業務を削減することに繋がり、業務効率化に繋がります。

 

ワークフローを整えるための3つのポイント

ワークフローを整えることで、様々なメリットがあることは理解できたでしょう。

では、これからワークフローを整えるためには何をしたらいいのでしょうか。3つのポイントを確認してみましょう。

 

1.フローそのものにムダがないか検討する

ワークフローを整える際には、そもそもの工数にムダがないか検討することから始めましょう。

経費の承認を、担当者→部長→経理部の担当者→経理部など4人で進めている場合、「本当に4人の承認が必要なのか」「金額によってフローを変更できないのか」を確認することが重要です。

「なぜこの人数の承認が必要なのか」そもそもの仕組みを疑い、新しくルールを作るといいでしょう。

 

2.オンライン・ペーパーレスで進める

ワークフローを整えるためには、オンライン化させることが不可欠です。

先ほども紹介したように、ワークフローを紙の書類・手書きで進めることは多くのデメリットがあります。オンライン化し、ペーパーレスで進めていきましょう。

 

3.ツールを活用してシステム化させる

オンラインでワークフローを整えるためには、ツールを活用することがおすすめです。イチからシステムを作るには、時間的にも、資金的にもコストがかかります。

できるだけコストを抑えて体制を整えるためには、ツールを導入することがベストです。

 

ワークフローを整えるためのツールを選ぶポイント

ワークフローをシステム化させるため、効率化させるためにツールを選ぶ際には、以下の3つのポイントがあります。

 

1.必要な機能が揃っているのか

ワークフローを整えるためのツールを選ぶ1つ目のポイントは、チームの業務に必要な機能が揃っているのか、ということです。

ワークフローを整えるツールはたくさんあるため、ツールの検討から始めてしまうと、どれを選んだらいいのか混乱してしまいがちです。

本当に必要な機能を選択するためにも、「担当者を選択できるようにしたい」「進捗を見える化したい」「マニュアルも確認できるようにしたい」など、どのような機能が必要なのか事前に検討しましょう。

その後、候補のツールに必要な機能が揃っているのか確かめていくことで、効率的にツールを選べます。

 

2.誰でも使いこなせるUI

ワークフローを整えるためのツールを選ぶ2つ目のポイントは、誰にでも使いこなせるUIかどうかです。

複雑な機能がついていても、ツール自体が使いにくい場合や、メンバー全員が使いこなせなかった場合、どうしても社内に浸透しなくなってしまいます。

マニュアルがなくても直感的に操作できるのか、誰でも使いやすいUIになっているのかも確認しておきましょう。

 

3.利用人数に対応しているのか

ワークフローを整えるためのツールを選ぶ3つ目のポイントは、社内で利用する人数に対応できるのかどうかです。

ワークフローを整えるツールは、制限人数があるものも多く「導入したものの、社員全員にユーザー権限が発行できない……」なんてことも。使えないツールを導入しても意味がないため、利用人数に対応しているのかは、導入前に必ず確認しておきましょう。

 

無料から使える!「Tayori」を使ってワークフローを作ってみよう

ワークフローをシステム化するためのオンラインツールには、株式会社PR TIMESが運営する「Tayori」がおすすめです。

ワークフローの申請は「お問い合わせフォーム」を活用して作成します。

備品発注依頼フォームの画面

△必要な申請書に合わせてフォームを作成可能

 

回答必須の質問も設定でき、必要な情報は確実に含めて申請されるため、申請ミスを減らすことが可能です。

また、フォームの種類によって、どの部署に申請するのかも調節可能。経費精算については経理部に。休暇の申請については総務部に、など申請先が自動で割り振られます。

また、ワークフローに関するマニュアルは「よくある質問(FAQ)」ページを活用してまとめることが可能です。

ワークフローに関するマニュアルの作成画面

△申請が必要な内容についての、マニュアルを簡単に作成可能

 

まとめた内容は、申請するフォームと連携させることも可能。複雑なワークフローであっても、申請方法を明確にできます。

申請フォームにマニュアルを追記

 

その他にも、企業にあわせた内容にカスタマイズできるTayori。

「うちだとどんな使い方ができるのかな?」と気になる方は、ぜひお問い合わせください。オンライン面談や電話でも、貴社にあわせた使い方を提案させていただきます。

無料で使える機能もあるので、「まずはどんなツールか試してみたい」という方は、ぜひトライアルから始めてみてください。

>>Tayoriを使ってワークフローを整える

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