小さなチームこそ導入したい!「業務効率化ツール」を選ぶ3つの必須条件と導入時のポイント

2020/06/29How to

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業務効率化ツールを使って仕事をするビジネスマン

「業務やコミュニケーションを効率化したい」「タスクを依頼する際の行き違いを減らしたい」とお悩みのあなたにおすすめなのは、業務効率化ツールです。

本記事では、業務効率化ツールを導入するメリット、ツールを選択するときのポイント、社内に導入する際の注意点などをまとめて紹介します。

業務効率化ツールを導入する3つのメリット

「業務効率化ツールを導入するほど、大人数のチームじゃない……」と思っている方もいらっしゃるかも知れませんが、小さなチームこそツールの導入をすることでの恩恵が大きいことをご存知でしょうか。

まずは、業務効率化ツールを導入する3つのメリットを紹介します。

1.人件費・コミュニケーションコストを削減できる

業務効率化ツールを導入する1つ目のメリットは、人件費やコミュニケーションコストを削減できることです。

業務が効率化されることで、より多くの業務に対応できるようになり、人件費の削減に繋がります。

また、効率的にコミュニケーションを行えるため、コミュニケーションコストの削減ができることもメリットのひとつです。

2.業務上のミスを減らせる

業務効率化ツールを導入する2つ目のメリットは、業務上のミスを減らせることです。

ツールを介して業務を依頼したり、管理できたりするため、業務上でのミスに気付きやすくなります。

また、進捗状況が見れるツールを活用することで、停滞しているプロジェクトや、忘れられたタスクを把握しやすいことも強みです。

3.チームの業務が可視化されてマネジメントしやすくなる

業務効率化ツールを導入する3つ目のメリットは、チームの業務が可視化され、マネジメントしやすくなることです。

先ほども紹介したように、業務効率化ツールによってチームの業務が可視化されます。進捗管理をするには、思っているよりも時間がかかるもの。ツールを使ってひと目で判断できることで、マネジメントコストを下げることが可能です。

逆効果に注意!業務効率化ツールを選ぶ3つのポイント

業務効率化ツールは、ただ導入すればいいというものではありません。チームの状況にあわないツールを導入すると、逆効果になる可能性もあります。

では、業務効率化ツールを選ぶ際にはどのようなポイントに注意したらいいのでしょうか。

1.組織の課題を解決できる機能を選ぶ

業務効率化ツールを導入する際には、組織の課題を解決できる機能が含まれたツールを選ぶ必要があります。

「とりあえず有名なものを」と導入するのではなく、チームに必要な機能はなにか、他に使用しているツールとどう使い分けするのかを検討して選びましょう。

2.誰でも使いこなせるUIのものを選ぶ

機能が豊富だったとしても、複雑な操作が必要だったり、日本語に対応していなかったり、直感的に操作できなかったり……使いこなすのが難しいツールは、次第に使われなくなってしまいます。

チームメンバーの誰もが使いこなせるUIのツールを選ぶことも大切です。

3.セキュリティが充実しているものを選ぶ

業務で使うツールは、セキュリティ管理されていることが必須条件です。

IDやパスワードを設定できるのか、IPアドレスで制限できるのかなど、セキュリティ面も確認するようにしましょう。

業務効率化ツールの機能例 

業務効率化ツールは、コミュニケーションツール・オンラインストレージ・タスク管理ツールなど様々な種類があります。

数多くのツールが提供されているため、ツール探しから始めると、どれを導入したらいいのか悩んでしまいます。

まずはどのような目的で、何を効率化・管理したいのか検討することがおすすめです。

業務効率化ツールを社内に導入するときの3つのコツと注意点

導入するツールを選んだ後は、ツールを導入して、社内に浸透させる必要があります。では最後に、業務効率化ツールを導入する際の3つのコツと注意点を確認しましょう。

1.少人数で運営テストし、運用できる体制を整える

業務効率化ツールを利用し始める際には、いきなり全社に導入するのではなく、少人数で運営テストをすることがポイントです。

他のメンバーが問題なく使い始められるよう、マニュアルを作成したり、問題点はないか確認したり、運用体制を整えることでスムーズに導入できます。

2.チームで使いやすいように改善する

ツールを導入した後は、「導入して終わり」ではなく、使いやすいようにチームで使い方を改善していきましょう。

ツールの機能自体は変更はできないのですが、使い方のルールやオペレーションフロー自体は、チーム内で決めたり、改善することができます。

3.現在使っているツールとの相性・使い分けを検討する

新しいツールを導入した際に気になってくるポイントは、元々使っていたツールとの相性や使い分けです。

コミュニケーションはどのツールを使って行うのか、タスク管理はどう行うのかなど、他のツールとの使い分けを明確にしておくことで、コミュニケーションミスを減らせます。

チームにあった業務効率化ツールを導入しよう

小さなチームこそ、一人ひとりの時間を節約することが大きな意味を持ちます。

業務を効率化するため、コミュニケーションミスを減らすため、チームのタスクを明確化・見える化するためにも、業務効率化ツールを導入して、コスト削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。

株式会社PR TIMESが運営する業務効率化ツール「Tayori」を活用すると、部署間でのタスク管理がより確実に、スムーズに行なえます。

業務効率化ツールとして、Tayoriを活用する主なポイントは以下の7つです。

 

①部署間の業務依頼を問い合わせフォームから行うことで、必要な情報を確実に送付してもらう(例:営業部門が経理に請求書の修正依頼をする場合)

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導入事例:請求関連問い合わせをフォーム経由に一本化。フォーム横にFAQを並べ対応の手間を激減

 

②情報収集の紙媒体をフォームに代替してペーパーレス化し、収集した情報はCSVでエクスポートして管理

 

③定型の情報の記録にフォームを活用。報告書のフォーマット(日報や週報・面談記録など)として活用、電話対応履歴をフォームに入力して、受信箱に記録を残す

 

④FAQ機能を活用して、情報を一箇所にストック化、社内の情報共有ページとして活用

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導入事例:PR TIMES 当社テレワーク対応

 

⑤チームのナレッジを集めて蓄積するナレッジベースやマニュアルページとして活用

 

⑥商品やサービスが多岐にわたる場合にサービス・製品の紹介ページとしてFAQページを活用。マーケティングの一環としてページを簡単作成

 

⑦FAQページに社内の各部署への業務依頼のフォームを設置(例:総務部に対して、名刺発行を依頼するフォーム)

 

「社内依頼時に必要な項目を揃えて依頼してほしい」「部署ごとにタスク管理を行いたい」「社内マニュアルを作成したい」という場合に、業務効率化ツールTayoriは特に効果を発揮するでしょう。

無料から使える機能もあるので、ぜひ一度ご確認ください。

>>Tayoriの機能を確認する

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