組織を円滑に機能させる上で不可欠な要素が、社内コミュニケーションです。しかし、「情報伝達が曖昧になる」「コミュニケーションの図り方が分からない」など、課題も多く存在します。課題に対する改善策がない状態で社内コミュニケーションを図ろうとしても、活性化するのは難しいでしょう。組織が上手く機能しなくなる状況もあり得ます。本記事では、社内コミュニケーションを活性化するための3ステップと即効性のある施策を紹介します。
【目次】
社内コミュニケーションの課題とは？
社内コミュニケーションは組織文化の強化やイノベーションの促進、危機管理に欠かせません。社内コミュニケーションの種類は3つ。経営層や管理職から従業員へ情報が伝達される「トップダウン・コミュニケーション」、従業員から経営層や管理職へ情報が伝達される「ボトムアップ・コミュニケーション」、従業員同士、部署間で情報が伝達される「水平コミュニケーション」です。コミュニケーションの手段やツールには対面や文書、メール、イントラネットなどがあります。
社内コミュニケーションの主な課題として挙げられるのは、「情報が正確に伝わらない」「コミュニケーション手段が適切でない」「情報が多すぎて重要な情報が埋もれてしまう」などがあります。例えば、上司が部下に「明日までに会議の議事録を作成して」と指示したとします。しかし、具体的な時間が分からないので指示された側は「明日の朝までなのか」「明日の午後で良いのか」を判断できず、上司と部下の間で提出期限の認識にズレが生じる可能性が出てきます。
組織が孤立化して部門間の連携が取りづらくなっている状態を「サイロ化」といいます。サイロ化が起きる要因は、「縦割り組織や専門性偏重による組織構造」「オフィスやフロアが別拠点であることによる物理的距離」「部門間の情報共有や意見交換のためのコミュニケーションチャネル不足」「部門ごとによる文化・価値観の相違」など多岐にわたります。サイロ化を解消するには、組織全体での意識改革と継続的な対策が不可欠です。
社内コミュニケーション改善の3ステップ
サイロ化を防ぐためには、社内コミュニケーションの改善が重要です。ここでは、社内コミュニケーションを活性化するための手順を3ステップで解説します。
ステップ1：現状を分析して課題を「見える化」する
最初に社内コミュニケーションがどのようにして行われているか、現状を把握しましょう。従業員へのヒアリングやアンケートで現場の声を集め、コミュニケーション手段やツールの効果も検証してください。社内チャットツールやグループウェアなどのログデータが取得できる場合は、ログ分析も有効です。データに基づいた客観的な課題の把握につながります。部門間連携の状況も調べて、サイロ化が起きていないかを確認しておきましょう。
ステップ2：目標設定と施策を決めて改善計画を策定する
課題を「見える化」したら、改善計画を策定します。改善計画の策定には、目標設定が必要です。「部門間の連携を強化し、新たなシステムの開発期間を10%短縮する」「社員が安心して意見を発信できる心理的安全性の高い組織を構築する」など具体的な数値や行動を盛り込むと良いでしょう。目標を設定したら、達成のための施策を検討します。施策には「コミュニケーション手段の見直し」「情報共有システムの構築」「メールなどコミュニケーション手段におけるガイドライン策定」「組織文化改革」「部門間連携強化」などが挙げられます。実施する施策が決まったら、担当者やスケジュール、予算、ツールなどを具体的な計画に落とし込みましょう。
ステップ3：改善計画を実行して効果を測定する
改善計画を策定したら、実行に移します。計画に基づいて施策を実行し、KPIやアンケートなどを活用して効果を測定。定量的かつ定性的なデータから評価と分析を行います。効果を測定することで、新たな課題が見つかることもあるはずです。新たに課題が見つかったら施策を立てて計画に落とし込み、実行して効果測定を行うといったPDCAサイクルを確立しましょう。計画を成功させるには、経営層の積極的な関与や従業員の参加、継続的な取り組み、各組織の連動がポイントです。
社内コミュニケーション成功のカギ
社内コミュニケーションを成功させるには、成功事例を分析すると、共通して見られる重要な要素がいくつか存在します。これらの要素を実践することで、社内コミュニケーションは成功へと導かれるでしょう。
成功のカギ1：明確な目的と目標設定
社内コミュニケーションの活性化に成功している企業は、「なぜ活性化するのか」といった目的と「どのような状態を目指すのか」といった目標を明確に定義しています。SBテクノロジー株式会社は2022年、社員を対象にオフィスに求める環境についてアンケートを実施。アンケート結果に基づき、同社はオフィスの役割を「コミュニケーション」や「イノベーション」を生む場と定義しました。2024年8月、社内だけでなく多様な方々との交流の機会が生まれるようにカフェエリアを設置する、フリーアドレスを導入するなどオフィスを全面リニューアルしました。
参考プレスリリース：SBテクノロジー、新宿本社オフィスを全面リニューアル
成功のカギ2：双方向コミュニケーションと心理的安全性
双方向によるコミュニケーションは組織の活性化に不可欠です。社員の心理的安全性を確保できる環境を構築することが、双方向コミュニケーションの促進に直結します。株式会社山陰合同銀行では、中国地方から関西・東京など拠点間に距離があるため、社員同士のつながりが希薄化している点が懸念でした。課題を解決するために社内SNSツールを導入し、拠点を超えた「横・縦・斜め」のコミュニケーションを強化。社員相互理解を促進し、組織全体のエンゲージメント向上に努めています。
参考プレスリリース：ごうぎんがTUNAGを導入。店舗・勤務エリアを超えたコミュニケーション活性化で全社員のエンゲージメント向上を目指す
成功のカギ3：適切なコミュニケーション手段とツールの活用性
コミュニケーションの目的や情報の内容、緊急度、対象者に合わせて、適切なコミュニケーション手段とツールの選択が重要です。「対面コミュニケーション」「文書コミュニケーション」「デジタルコミュニケーション」など、複数の手段やツールを組み合わせることで効果的な社内コミュニケーションを実現できるはずです。クックデリ株式会社は、部署を超えた情報共有と社員間コミュニケーションの活性化を図るため、社内報「tetote」とWeb社内報「ひびひび」を発行しています。「tetote」では代表メッセージや会社方針、部署動向を発信。「ひびひび」はアンケート機能で社員の意見を収集し、写真投稿やコメント機能で社員交流を促進しています。
参考プレスリリース：ひとり広報でも、社内情報共有の仕組み化で年2回の広報誌発行！ご家族へも送付
成功事例の概要
| 成功のカギ | 事例企業 | 概要 |
| 明確な目的と目標設定 | SBテクノロジー株式会社 | 社員アンケートに基づき、オフィスの役割を「コミュニケーション」と「イノベーション」の場と定義。カフェエリア設置やフリーアドレス導入などオフィスを全面リニューアル。 |
| 双方向コミュニケーションと心理的安全性 | ごうぎん | 拠点間の距離による社員間の繋がり希薄化を課題と捉え、社内SNSツールを導入。拠点を超えた「横・縦・斜め」のコミュニケーションを強化し、社員相互理解と組織エンゲージメント向上を促進。 |
| 適切なコミュニケーション手段とツールの活用性 | クックデリ株式会社 | 部署を超えた情報共有と社員間コミュニケーション活性化のため、社内報「tetote」とWeb社内報「ひびひび」を発行。「tetote」で会社方針などを発信、「ひびひび」で社員意見収集や交流促進。 |
社内コミュニケーションを活性化させる即効性の高い施策5選
社内コミュニケーションを活性化させるには、長期施策だけでなく、即効性の高いものもあります。ここでは、すぐに実践できる施策を5つ紹介します。
施策1：朝会や夕会における短時間のチームミーティング
チームや部署で毎日5～15分、朝夕に短時間ミーティングを実施する施策です。朝会は業務内容や予定共有、夕会は振り返りや課題共有に活用します。情報共有の迅速化やチームの一体感向上、進捗状況の把握などに効果が見込めます。こまめに日々の状況を共有することで、問題の早期発見および迅速な対応も可能。口頭で確認し合うことで指示や意図の誤解を防ぎ、認識のズレも解消できます。
成功事例：従業員が指示された業務以外への関心が薄く、全体指示が実行されない課題がありました。このため、朝礼で24時間以内に起きた「良かったこと」や「新しいこと」を全員に共有して拍手をする取り組みを実施。従業員間の仲間意識が向上し、積極的にコミュニケーションを図るようになりました。
施策2：ビジネスチャットの積極的な活用
社内コミュニケーション活性化のために、ビジネスチャットを導入するのもおすすめです。プロジェクトやチーム毎のチャンネルを作成、メンション機能、リアクション機能、絵文字活用で社内コミュニケーションを活性化できます。メールより手軽で迅速に情報交換でき、リアルタイムでの情報共有や場所と時間にとらわれない連携も実現可能です。
成功事例：残業や膨大なメール処理、長時間の会議が課題でした。そこで、課題解決のためにチャットツールを導入。「報連相」と決裁や会議資料の事前共有をチャットで実施。意思決定の迅速化、残業削減、会議時間の短縮を実現しました。
施策3：社内FAQ・ナレッジ共有の仕組みづくり
社員からのよくある質問をFAQにまとめ、社内FAQサイトやナレッジ共有ツールを構築する方法です。社内FAQでは人事や経理、ITサポートなど各部門によく寄せられる質問とその回答をまとめておきます。業務ノウハウや成功事例、トラブルシューティングなどをナレッジとして蓄積・共有するのも手です。ノウハウを組織全体で共有できるようになるため、組織全体の業務レベル向上に繋がります。
成功事例：クライアント毎に異なる業務フローやツールが担当者以外へ周知できていない点に課題がありました。課題を解決すべく、業務フローや利用ツールに加えて社員の知見をFAQとして共有。結果、業務知識が周知されて「言った言わない」問題が改善し、情報共有を円滑化できました。
施策4:サンクスカード・ピアボーナス制度の導入
社員間で感謝を伝えるサンクスカードや、貢献を認め合うピアボーナス制度を導入する手もあります。社員間における感謝とお互いを尊重し合う文化を醸成し、従業員エンゲージメントやチームワークの向上が見込めます。
成功事例：部門間の連携を促進するため、「ピアボーナス」制度を導入。社員同士が貢献を認め合い、互いのマネージャーの承認を得てボーナスを贈りあっています。少額の報酬と共に感謝のメッセージが送られ、チームや他の社員にも公開。部門を超えた繋がりと貢献を奨励しています。
施策5：経営層からの積極的な情報発信
社内コミュニケーションの活性化において、経営層からの積極的な情報発信は重要です。今はブログや動画、全社集会、社内SNS等、さまざまな手段で情報発信できる時代です。会社のビジョンや戦略、業績、メッセージを社員へ届けることで、経営方針の浸透や組織の一体感醸成に貢献するはずです。
成功事例：コロナ禍においてリアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド形式でグループ総会を実施。総会前後にオンラインツールでパンフレットを作成し、総会内容を配信。インターナルコミュニケーションによる社員の意欲向上につながりました。
まとめ
社内コミュニケーションを活性化するための3ステップと即効性のある施策を5つ紹介しました。社内コミュニケーション改善で重要なことは、現状分析に基づいた課題の特定と自社に合った施策の選択です。継続的に施策を実行・改善しながら、社内コミュニケーションを活性化して強い組織づくりを目指しましょう。
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