情報格差をなくす！情報管理ツール・システムを選ぶ5つのポイントは？
社内でトラブルになりがちな情報格差。情報格差をなくすためには、情報管理ツールを活用することがおすすめです。
本記事では、情報管理ツールを活用するメリットや、ツールを選ぶときの5つのポイントについて紹介します。
情報管理ツールを活用するメリット・重要性
社内で「情報格差」を感じたことはないでしょうか。特に最近ではリモートワークが進んでいるため、全員が集まって情報共有できる場が減っています。
そのため「あれ？その内容いつ決まったのかな？」「そういえばあれは結局どうなったのかな……？」なんて行き違いが起きてしまいがちです。
情報を1箇所にまとめて管理できる
「行き違いを防ぐために、Slackや社内コミュニケーションツールでこまめに連絡をしている」という方も多いでしょう。
しかし、コミュニケーションツールでは情報が流れていってしまうため、見落としが出てしまいがちです。また、様々なチャッティングルームや、スレッドに分かれていることも多く、過去の情報を探しにくいことや、重要な情報が見つけにくいこともデメリットです。
情報管理ツールを活用すると、FIXした情報がまとまっているため、コミュニケーションツールを遡らなくても瞬時に情報を把握できます。
社内の情報格差を減らせる
社内コミュニケーションツールや、ちょっとした会話で決定した内容は、当然議事録が取られていません。そのため、その場にいなかったメンバーは、情報を把握することが難しくなってしまいます。
すべての情報をチーム全体に共有することは難しくても、業務を円滑に進めるために、必要最低限の情報の共有は必要です。
そのため、情報管理ツールを活用して、全員に情報を明示することがポイント。
また、情報が一箇所にまとまっていると、後から参画したメンバーも情報を把握しやすくなります。
情報管理ツールを選ぶ5つのポイント
「社内の情報格差をなくすために、情報管理ツールを導入したい」と、適当なツールを導入するのはNG。社内にあったツールを選ばないと、「せっかく導入したのに使わなかった」「余計に手間がかかってしまった」なんてことになりかねません。
次に、情報管理ツールを選ぶときの5つのポイントについて紹介します。
1．クラウド型・インストール型
情報管理ツールを選ぶときの1つ目のポイントは、クラウド型かインストール型を選ぶことです。
クラウド型だとインターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできるため利便性が高いことがメリットです。インストール型の場合は、オフラインでも使えますが、特定のデバイスからではないと利用できません。
自社にはどのタイプがあっているのか検討して決定することが大切です。
2．使いやすさ
情報管理ツールを選ぶときの2つ目のポイントは、操作のしやすさです。
機能が優れているツールを選んでも、操作が複雑で使いにくい場合、次第に使われなくなる可能性大。情報管理ツールは頻繁に更新する必要性があるため、誰でも使いやすいUIのものを選ぶことがおすすめです。
3．セキュリティ
情報管理ツールを選ぶときの3つ目のポイントは、セキュリティです。
社内の大切な情報を管理するためには、セキュリティが高いものが必須。パスワードや閲覧制限がかけられるのかも事前に確認しておきましょう。
4．利用できるユーザー数
情報管理ツールを選ぶときの4つ目のポイントは、利用できるユーザー数です。
ツールには利用人数の上限が決まっているものもあるため、メンバー全員が利用できるものなのかは事前に確認しておきましょう。
5．コスト
情報管理ツールを選ぶときの5つ目のポイントは、コストです。
情報管理ツールは一度使い始めるとしばらくは使い続けるもの。そのため、使い続けるのに無理のないコストのものを選ぶことが大切です。
情報管理ツール「Tayori」を活用してみよう
使いやすいUIでセキュリティ対策もできる、コスパのいいクラウド型の情報管理ツールを探している方は、株式会社PR TIMESが運営する「Tayori」を試してみてはいかがですか？
Tayoriでは、分類しやすいFAQを簡単に作成可能。部署別やシーン別に分類されたマニュアルを作れます。
導入事例：PR TIMES 当社テレワーク対応
また、直感的に操作できるので、誰でも使いやすいこともポイントです。もちろん、情報ごとにパスワードを設定できるので、閲覧制限もバッチリ対応できます。
3つのプランから選択でき、まずは無料からお試し可能です。
これから情報管理ツールを活用していこうと検討中の方は、ぜひTayoriを検討してみてはいかがでしょうか。
