外部との社内マニュアル共有に悩まれている方へ。一気に効率化できるポイントを解説

「自社内のリソースだけではなかなか業務のすべてをカバーしきれない」「社外の優秀な人材に専門業務を任せたい」などの理由から、業務の一部を外注している企業も多いのではないでしょうか。

外注先に業務を発注する際は、ルールやマニュアルの共有、発注納品の方法の統一など、お互いにスムーズに業務を進めるための準備が必要です。

特に自社システムを操作する依頼の場合は、操作マニュアルが必須。外注先に操作方法を正しく理解してもらわなければ、企業側の管理コストが高くなってしまいます。
とは言え、マニュアル作成に追われて業務が圧迫されてしまうこともあるのではないでしょうか。

マニュアル作成・共有を一気に効率化したいなら「FAQページ作成」がおすすめです。
今回は、マニュアル作成によく使用されるPDFで起こりがちなトラブルと、なぜFAQページがおすすめなのかを解説します。

あわせて、FAQページを簡単に作成・共有・管理できるツール「Tayori」の活用方法もご紹介していますので、外注先とのマニュアル共有にお悩みの方は要チェックです！

PDFでのマニュアル配布は非効率ってホント？

外注先が使用しているパソコンのOSやインストールされているアプリの違いなどで資料が閲覧できない、一部崩れてしまっているなどのトラブルが起きにくいため、PDFを使用している方もいるのではないでしょうか。たしかにPDFであれば、閲覧できないという問題は起きにくくなります。
一方で、デメリットもいくつか存在します。

1.システム更新の度に作り直さなければいけない

使用しているシステムのバージョンアップや機能更新などがあった場合、マニュアルを作成し直す必要があります。
PDFでマニュアルを作成している場合、その都度作り変えるのは非常に手間がかかります。
頻繁に更新する場合はマニュアル作成が追いつかずに外注先が作業できない、というトラブルも起こり得ます。

2.複数の外注先から同じ様な質問が飛んできがち

マニュアルを読んだだけでは理解しきれなかった外注先から質問が飛んでくる、ということも起こりがちです。
外注先が1、2件と少ないうちは各問い合わせに対応できていても、外注先が増えれば増えるほど対応しきれなくなってしまうことが考えられます。

3.どのバージョンのマニュアルを配布したのか管理しづらい

複数の外注先にPDFを配布している場合、全員にマニュアルの最新版を配布できているか厳密に管理するのは意外に難しいものです。
たとえメールの一斉送信昨日などを利用して全員に配布できているとしても、外注先が資料を管理しきれず、前のバージョンのPDFを参照している、ということも考えられます。

4.システム更新からマニュアル配布までにタイムラグが生まれる

マニュアルのPDF作成には、それなりに時間がかかります。そのため、システム更新からマニュアルを作成して外注先に配布するまで、タイムラグが生まれてしまうことがあります。

ちょうどタイムラグの間に外注先が業務を行っていると正しい操作ができず、業務が滞ってしまう可能性があります。業務が1つ滞るとスケジュール全体に影響が出てしまうので避けたいところです。

5.外注先が変わる度にマニュアル管理が必要となる

外注先が変更になると、その都度マニュアル配布が必要です。
あわせて、セキュリティの観点から取り引きのなくなった外注先にこれまで配布しているマニュアルの廃棄をお願いしなければいけません。

マニュアル管理をずさんにしてしまうと、最悪の場合ユーザーの個人情報など機密情報が流出してしまうこともあるため、慎重な管理が求められます。

更新頻度が多いマニュアルは、オンラインでFAQとして管理しよう

PDFでの管理に限界を感じているなら、Web上でFAQとして管理するのがおすすめです。

更新があった箇所のみを修正すればよく、バージョン管理は不要。PDFを配布するよりもシステム更新からマニュアルの共有までのタイムラグが短縮されるので、外注先の業務が滞ってしまうリスクも軽減できます。

外注先からよく尋ねられる質問は「よくある質問」としてまとめておきましょう。
最初の発注の際に、操作に困ったらまずはFAQを確認してほしいことを伝え、それでも解決しない場合に問い合わせてもらうようにすれば、個別対応の頻度を減らせます。

マニュアルにFAQを活用するなら「Tayori」がおすすめ

マニュアル作成にFAQを活用する際、検討しなければならないのが「どのようにFAQを作成・管理するか」です。
自社でCMSなどを利用してWebページを作成してFAQを作成するものもちろんひとつの手段ですが、完成までに多くの工数が必要となってしまいますよね。

そこでおすすめなのが、簡単・無料でFAQページを作成できる「Tayori」です。
FAQに必要な「カテゴリ」や「Q&A」「キーワード」などの項目がすべて揃っているので、画面に従って詳細を記入するだけで、簡単にFAQページを作成できます。

パソコンからはもちろん、スマートフォン上でも見やすいUIなので、外注先が迷ってしまうこともありません。

このように、外注先に案内するためのFAQページ必要なものがすべて揃っている「Tayori」。多数ある機能のうち、ここではFAQページ作成に使える機能3つをご紹介します。

1.メールフォームやチャットと連携できる

「Tayori」は、もともと企業がユーザーへ提供するサービスなどのカスタマーサポートを想定したツールなので、FAQだけでなくメールフォームやチャット機能も充実しています。
作成したFAQページをメールフォームと連携すれば、FAQを見てもどうしてもわからない！という外注先が「ほっとかれている」と感じることはありません。

外注先に完全な自己解決を強いることがないので、「FAQを見ても分からなかったので納期までに業務が完了しませんでした」という心配もありません。

外注先とのコミュニケーションについて、チャットサービスやメールなどを活用している方も多いのではないでしょうか。

もちろん、そういったコミュニケーションは大切ですが、使用するツールを少なくすることも重要です。なぜなら、ツールが多くなればなるほど「どのツールでメッセージを送ればいいのかわからない」といった混乱が生まれやすくなり、外注先がコミュニケーションをめんどうに感じてしまう可能性があるからです。

「Tayori」では、チャット機能を利用することもできます。
作成したFAQページをチャットと連携することができるため、例えば外注先が「ここが分からない」とつまづいたときにすぐに質問できる環境を整えられます。
ツール間をまたぐ必要がないため、企業側・外注先ともにより円滑なコミュニケーションが期待できます。

チャットを管理できる「チャットルーム」では、対応が完了しているか、誰が対応したかなどがすぐにわかるようになっていますので、対応漏れが起きる心配もありません。
なお、こちらの機能は一部有料となっています。FAQページを作成した上でコミュニケーションの方法に悩まれている方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

2.パスワード管理できる（※有料プランのみ）

作成したFAQページは、パスワードで保護することができます。
パスワードで保護すれば、取り引きのなくなった外注先は内部情報が書かれたFAQにアクセスできなくなります。

FAQ全体での設定だけでなく、一部のカテゴリまたは質問項目にのみパスワードをかけることも可能です。
なお、こちらも有料プランでのみ使用できる機能ですので、必要に応じてアップグレードを検討してみてください。

3.URLで簡単に共有できる

作成したFAQページは、URLを使用して共有します。普段外注先とコミュニケーションを取っているメールやチャットなどでURLを送信すれば、共有完了です。
システム更新などによりFAQページの内容を更新した際に、新たにURLを共有する必要はもちろんありません。

そのため、外注先が操作に困ったタイミングでFAQページをチェックしてもらえば、内容が更新されていて問題解決！ということが可能です。
なお、FAQページを更新したら、メールやチャットなどで「FAQページを更新しました」という旨のお知らせを送っておくとなお親切でしょう。

まとめ

PCだけでなく、スマートフォン上でも見やすいFAQページを共有しておけば、外注先はキーワード検索などを利用して問題の多くを自己解決できます。
「Tayori」のようにメールフォームと連携しておけば、どうしても解決できない問題が発生したときに外注先が困る心配もありません。

外注先とよい関係を築き、お互いにストレスなく業務を進行するために、あらゆるコミュニケーション手段を用意しておくと良いでしょう。

今回ご紹介した「Tayori」なら、企業側・外注側の両者がスムーズに業務を進行できる環境を整えるお手伝いができます。これまで外注先とのマニュアル共有に悩んでいた方は、まずは無料プランから試してみてはいかがでしょうか。