社内外への情報共有コストが激減 クラウド化の第一歩にTayori活用【株式会社プレシャスパートナーズ】

株式会社プレシャスパートナーズ
メディア事業部 クリエイティブ課 エンジニア
松本みなみ 氏

株式会社プレシャスパートナーズは2008年創業の人材サービス企業です。求人広告の販売代理店からスタートし、現在では採用コンサルティング事業や社長就活事業、採用業務自動化ツールなど、多岐に渡る人材サービスを提供しています。

同社は2022年に、就職支援サイト「アールエイチナビ」を「WinC Career」へとサービスリニューアルを行いました。同社初の自社メディアだったため、慣れない自社運用や営業に関する疑問が社内から噴出したといいます。

「営業メンバーからの問い合わせが大量に発生し、毎日回答に追われました」同社メディア事業部の松本氏は語ります。Tayoriを導入しどのように情報共有を改善したのか、背景や活用方法を伺いました。

——御社の事業内容について教えてください。

当社は採用コンサルティング事業と社長就活事業を行っています。社長就活事業では、企業理念やビジョンに共感した学生を採用する“理念共感型採用”を柱とし、企業の採用支援をしています。どちらの事業も採用決定や入社がゴールではなく、定着・活躍までを見据えて支援しています。

「WinC Career」は“誰と働くか”をコンセプトに掲げ、企業理念やビジョン、社長の想いや価値観を伝えることができる就職支援サイトです。また、社長・経営者と学生が価値観でマッチングする就職イベント「WinC Audition」も開催しています。企業理念やビジョンを社長・経営者自らが伝え、共感を生み出すことで、定着・活躍へと繋がるマッチングの創出を目指しています。

社長の“変わらない”想いを伝える就職支援サイト「WinC Career」。

——松本様が担当されている業務内容を教えてください。

私は「WinC Career」開発チームの一員として、エンジニアやデザイナーとの連携、他部署との橋渡し役など、ディレクション業務を全般的に担当しています。

Tayoriは「WinC Career」とアルバイト採用の業務自動化ツール「RECRAC」のヘルプページで利用しており、作成は私がほぼ一人で行っています。

社内問い合わせが大量発生、新サービスの情報共有に苦戦

——Tayori導入の背景にあった課題を教えてください。

当社の場合、お客様の問い合わせではなく、社内の問い合わせに課題がありました。「WinC Career」のリリース当初、法人契約から掲載までのフローが乱雑としており、営業メンバーからの問い合わせが多くありました。

社内の問い合わせは基本的に私一人で回答していますが、1日に数時間も時間を割くこともありました。一度回答しても、同じ質問が別の人からくることも多かったです。

求人広告の販売代理店としてスタートしていますので、フローやルールが定まっている他社メディアには慣れていますが、初めての自社メディアということで整備が足りていませんでした。社内マニュアルを用意していても、ファイルが分散し、更新ができていないなどで、営業との連携がうまく進みませんでした。

そこで、社内外向けのヘルプページとしてTayoriに情報を集約しようと考えました。Tayoriはもともと「RECRAC」のヘルプページとして2021年から利用していました。操作には慣れていたので、「WinC Career」に関するさまざまな情報をTayoriに移管しました。

Tayoriで作成された「RECRAC」ヘルプページ。

——Tayoriを利用されて良いと感じたポイントはなんでしょうか？

「更新のしやすさ」が特に良いですね。社内マニュアルは一度作るのはいいのですが、定期的な更新が非常に手間でした。PowerPointやExcelのファイルが日を追うごとに増えていき、情報の分散に困っていました。

しかし、Tayoriであれば、セクションやWebページ毎に情報を整理・更新でき、画像も簡単に追加できるので、長く運用を続けていくほどTayoriの利便性の高さを実感しています。

「Tayoriを見れば解決できる」情報共有コストが大幅に改善

——Tayoriはどのように運用されていますか？

社内向けでは、一度発生した質問はほぼすべてヘルプページに反映しています。日々の更新を続けていくことで、「WinC Careerに関する疑問や問題は、Tayoriを見れば解決できる」という状態になりました。社内の問い合わせはほぼなくなり、当初抱えていた課題は解決されたといえます。

社外向けでは、求職者・企業向けにそれぞれサービスの使用マニュアルなどを用意しています。企業向けには、応募者を確認したり選考状況を管理したりする学生管理ツールのマニュアルを載せています。

（左）「WinC Career」求職者向けヘルプページ （右）「WinC Career」企業向けヘルプページ

——Tayoriは社内ドキュメントとしての価値が大きかったようですね。そもそもクラウドツールのニーズが高かったのでしょうか？

そうですね、カスタマーサポートよりもクラウド化のほうが文脈として強いと思います。

Tayoriはシンプルなデザインで使い勝手が良く、新しいツールでしたが社内にすぐ定着しました。社内のクラウド化を進めるなかで、Tayoriの導入が効率化の大きな第一歩になったと感じています。

——Tayoriについて社内からの反響はいかがでしたか？

情報共有が簡単になったので、各メンバーのサポート対応が効率化されたと好評です。

ローカルファイルだと更新が面倒ですし、社外に送る際は添付ファイルをダウンロードして開いてもらう必要がありますよね。Tayoriであれば該当ページのリンクを貼りワンクリックで見てもらうだけです。情報の送り手と受け手、双方が楽になりました。

サポート効率化のカギは「問い合わせの見える化」

——カスタマーサポートの改善を考えている担当者に向けて、最後にメッセージをお願いします。

Tayoriを導入しての気付きとして、「問い合わせの見える化」がとても重要だと感じました。一対一のやり取りでは見えない情報を、Tayoriなどのツールを通してチーム全員が閲覧でき、把握できるようになりました。

属人的になりがちな問い合わせ対応を最初から見える化できていれば、各メンバーの理解が進み、問い合わせが増えても複数人で効率的に対応できるようになります。

Tayoriのおかげで業務効率が上がったので、今後もどんどん活用していきたいですね。