外部ライターとスムーズにコミュニケーションするためのコツ

オウンドメディアを運営する際、担当者の負担になりがちなのが外部ライターとのコミュニケーションです。

外部ライターとはメールベースでやり取りされている方が多いと思いますが、やり取りを面倒だと感じることはないでしょうか。
メールはかしこまったビジネスの場に適してはいますが、文面作成に手間がかかる、リアルタイム性に乏しいためタイムラグが発生するなど、時間をロスしがちなツールでもあります。

そのようにコミュニケーションコストを感じているなら、チャット・FAQ・アンケートを駆使してみましょう。
フロー型とストック型双方のコミュニケーション手段を用意しておくことで、やり取りがスムーズになるはずです。

今回は、複数人の外部ライターとスムーズにやり取りするために気をつけたいポイントと、おすすめのツールをご紹介します。

複数のライターとメールでコミュニケーションを取る際に起こりがちなこと

まず、メールのみでやり取りする場合に起こりがちな問題を確認してみましょう。

メディア担当者側のデメリット

ライターの人数が多い場合、メールベースだと埋もれて見逃してしまう可能性があります。また、複数人の担当者がいる場合、窓口が分散して誰がどのライターに対応しているのかわかりづらい状況に。

運用するなかで同じ様な質問が複数人からとんでくると、何度も同じ内容を回答しなければいけず、非効率な作業に時間を取られてしまいます。

外部ライター側のデメリット

気軽なやり取りがしづらいため、記事作成に関するちょっとした質問を投げかけるのもハードルが高くなり、コミュニケーション齟齬が起きやすくなるリスクがあります。
また、メール独特の質素なコミュニケーションのみだと、作業的な要素が強くなってしまうため外部ライター側のモチベーションが維持しづらくなる場合も。

ライターのモチベーション維持はメディア担当者にとって重要な役割の1つです。作成モチベーションが低くなり、納品数が減ってしまったり、契約を解除されてしまったりすると、また新たなライターを探さなければいけません。

外部ライターとコミュニケーションをスムーズに進めるためのコツ

やはり、メールのみのコミュニケーションでは、様々なデメリットがありますよね。

自身の作業効率を上げながらライター側の負担軽減やモチベーション維持を図るために、チャット・FAQ・アンケートを活用してみましょう。

チャットでコミュニケーションの齟齬を解消

まず、基本のやり取りはメールではなくチャットツールに移行しましょう。チャット形式であればメールのような定型文は必要なく、リアルタイムでのやりとりとなりますし、
また、複数人で対応する場合は、やりとりの内容をオープンにして誰がどのような対応をしているのか把握できるような状態にしておくのがベターです。

FAQで業務効率化

ライター専門のFAQページを設置し、よく質問される内容をまとめておきましょう。わからないことがあればまずはFAQを確認してもらい、それでもわからなければチャットで質問を投げてもらうようにすれば、コミュニケーションコストを大幅に減らせます。

アンケートはモチベーション維持に

外部ライターのモチベーションを維持するためには報酬や評価制度を見直すだけでなく、「一緒にビジネスを作り上げている感」を出すのも重要です。自分の発信した意見が運営に反映されると嬉しいですよね。外部ライターの意見を吸い上げるために、定期的にアンケートを行いましょう。
集まった意見で良いものがあれば積極的に取り入れ、外部ライターにもフィードバックします。

チャット・FAQ・アンケート機能全てが揃った「Tayori」

外部ライターとのスムーズなやり取りを実現させるためには、チャット・FAQ・アンケートを活用するのがおすすめだと紹介しましたが、全ての機能を揃えているのが「Tayori」です。
もともとはカスタマーサポートツールとして開発されたため、顧客とのコミュニケーションをスムーズに進めるための仕組みが豊富に揃っています。

誰でも全てのやり取りを把握できる

「Tayori」は複数人での運用を前提としているので、ユーザーとのやり取りはメンバー全員で把握しやすい仕様になっています。
誰が、どのユーザーとやり取りをしているのか、今はどのようなステータスなのかが管理画面上で一度に確認できます。
対応ステータスは「未対応」「対応中」「保留中」「解決済み」など細かく区切られています。あまりにも長期間ステータスが更新されていない場合は「対応漏れしているのでは？」と気づけるので、担当者1人だけでなく、メンバー同士でチェックしやすい環境が構築されています。
IDやパスワードは利用者1人1人に付与されるので、担当者の異動や退職でログインできなくなってしますという事態も防止できます。

チャット・アンケート・FAQ・問い合わせなどあらゆるコミュニケーション手段を用意

Tayoriには、チャット・アンケート・FAQだけでなく、高品質な問い合わせフォームも用意されています。様々な形式のコミュニケーション手段が揃っているので、目的に合わせて自由に組み合わせて使ってみましょう。。
例えば、問い合わせフォームに来た質問に対しチャットでリアルタイム応対することもできます。

アンケートはテンプレが豊富に揃っているため、時間をかけずに作成できる

目的別にテンプレートが揃っているので、ゼロからアンケートを作成する必要はありません。

もちろん質問内容や形式、順番は自由に変更できます。
実際やってみるとわかりますが、全て自分で考えて作るよりはるかに簡単です。
テンプレートはユーザーが回答する負担をできるだけ軽減するよう設計されているので、特に深く考えなくても一定の品質を保ったアンケートを作成できます。
また、PC・スマホなど表示するデバイスによって自動的に画面が最適化されます。

まとめ

普段顔を合わせず、テキストだけのやり取りをしていると、少しの齟齬が大きな溝となってしまうことはままあります。外注ライターとスムーズにコミュニケーションし、良好な関係を構築するために、目的に応じて様々なタッチポイントを用意しておきましょう。

今回ご紹介した「Tayori」は、外部とのコミュニケーションを深めるための機能が豊富に揃っています。操作マニュアルが必要ないほど操作は簡単で、初期設定も特に必要ないため導入もスムーズです。
フォームやアンケート機能は無料でも利用できるので、一度試してみてはいかがでしょうか。