「Tayori」を使った総務の業務改善方法｜無料から使えるツール
業務改善や業務効率化と聞くと、大きな業務フローの変更や組織改革を想像しがちですが、もっと「身近なこと」を整理することからスタートできます。
「身近なこと」とは、どのような業種や部署にも存在する様々な「情報」です。
「Tayori」の機能＜フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャット＞を用いて、手軽に「情報整理」を行うことで、業務の悩みや課題の解決が期待できます。
本記事では「Tayori」を使った総務の業務改善への活用方法について具体的にご説明します。
＞＞＞フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャットで総務の業務効率アップ｜クラウド情報整理ツール「Tayori」
影でサポートする部署から「戦略的総務」への転換 総務とは？
総務は、企業全体・従業員全体に関わる業務を主に行う部署です。オフィス環境などの施設管理や備品・機器の管理、株主総会や社員イベントの運営、福利厚生、来客対応など業務は多岐にわたります。
「なんでも屋」「影からサポート」というイメージが強い総務ですが、「企業文化の構築」や「社員の意識改革」などを能動的に行う「戦略的総務」が注目されています。
総務の業務改善に クラウド情報整理ツール「Tayori」
「Tayori」は〈フォーム・受信箱、FAQ、アンケート、チャット〉の機能を備えています。
〈フォーム・受信箱〉〈チャット〉には情報を「収集」して「蓄積」する役割、〈FAQ〉には、様々な人に情報を「共有」する役割、〈アンケート〉には、情報を「収集」「分析」する役割があります。
それぞれの機能を組み合わせて使うことで、様々な部署や業務の中で、「情報」を「収集」「蓄積」「共有」「分析」し、情報整理することができると考えています。
また、初期設定の必要なく、いつでもどこからでもアクセスできるので、誰でも簡単にすぐにサービスを導入することができます。
「属人化しがちで、業務のマニュアルが無い」「依頼を忘れていて、必要な時に備品が足りない」など、総務に関するよくあるお悩みを「Tayori」を活用して解決しましょう。
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総務の業務改善に お悩み・課題別活用方法を紹介！
口頭での引継ぎや業務連絡で対応漏れが発生してしまった
気軽に口頭で依頼をもらう場面も多い総務部。業務が多岐に渡るからこそ、情報の整理や業務依頼の窓口を一本化することが重要になります。
▶▶▶ こんな方法で解決できます！
【必要な情報はFAQでまとめておこう】
総務に必要な社内管理についての情報、業者一覧などをFAQに集約し、チームで管理することで、業務の引継ぎや対応もスムーズに行えます。
＞＞＞誰でも簡単に操作可能な管理画面！手軽にFAQ作成や情報の更新が行えます
【フォーム機能で窓口を1つに 対応漏れを防ぐ】
社内からの業務依頼はフォームを作成し一本化しましょう。依頼する側も必要な項目が一目でわかり依頼しやすくなります。フォーム受信箱でステータス管理やタスク管理も行えるので、対応漏れも無くなります。
何度も聞かれる設備に関する質問を減らしたい
備品の格納場所や、設備の使い方など、社員全員が覚えておくことは難しいものです。知りたい時に確認できる体制を整えておきましょう。
▶▶▶ こんな方法で解決できます！
【全社員が必要な設備に関する情報はFAQにまとめて共有しよう】
FAQに設備や備品の使用方法や、利用ルールをまとめて共有します。新入社員の方も、FAQをみて迷わず設備を利用でき、誰もが快適に業務を行う環境作りに協力できます。
＞＞＞すっきり見やすいFAQ 快適な社内環境づくりに役立てましょう
【アンケートで従業員の声を集めて改善に生かそう】
定期的にアンケートをとったり、ご意見フォームを設置して、社内から意見や希望を収集しましょう。オフィスがもっと使いやすくなるヒントが見つかるかもしれません。
会社のすべての情報は、財産になる。
会社に存在する大小さまざまな情報は、整理することで課題解決の糸口になり、更には業務改善のヒントになります。
「今の仕事をもっとより良くしたい」と思った時からすぐに導入し活用できる「Tayori」で業務効率アップしませんか？
クラウド情報整理ツール「Tayori」は、40,000アカウント超えのお客様に導入され、数多くのビジネスを陰で支えています。導入によって業務効率化ができるか、無料トライアルでぜひ一度体験してみてください。
