社内マニュアルには業務手順やルールが集約されており、業務の標準化や社員教育、社内での情報共有に役立てられています。近年は業務のDX化が促進されており、社内マニュアルも紙からデジタルツールへの移行が進んでいます。
そこで役立つのが社内マニュアル作成ツールです。本記事では、社内マニュアル作成のメリットやツールの種類、選び方を解説。おすすめのツールと導入事例も紹介しているので、自社に最適なツールを見つけるための参考にしてください。
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「マニュアルを作りたいけれど、時間が取れない」「作っても現場で使われない」とお悩みなら、AIがマニュアルのたたき台を自動生成する「Tayori」がおすすめです。
【目次】
- 社内マニュアルを作成するメリット
- 社内マニュアル作成ツールにはどんな種類がある？
- おすすめ社内マニュアル作成ツール比較表
- マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントは？
- 無料トライアル・無料プランあり！おすすめの社内マニュアルツール5選
- 社内マニュアルツール導入の成功事例
- まとめ
社内マニュアルを作成するメリット
社内マニュアルの作成は、円滑に業務を進めるために欠かせません。「マニュアル」と聞くと紙ファイルのイメージがありますが、業務のDXが進む昨今では、PDFやドキュメントファイルなどのデータを活用したマニュアルも増えてきました。しかし、作成したデータが増えてくると、「管理が煩雑になる」「文書形式にばらつきが見られる」といった悩みも生まれます。
そこで、役に立つのが「社内マニュアル作成ツール」です。ここでは、社内マニュアルの作成にツールを使用するメリットを紹介します。
メリット①マニュアル作成の時間や手間を大幅に削減できる
社内マニュアルの作成には、WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフトを使用するケースが多いと思います。その知名度と手軽さから利用へのハードルは高くないものの、レイアウトや書式の細かい調整を手作業で進める必要があります。
社内マニュアル作成ツールの多くには、テンプレートが用意されています。テンプレートを活用すれば、社内マニュアルの作成にかける作業時間が短縮でき、レイアウトやデザインも統一されます。画像や動画の挿入に対応したツールを選べば、視覚的に分かりやすい社内マニュアルを効率良く作成できます。
メリット②社員のスキルを平準化できる
社内マニュアルは、社員の育成に欠かせないツールです。しかし、各々が独自にマニュアルを作成しているような状況の場合、人によって教える内容が異なるといった懸念があります。多くの社内マニュアル作成ツールには、組織内での共有機能が搭載されています。ツールを通じて手順やノウハウを共有することで誰もが同じ手順で業務を行えるようになり、従業員間のスキルが平準化できます。
また、社内マニュアルを共有することで自己学習が可能になります。例えば新入社員に対し、事前にマニュアルを読んで予習をしておくように指示したとします。事前学習をしたうえで業務に取り組むことで、新入社員は作業内容への理解を深めやすくなるはずです。新入社員の育成が迅速に進めば、組織の成長にも繋がるでしょう。
メリット③情報の一元管理
ドキュメントファイルやPDFで社内マニュアルを作成したものの、ファイル数が増えてしまい情報を探すのに苦労したこともあるでしょう。社内マニュアル作成ツールを使って、マニュアルを一元管理することで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
また、業務内容に変更があった場合、該当のマニュアルを修正しなくてはなりません。社内マニュアル作成ツールではシステム上でマニュアルを一元管理できるため、修正や更新が容易です。更新されたマニュアルはシステムを通じて社内共有できるため、従業員は常に最新の情報に基づいて業務を遂行できるでしょう。
社内マニュアル作成ツールにはどんな種類がある？
社内マニュアル作成ツールは、機能や特性によっていくつかの種類に分けられます。
シンプルなドキュメント作成ツール
基本的なテキスト編集や画像挿入、ファイル共有などの機能を備えているツールです。比較的操作が容易で、導入コストも高くない傾向があります。「基本的な業務手順をまとめた簡単なマニュアルを作成したい」「既存のマニュアルをパソコン上で共有できるようにしたい」など、作成や管理に手軽さを求めるなら機能がシンプルなツールで充分です。
テンプレートやデザイン重視のツール
短時間で質の高いマニュアルを作成する必要があるなら、テンプレートやデザインが豊富に用意されているツールがおすすめです。「ドラッグ&ドロップ」などの直感的な操作で編集できるものも多く、デザインやプログラミングに関する専門知識が少なくても見栄えの良いマニュアルを作成できます。
動画と画像活用型ツール
動画や画像の編集機能が充実しているツールであれば、「実際に機械を操作しながら手順を説明する」「接客の流れをロールプレイング形式で教える」など視覚に訴えるマニュアルを作成できます。
ナレッジベース型ツール
社内マニュアルだけでなく「FAQ」「用語集」「事例集」など、さまざまな形式の「ナレッジ」を集約できます。検索やタグ付けができるので、必要な情報に素早くアクセスできます。カスタマーサポートによる問い合わせ対応の効率化や、社内ナレッジの共有に効果的です。
自社のニーズに見合った社内マニュアル作成ツールを選ぶことで、マニュアル作成の効率化や情報共有の促進、業務効率の向上などの効果を期待できます。以降では、テキストベースと動画活用型のツールについて利点と活用シーンを交えながら解説します。
テキストベースで簡単に作成できるツール
テキストベースであるためワープロソフトやテキストエディタなど基本的なPCスキルがあれば、比較的容易にマニュアルを作成できます。テキストデータは編集が簡単なので、マニュアルに変更が発生したら迅速に修正できます。
業務手順書やFAQ 、社内規程集など文字情報だけで充分に内容を理解できるマニュアルを作成するなら、テキストベースのツールでも問題ありません。目次や索引を整備しておけば、必要な情報へのアクセスも容易です。
動画で分かりやすく解説できるツール
動画を活用したマニュアルは、文字や静止画では説明しにくいニュアンスや動作を映像を通じて伝えられます。音声やテロップを組み合わせることで視覚と聴覚に訴えかけることができるため、記憶に残りやすいとも言えるでしょう。動画は繰り返し再生できるので、定着するまで何度でもマニュアルを確認することも可能です。操作が必要なツールや製品に関する研修や情報共有、サービス業における接客マナー研修などに活用できます。
【社内マニュアルの作成ポイント】
マニュアル作りで一番の失敗は「作って満足し、現場で誰も見ない・更新されないこと」です。従来の階層型マニュアルより、社員がキーワード検索で一発で答えに辿り着ける「FAQ形式」のツール（Tayoriなど）をマニュアルとして活用する企業が増えています。
おすすめ社内マニュアル作成ツール比較表
検索ユーザーのニーズが高い、主要5ツールの特徴を一覧にまとめました。
| ツール名 | 初期/月額料金の目安 | 無料プラン・トライアル | 特徴 |
| Tayori | 0円〜／月額 3,800円〜 | フリープラン／有料プラン（14日間無料トライアル） | FAQ形式で検索性に優れ、誰でも作成・更新しやすく情報の鮮度を保てる。 |
| Google Workspace | 0円〜／月額 800円〜 | 14日間無料トライアル | 既存のドキュメント作成感覚で共有可能 |
| Teachme Biz | 要問い合わせ／月額 89,800円〜 | 無料トライアル | 画像・動画中心のステップ構造に特化 |
| iTutor | 380,000円〜（買い切り等） | 21日間無料トライアル | PC操作を自動キャプチャし資料化 |
| NotePM | 0円〜／月額 4,800円〜 | 30日間無料トライアル | 社内Wikiとしてナレッジを蓄積・検索 |
マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントは？
いざ社内マニュアル作成ツールを導入することを決めても、その種類の多さに「どれを選べば良いか分からない」と悩む人もいるでしょう。以下に社内マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。
ポイント①マニュアルを作成する目的と利用者を明確にする
ツール選定の前に「何のためにマニュアルを作成するのか」「誰がそのマニュアルを利用するのか」など、社内マニュアル作成の目的を明確にしておきましょう。例えば小売業において新人研修を目的としたマニュアルを作成するのであれば、動画を使って接客の流れや品出しのやり方を説明するのが有効と考えられるため、動画を活用できる作成ツールの導入が効果的です。
また、マニュアルを作成する人がデザインやプログラミングに詳しくないのであれば、シンプルな操作性でテンプレートが豊富なツールがおすすめです。社内マニュアルの利用目的や利用者を明確にすることで、どのツールが合っているのかが見えてきます。
ポイント②必要な機能が備わっているかをチェックする
「画像が挿入できるか」「編集作業が容易か」など、社内マニュアルの作成と運用に必要な機能を洗い出すことも重要です。例えば複数のファイルに分かれているマニュアルを一元管理するのが目的なら、タグ付けやキーワード検索など情報を探しやすくする機能があるツールを導入すると利便性が高まります。作成したいマニュアルに必要な機能を洗い出し、ツールを選ぶ基準を明確にしてください。
ただし、「あれもこれも」と欲張ってしまうと、ツールの導入や運営にかかるコストが高くなる可能性があります。優先する機能を見極めながら、予算に合わせたツールを選びましょう。
ポイント③セキュリティ対策が充実しているかを確認する
社内マニュアルでは社内情報やノウハウを扱うため、セキュリティ対策が必須です。データの暗号化やアクセス制御、権限管理など、セキュリティ対策がきちんと成されているツールを選びましょう。クラウドサービスを利用する場合は、提供事業者のセキュリティポリシーも確認してください。
提供事業者のサポート体制が充実しているかをチェックしておくことも重要です。導入や運用のサポートはもちろん、万が一トラブルが発生した時に相談できる場があると、社内マニュアルを運用する側としても安心です。
無料トライアル・無料プランあり！おすすめの社内マニュアルツール5選
Tayori（タヨリ）
【Tayoriはこんな企業におすすめ！】
・検索してすぐ答えが見つかるFAQ形式でマニュアル化したい
・IT知識不要で、直感的に作成・更新したい
・フリープランからスモールスタートしたい
Tayoriは、FAQ、フォーム、アンケート、チャットなどの機能を備えたツールです。直感的な操作でFAQ（よくある質問）形式のマニュアルを作成でき、項目の並べ替えもドラッグ&ドロップで完了します。
AIアシスト機能を活用すれば、例えば「経費精算の手順」と入力するだけで、AIが自動でマニュアルのたたき台を作ってくれるため、作成の手間が省けます。画像や動画の挿入、カテゴリ分け、タグ付けも容易で、情報の検索性に優れています。
Google Workspace（グーグル ワークスペース）
【Google Workspaceはこんな企業におすすめ！】
・既にGoogleアカウントを業務で利用している
・複数人で同時にひとつのマニュアルを編集したい
・コストを抑えて、ドキュメント管理から始めたい
クラウド上でドキュメントやスプレッドシートを共有・管理できます。権限設定により閲覧・編集者を制限でき、使い慣れた操作感でマニュアル作成が可能です。
Teachme Biz （ティーチミー・ビズ）
【Teachme Bizはこんな企業におすすめ！】
・文字よりも写真や動画で手順を伝えたい
・製造現場や店舗など、PCのない環境でスマホから確認したい
・多言語対応（外国人スタッフへの共有）が必要
画像中心の「ステップ構造」のマニュアル作成に特化しています。テンプレートに従って画像と文字を入れるだけで、視覚的に分かりやすいマニュアルが完成します。
iTutor（アイチューター）
【iTutorはこんな企業におすすめ！】
・ソフトウェアやシステムの操作手順をマニュアル化したい
・マニュアル作成のためのキャプチャ作業を自動化したい
・eラーニング教材としても活用したい
PC上の操作を自動でキャプチャし、スライド形式のマニュアルを作成します。クリック箇所などが自動でテキスト化されるため、システム操作マニュアルの作成工数を削減できます。
NotePM（ノートピーエム）
【NotePMはこんな企業におすすめ！】
・社内の知恵（Wiki）を1箇所に蓄積したい
・PDFやExcelの中身まで全文検索したい
・社内掲示板のような機能も併用したい
「社内Wiki」としてナレッジを一元管理できます。高機能なエディタにより、フォーマットが統一された見やすいマニュアルを作成でき、ファイル内検索機能により情報の探し出しがスムーズです。
社内マニュアルツール導入の成功事例
ここでは、Tayoriを活用して社内マニュアルを作成した事例を紹介します。
事例①社内マニュアルのWeb化により情報共有のスピードと利便性がアップ【茨城ダイハツ販売株式会社】
強く根付いた「紙中心の文化」により、業務のデジタル化が進まないことを課題としていました。特に業務マニュアルに関しては印刷コストや情報共有の遅れ、紛失リスクが問題でした。そこで、Tayoriを導入してマニュアルのデジタル化に着手。マルチデバイスに対応しているため、現場の整備士もスマホでマニュアルを確認できるようになりました。
また、社内ポータルサイトからTayoriのマニュアルへアクセスする導線を構築し、全従業員が社内情報にアクセスしやすくなりました。多店舗運営における「本部と店舗の情報共有」は重要な課題でしたが、Tayori導入により大きな改善を見せました。
事例②情報共有が簡単になり社内外へのサポート業務が効率化できた【株式会社プレシャスパートナーズ】
初の自社メディア「WinC Career」の運営に伴い、社内から運用や営業に関する疑問が多発。既存マニュアルはファイルが分散し更新も滞っていたため、営業との連携が課題となっていました。
そこで同社は、Tayoriで「WinC Career」に関する情報を集約したヘルプページを作成。社員からの質問をヘルプページに反映して更新を続けた結果、Tayoriを見れば解決できる状態になりました。社内での問い合わせもほぼなくなり、当初の課題を解決。情報共有が容易になりサポート対応も効率化され、社内外への情報伝達もリンク共有のみで完結するようになりました。
事例③ナレッジベースにより新人育成のコスト削減とスキル標準化を促進【株式会社JITT】
社内ナレッジ共有にTayoriのFAQを活用。デザインやコーディングのTips共有に活躍しており、新人育成や既存社員のスキル標準化にも貢献しています。シンプルな操作で誰でも迷わずFAQ作成できることから、多くのメンバーが作成・更新作業を行っています。
まとめ
社内マニュアル作成ツールを選ぶ際は、作成の目的、利用者のITリテラシー、検索性の高さを重視しましょう。特に「作って終わらない」運用を目指すなら、検索性に優れたFAQ形式のツールが有効です。
Tayoriは、AIによる自動作成支援や直感的な操作性により、多くの企業でマニュアルの効率化を実現しています。まずは無料プランやトライアルから、その使い心地を試してみてはいかがでしょうか。
