登録フォームは、法人・個人問わずあらゆる業務シーンに浸透しています。問い合わせの窓口、アンケートの収集、イベントの申込などさまざまな用途で利用できます。
業務改善に効率的なデータ収集・管理は欠かせません。自社に合ったフォーム作成ツールを選ぶことで、ビジネスの成長を促進できます。
本記事では、登録フォームの概要、作成方法、作成ツールの選定ポイント、さらには作成時の注意点などを詳しく解説します。
登録フォームとは
登録フォームとは、イベントやセミナーの申し込み、会員登録の受付など顧客やユーザーからの情報を効率的に収集するためのツールです。基本的には「入力画面」「確認画面」「送信完了画面」の3つのページで構成されます。
入力画面は、情報を入力してもらうための項目を設置した画面です。項目が多かったり分かりにくいと、申し込み数などに影響が出る場合もあるため必要な項目だけ絞るなど、内容を精査する必要があります。確認画面は、入力した内容に間違いが無いかを確認するために設定しますが、確認画面が無い登録フォームもあります。送信完了画面は、送信が完了したことを確認するための画面です。
登録フォームの導入メリット
登録フォームをWebサイトに設置することは、顧客・企業双方に大きなメリットがあります。
24時間受付ができる
登録フォームがあれば、顧客は24時間どこからでも登録ができるようになります。
企業は、早朝や深夜など有人対応が難しい時間帯でも顧客対応ができます。顧客は、時間を気にせず登録ができるので利便性が高まります。
自動返信ができる
電話やメール、FAXで登録を受け付ける場合、有人対応が必要となるため対応が遅れてしまうことも少なくありません。
登録フォームの自動返信機能を活用すれば、フォーム送信完了と同時に顧客宛てに完了のお知らせを送ることができます。顧客は登録ができたことをすぐに確認でき、安心感が生まれます。
管理を効率化できる
電話やメール、FAXで登録を受け付ける場合、顧客情報をExcelやスプレッドシートに転記しなければ管理や分析ができません。
登録フォームであれば、受け付けた顧客情報を自動で一覧化（一元管理）することができ、非効率な転記作業をなくすことができます。
登録フォームの作り方
登録フォームは、主に以下の方法で作れます。
コーディングで作る
HTML、CSS、PHPなどのコード（プログラミング言語）を使用して独自の登録フォームを作れます。コードを使用してWeb制作をする技術をコーティングといいます。
当然、プログラマーやエンジニアなどコーディングスキルをもった人材が必要となるため、ハードルの高い作成方法です。外部に委託する場合、委託費用を考慮しなければなりません。
CMSのプラグインで作る
自社のWebサイトをWordPressなどのCMS（コンテンツ・マネジメント・システム）で運用している場合、プラグインで登録フォームを作るのも効果的です。プラグインは拡張機能のことで、CMSごとにさまざまなプラグインが用意されています。登録フォームのプラグインを実装すれば、簡単にWebサイトにフォームを設置できます。
しかし、プラグインは非常に便利ですが、むやみに実装するのはやめましょう。実装数が多いとWebサイトの表示速度が遅くなったり、セキュリティ面に悪い影響が出たりする場合があります。
フォーム作成ツールで作る
フォーム作成ツールを利用すれば、コーディングができない人でも簡単に登録フォームを作れます。基本機能として、登録情報を一元管理することもできます。
フォーム作成ツールは無料で利用できるものも数多くあります。まずは無料ツールを試してみて、機能に不足を感じれば有料ツールを選ぶなど、段階的な導入ができます。
登録フォームの作成ツールを導入するメリット
登録フォーム作成ツールを導入するメリットとして、主に3つのメリットがあげられます。
それぞれのメリットについて解説します
フォームの作成が簡単にできる
フォームを自社で開発するには、コードを記述するなどの専門的な知識が必要です。登録フォーム作成ツールにはノーコードで作成できるものも多いため、
誰でも簡単にフォームの作成が実現できます。作成後に修正も簡単にできることもメリットのひとつです。
業務の効率化や生産性向上につながる
収集した情報を、ExcelやGoogleスプレッドシート、メール配信ツールやMAツールなどにデータ連携して取り込むことで業務の効率化や生産性向上を実現できます。
テンプレートを活用できる
登録フォーム作成の際には、申し込み数などにも影響する可能性があるため適切な項目を設置することが大切です。豊富なテンプレートを用意しているツールを選べば、項目を考える時間の短縮につながります。また、テンプレートから作成した後に、自社にあった項目を追加するなどのカスタマイズもできます。
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登録フォームの作成ツールを選ぶポイント
登録フォームの概要や作り方の次は、作成ツールを選ぶうえでの具体的なポイントを解説します。
使いやすいか（ユーザビリティ）
登録フォームの使いやすさは、顧客の利便性や満足度に直結します。ITスキルの有無に関係なく誰でも直感的に操作できるかが重要です。また作成者も、操作性がシンプルであればフォーム作成がはじめてでも困りません。
コーディングなどの専門スキルは基本的に不要ですが、操作方法はツールごとに異なります。まずは無料トライアルやデモ版を試してみて操作性を確認しましょう。
テンプレートの種類が豊富か
フォーム作成ツールによっては、フォーム作成がはじめてでも迷わないようテンプレートが用意されています。テンプレートの種類が豊富であれば、さまざまな用途で登録フォームを活用しやすくなります。
求めている用途に合ったテンプレートがあれば、フォーム作成にかかる時間はグッと短縮されます。事前にどのようなテンプレートが用意されているか確認しましょう。
フォームのカスタマイズ性が高いか
テンプレートの種類が豊富だったとしても、用途に合わせて細かくカスタマイズする必要があります。入力項目の種類、順番、必須・任意の調整、全体の色やフォントなど、カスタマイズの柔軟性は大事です。
実際にどこまでフォームをカスタマイズできるかは、使ってみないとわからないことも多いでしょう。無料トライアルやデモ版があれば、試しにフォームを作成してみてください。
セキュリティ対策に問題がないか
登録フォームの内容次第では、顧客の個人情報を数多く扱います。どのようなセキュリティ対策が行われているかは気を付けなければなりません。
クラウド型のフォーム作成ツールの場合、外部サーバーに個人情報が保存されることになります。サーバーの監視体制やSSL/TLSによるデータ暗号化がされているかは必ず確認しましょう。
外部ツールと連携できるか
登録フォームと外部ツールを連携できれば、より効率的に業務を進めることができます。
例えば、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携することで、フォーム送信完了と同時に通知を送ることができます。顧客対応のスピードアップやチームでのカスタマーサポート対応に便利です。
登録フォームの作成で気を付けたい注意点
実際に登録フォームを作成する際は、以下のポイントに気を付けましょう。
入力項目は多くしすぎない
登録フォームの入力項目が多すぎると、ユーザーの負担が増し、入力途中で離脱してしまうリスクが大きくなります。取得したい情報がたくさんあるとしても、マストとベストを整理しながら入力項目を絞ることが大事です。
また、離脱率を下げるため、入力完了までの進捗状況を視覚的に表示する機能（プログレスバー）をもったツールもあります。
質問内容はわかりやすくする
なにを入力すればいいか一目でわからない項目は、認知負荷が高くユーザーのストレスに繋がります。シンプルな質問内容を心掛けましょう。
アンケートの場合、複雑な質問、長文の質問はなるべく避けましょう。入力項目の冒頭に回答例を記載するのも有効です。
スマートフォンやタブレットの表示に注意する
モバイルファーストの時代、Webサイトを閲覧するデバイスはスマートフォンが最も多いです。パソコンで綺麗に表示されていても、スマートフォンやタブレットだと見にくいなんてことが往々にしてあります。
登録フォームを一度作ったら、デバイスごとの表示が問題ないかを確認しましょう。表示が自動で最適化されるレスポンシブ対応のフォーム作成ツールを使うのもオススメです。
項目ごとに必須・任意を明記する
この入力項目は必須なのか、任意なのか、しっかり明記されていないとユーザーは困ってしまいます。明記していなければ任意の項目が必須と誤解され、項目の多さから離脱してしまう可能性が高まります。必ず項目ごとに必須・任意を分かりやすく明記しましょう。
登録フォームの作成に「Tayori」がオススメ
上述したように、登録フォームを効果的に導入できれば業務効率を飛躍的に高められます。
しかし、よく懸念点として挙がるのが「業務リソース」です。時間がなく導入してもちゃんと運用できるか不安、という声をよく聞きます。
業務リソースに懸念がある方にオススメしたいのが、最小限の工数で運用できる「Tayori（タヨリ）」です。Tayoriは、「フォーム・受信箱」「FAQ」「AIチャットボット」「アンケート」「チャット」の5つの機能を提供するカスタマーサポートツールです。
フォーム機能では、豊富なテンプレートから選ぶだけで登録フォームを短時間で作成できます。登録内容は受信箱のなかに自動でリスト化され、漏れを防ぎ、スピーディーな顧客対応を実現します。もちろん、SSLによるデータ暗号化などセキュリティ対策も徹底しているため、安心して利用できます。
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Tayoriには無料プランが用意されています。まずは無料でフォームを作成したい、使いやすさを確認したいという方は、ぜひTayoriを試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
登録フォームによってデータ収集・管理を効率化できれば、カスタマーサポートの品質向上や顧客満足度の向上、営業・マーケティングの強化など、さまざまな効能をもたらします。
デジタル時代の今日、登録フォームはビジネスにはなくてはならない重要なデジタルツールです。自社に合った登録フォームを導入できれば、業務改善やビジネスの成長を力強く後押しします。
本記事で解説した登録フォームの概要、作成方法、作成ツールの選定ポイント、作成時の注意点をしっかり押さえたうえで、ぜひ自社に合った登録フォームを導入してみてください。
