アンケートの個人情報に関する注意書き・例文！取得時のルールを解説

アンケート調査は、顧客の声を収集し、サービス改善や新商品開発に活かすための重要なツールです。しかし、個人情報を取得する際には、個人情報保護法に基づいた適切な対応が求められます。不適切な取り扱いは、信頼の低下やトラブルの原因となるだけでなく、法令違反となる可能性もあります。

本記事では、アンケートにおける個人情報の取り扱いについて、注意書きが必要なケースや具体的な例文、個人情報保護法の基本知識、さらには注意書き以外に明記すべき事項を解説します。適切な運用を行い、回答者との信頼関係を構築しましょう。

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【目次】

1. アンケートで注意書き（利用目的の明示）が必要なケース
2. アンケート実施時に押さえておくべき個人情報保護法とは？
3. 【例文】アンケートで個人情報を取得する際の注意書き
4. 注意書き以外に明記すべき3つのこと（所要時間・特典・目的）
5. 【重要】注意書きを記載する際の「同意チェック」と「セキュリティ」
6. 安全に個人情報を取得できるアンケートツールなら「Tayori」
7. まとめ

アンケートで注意書き（利用目的の明示）が必要なケース

アンケートを実施する際、どのような場合に注意書きが必要となるのでしょうか。主に以下のようなケースが該当します。

氏名、住所、電話番号などの個人情報を取得する場合

特定の個人を識別できる情報を取得する場合は、必ず個人情報の取り扱いに関する注意書きが必要です。

回答内容と個人を紐づける場合

匿名のアンケートであっても、クッキーや会員IDなどを利用して回答者を特定し、回答内容と紐づける場合は注意書きが必要です。

回答データを第三者に提供する可能性がある場合

収集した結果を取引先や業務委託先など第三者に提供する可能性がある場合は、その範囲や目的を具体的に説明する必要があります。

回答データをマーケティング目的で利用する場合

DM送付やメールマガジン配信などに利用する場合は、その目的を明確に記載しなければなりません。

継続的なアンケート調査や追跡調査を行う場合

初回の回答者に対して継続的に調査を依頼する場合も、その旨を記載した注意書きが必要です。

個人情報を取得しない完全な匿名アンケートでは、厳密には法的な対応は不要ですが、回答者の安心感を得るために「個人を特定する情報は収集していません」と明記するのが良い実践です。

あわせて読みたい：イベントアンケートのテンプレート・例文集！目的や回答率を上げるポイントを解説

アンケート実施時に押さえておくべき個人情報保護法とは？

個人情報保護法（正式名称：個人情報の保護に関する法律）は、個人情報の適切な取り扱いルールを定めることで、個人の権利利益を保護することを目的としています。

個人情報保護法の目的とは

個人情報保護法の目的は、法律の第一条に明確に記載されています。e-Gov法令検索が公表している条文を確認してみましょう。

（目的）第一条　この法律は、デジタル社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることに鑑み、個人情報の適正な取扱いに関し（中略）個人の権利利益を保護することを目的とする。

出典：e-Gov 法令検索「個人情報の保護に関する法律」

この条文から、個人情報保護法の目的は以下のように整理できます。

個人の権利利益の保護：最も重要な目的として、個人の権利利益を守ること

個人情報の有用性への配慮：適正かつ効果的な活用が経済社会や国民生活の発展に資するという認識

デジタル社会への対応：デジタル技術の進展に伴う個人情報利用の拡大への対応

基本的なルールの確立：個人情報の適正な取り扱いに関する基本理念や基本方針の策定

関係者の責務の明確化：国・地方公共団体・事業者などの責務を明確にすること

特に重要なのは、個人情報の保護と情報の有用性のバランスを取ることです。法律は個人情報の利用を全面的に禁止するのではなく、適正な取り扱いを確保しながら有効活用することを目指しています。

個人情報保護法の対象

原則としてすべての事業者に適用されます。2017年の改正以降、取り扱う個人情報の件数にかかわらず、すべての事業者が遵守すべき義務を負っています。

個人情報の定義

個人情報保護法第2条では、個人情報を「生存する個人に関する情報」であって、以下のいずれかに該当するものと定義しています。

1. 特定の個人を識別することができるもの（氏名、生年月日、住所など。他の情報と容易に照合できるものを含む）

2. 個人識別符号が含まれるもの（マイナンバー、運転免許証番号、パスポート番号、指紋データなど）

具体的には、以下のような情報が個人情報に該当します。

・基本的属性情報：氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日など

・身体的特徴に関する情報：顔写真、指紋データ、声紋データなど

・オンライン識別子：クッキーID、IPアドレスなど（他の情報と照合することで特定の個人を識別できる場合）

さらに、取り扱いに特に配慮を要する「要配慮個人情報」にも注意が必要です。人種・信条・社会的身分・病歴・犯罪歴・犯罪被害の事実などが該当し、アンケートでこうした情報を取得する場合は、原則として本人の事前の同意が必要となります。

この法律をアンケートの実務に落とし込む際は、特に以下の3点を遵守する必要があります。

利用目的の明示と同意取得

個人情報を取得する際の最も重要なポイントは、利用目的を明示し、回答者の同意を得ることです。利用目的は「当社の事業活動のため」といった抽象的な表現ではなく、「新商品開発のための市場調査」「サービス改善のためのフィードバック収集」など、具体的に記載することが求められます。

また、同意の取得方法としては、チェックボックスにチェックを入れる方式や、「回答を送信すると同意したものとみなします」といった文言を明記する方法などがあります。

必要最小限の情報収集

個人情報の取得は、アンケートの目的達成に必要な最小限の範囲にとどめるべきです（データ最小化の原則）。例えば、単純な満足度調査であれば氏名や住所は不要な場合もあります。また、年齢を聞く場合でも生年月日まで尋ねるのではなく、年代（20代・30代など）の選択式にするといった工夫も有効です。

特に要配慮個人情報は、収集の必要性を慎重に検討してください。

安全管理措置の実施

個人情報保護法では、漏えい・滅失・毀損を防止するために必要かつ適切な安全管理措置を講じることが義務づけられています。アンケートで収集した個人情報を安全に管理するためには、以下のような対策を検討しましょう。

・アクセス権限の管理：個人情報にアクセスできる従業員を限定する

・データの暗号化：機密性の高い情報は暗号化して保存する

・教育・研修：従業員に対して個人情報保護に関する教育を定期的に実施する

・クラウドサービスの確認：利用するツールのセキュリティ対策やプライバシーポリシーを事前に確認する

アンケートで個人情報を取得する際の注意書き【例文】

総務省の指針に基づいた、汎用性の高い注意書きの例文です。コピーして自社の状況に合わせて調整してください。

【個人情報の取り扱いについて】

本アンケートにご記入いただいた個人情報（氏名、メールアドレス、住所等）は、以下の目的で利用させていただきます。

1．利用目的

・本アンケート結果に基づくサービス改善のための分析

・アンケート回答のお礼（商品券等）の発送

・今後の関連サービスや製品に関する情報のご提供（※任意）

2．個人情報の管理

当社は、ご提供いただいた個人情報を適切に管理し、上記の目的以外には使用いたしません。また、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。

3．業務委託先への提供

アンケート集計作業および謝礼発送業務を委託会社に委託する場合がありますが、その場合も適切な管理を行います。

4．個人情報の保管期間

ご提供いただいた個人情報は、利用目的の達成後、速やかに廃棄いたします（目安：アンケート実施後6ヶ月以内）。

5．個人情報の開示・訂正等

ご提供いただいた個人情報について、開示・訂正・削除等をご希望の場合は、下記の問い合わせ先までご連絡ください。

6．任意性

個人情報のご提供は任意です。ただし、ご提供いただけない場合、謝礼の発送などができない場合がありますので、あらかじめご了承ください。

7．お問い合わせ先

株式会社○○○ 個人情報管理担当

電話：03-XXXX-XXXX（平日9:00〜17:00）

メール：privacy@example.com

※本アンケートにご回答いただくことにより、上記の個人情報の取り扱いに同意いただいたものとさせていただきます。

注意書き以外に明記すべき3つのこと（所要時間・特典・目的）

回答率を向上させ、回答者の満足度を高めるためには、以下の情報も併記することが効果的です。

回答の所要時間や質問数

「全10問、約5分で完了します」と明記することで、回答者は予定に合わせて参加しやすくなり、途中離脱を防げます。

アンケート回答の特典（ある場合）

ギフトカードなどの特典がある場合は、内容、配布方法、配布時期、獲得条件を明確に記載します。「特典発送のみに情報を使用する」と添えると安心感が増します。

アンケートの実施目的

「サービス改善のため」「新商品開発のため」など、具体的かつ誠実に目的を伝えることで、回答者の協力意欲を高められます。

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【重要】注意書きを記載する際の「同意チェック」と「セキュリティ」

注意書きを掲載するだけで終わらせず、実務上では以下の2点が極めて重要になります。

「同意する」チェックボックスの設置

法的には、利用目的を通知・公表すれば足りる場合もありますが、実務上は「同意する」というチェックボックスを設け、チェックを必須にすることが推奨されます。

これにより、「説明を読んでいない」「同意した覚えがない」といったトラブルを未然に防ぎ、同意を得た客観的な証拠を残すことができます。

ツール自体のセキュリティリスク

無料のフォーム作成ツールや、セキュリティ対策が不十分な自社構築フォームで個人情報を収集することにはリスクが伴います。

・通信の暗号化（SSL/TLS）が不十分な場合、情報の盗聴リスクが生じます。

・管理画面のアクセス制限が甘いと、内部不正や外部攻撃による情報漏えいにつながります。

・ビジネスで個人情報を扱う以上、ツールのセキュリティ基準が信頼できるものであるかを確認しなければなりません。

安全に個人情報を取得できるアンケートツールなら「Tayori」

「注意書きの設置だけでなく、確実に同意を得て、安全にデータを管理したい」というビジネス担当者の方には、カスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめです。

同意チェックボックスの簡単設置

個人情報保護方針への同意を求めるチェックボックスを、専門知識不要でフォーム内に設置できます。チェックを必須に設定することで、確実な同意取得が可能です。

ビジネス仕様のセキュリティ基準

Tayoriは運営会社においてISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しており、厳格な基準に基づいた運用が行われています。

直感的なUIでミスを防止

誰でも簡単に項目設定ができるため、設定漏れなどの人的ミスを防ぎ、セキュリティの高いアンケート環境を迅速に構築できます。

安全なアンケート運営の第一歩として、まずは資料を確認してみることをおすすめします。

まとめ

アンケートにおける個人情報の取り扱いは、法令遵守と信頼確保の両面で重要です。

「利用目的の明示」を適切に行うことはもちろん、「同意のプロセス（チェックボックス等）」を確実に踏むこと、そして「安全な管理環境（セキュリティ）」を整えることがセットで求められます。

最新の法改正やセキュリティ動向に留意し、適切なツールを活用しながら、顧客の声を大切にする誠実な企業姿勢を示していきましょう。

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