ビジネスシーンやプライベートでの集まりの日程調整は、Googleフォームを活用することで効率化できます。
本記事では、Googleドライブからのフォーム新規作成から始まり、参加者の希望を正確に把握するための質問形式の設定方法、さらにはメールやリンクを使った効果的な共有手順までをステップ形式で解説します。回答管理やデザインの限界といった注意点も理解し、スムーズな日程調整を実現しましょう。
【目次】
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Googleフォームで日程調整フォームを作成する手順
Googleフォームで日程調整フォームを作成する基本的な手順は以下の5つのステップです。
- フォーム新規作成：新しいGoogleフォームを作成します。
- 必須質問の追加：名前や連絡先など、必須情報を質問として追加します。
- 日時の選択肢設定：質問形式をチェックボックスにし、候補日時を選択肢として設定します。
- プレビューと確認：フォームの設定や表示を最終確認します。
- 共有・回答収集：参加者にリンクを送信し、回答を集計します。
フォームの新規作成
Googleフォームで日程調整フォームを作成するための最初のステップは、Googleドライブからフォームを作成することです。
1. Googleドライブへのアクセス
まず、Googleアカウントにログインした状態で Googleドライブ（drive.google.com）にアクセスします。
2. 新規作成ボタンの場所と操作
画面の左上にある、「＋ 新規」ボタンをクリックします。
表示されたメニューから、「Google フォーム」を選択します。
メニューに「Google フォーム」が表示されない場合は、「その他」にカーソルを合わせると表示されます。
「Google フォーム」をクリックすると、「空白のフォーム」または「テンプレートから」を選択するメニューが表示されます。通常は「空白のフォーム」を選択して作成を開始します。
この操作で、新しい無題のフォームが開き、編集画面に進むことができます。
タイトルと説明文の入力
効果的なタイトルと説明文は、参加者にフォームの目的と回答の依頼内容を明確に伝えるために重要です。
【効果的なタイトル例】
・イベント名と目的を明記する：
例「[会議名] 参加希望日調査アンケート」、「忘年会 日程調整フォーム」
【説明文の書き方とポイント】
説明文には、以下のポイントを含めると親切です。
・目的を明確に伝える（何の調整か）
・回答期限を設定する（いつまでに回答が必要か）
・回答方法を簡潔に指示する（複数選択の可否など）
【説明文の具体例】
⚪︎⚪︎会議の開催日時を決定するため、ご都合の良い日程を複数チェックしてください。
〈回答期限〉11月30日（金）17:00までにご協力をお願いいたします。
質問項目の設定
日程調整フォームの質問項目は、参加者の特定と希望日時の収集の2点を目的に設定します。
- 参加者情報収集項目の設定
まず、参加者情報を確認するための必須項目を作成します。
操作手順：
・フォーム編集画面右側の「＋」ボタンで質問を追加
・タイトルに「氏名」「メールアドレス」「所属部署」などを入力します。
・質問形式は短いテキストを入力できる「記述式」を選び、回答漏れ防止のため「必須」をオンにします。
- 日程選択肢の作成方法
続いて、日程選択の質問を作成します。
操作手順：
・同じく「＋」で新規追加し、タイトルを「参加可能な日時を選択してください」とします。
・質問形式は複数選択ができる「チェックボックス」を選び、選択肢に候補日時（例：「12月1日（金）10:00～12:00」）を入力します。
・自由記入を促したい場合は「その他」を追加し、「記述式回答を追加」をオンに設定します。この質問も必須化し、確実に希望日時を収集します。
プレビューで最終確認
フォームを共有する前に、プレビュー機能を使って回答者目線で最終チェックを行います。
- プレビュー機能での確認ポイント
編集画面右上の目のアイコンをクリックするとプレビューが表示されるので、ここで以下の点を確認しましょう。
・誤字・脱字
・質問形式
・必須項目
・質問の流れ
- 修正が必要な項目の見つけ方
プレビュー画面で問題点を見つけたら、プレビュー画面を閉じるか、プレビュー画面右下にある鉛筆アイコンをクリックして編集画面に戻ります。
・具体的な修正点の特定: 誤っている質問や選択肢を特定し、編集画面でクリックして修正します。
・確認と修正の繰り返し: 修正を終えたら、再度プレビューで確認し、問題がなくなるまでこのプロセスを繰り返します。
入力項目の使い方
日程調整を行う際に、目的に応じて活用できる4つの主要な質問形式を紹介します。
- 日付形式：単一の日付をカレンダーから直感的に入力してもらう際に使います。
- 時刻形式：開始や終了など、特定の時刻を回答してもらう際に使います。
- 複数選択肢：複数ある候補日時の中から、参加可能な日をすべて選択してもらう場合に最も適しています。
- 記述式：参加者の氏名やメールアドレスなど、短いテキスト情報を入力してもらう場合に適しています。
日付形式の質問
Googleフォームの「日付」形式は、イベント参加希望日や生年月日など、カレンダーから特定の日付を1つ入力してもらう場合に適しています。
- 日付選択機能の活用方法
・質問の形式を「日付」に設定します。
・回答者はカレンダーインターフェースを使って、特定の日付を1つ選択できます。
- 複数候補日を提示したい場合
複数の候補日を選べるように設定したい場合は、「日付」形式ではなく「チェックボックス」形式がおすすめです。
・質問の形式を「チェックボックス」に変更します。
・選択肢に具体的に時間まで記載した候補日を1つずつ入力します。
例：「12月1日（金）終日」、「12月4日（月）14:00～16:00」
・回答者は希望日を複数の条件から選べます。
時刻形式の質問
「時刻」形式の質問は、例えば参加者の集合希望時刻を1つだけ聞く場合や、会議開始時間を決める場面で有効です。
- 時刻入力機能の活用方法
・質問の形式を「時刻」にセットします。
・回答者は時間と分を直接入力したり、時刻ピッカーで指定できたりします。
- 時間帯を指定したい場合
日程調整フォームにおいて、「午前中」や「13:00〜15:00」といった時間帯の希望を聞きたい場合は、「時刻」ではなく「チェックボックス」形式を活用しましょう。
・質問の形式を「チェックボックス」に設定します。
・選択肢に「10:00〜12:00」「14:00〜16:00」など、具体的な時間帯を入力して提示します。
・回答者は具体的な時間帯から、希望する時間帯を選べます。
複数選択肢の質問
日程調整フォームにおいて最も重要なのが「チェックボックス」形式です。これにより、参加者は提示された複数候補の中から都合の良い日をすべて選ぶことができます。
- 候補日程の設定方法
・質問の形式を「チェックボックス」に設定します。
・選択肢の内容を、具体的な時間帯をセットで明確に記載します。
例：「12月5日（火）10:00～12:00」、「12月6日（水）終日」
- 選択肢の最適な数
・選択肢は多すぎないことが大切です。 選択肢が多すぎると回答者の負担が増え、回答率の低下につながります。
・調整のしやすさを考慮し、通常は5〜10個程度に絞るのがベストです。候補を事前に厳選することで、集計後の決定もスムーズになります。
記述式の質問
「記述式」は、参加者の個人情報や、選択肢ではカバーできない自由な補足情報を収集するのに役立ちます。
- 自由記述欄の活用場面
・氏名、連絡先など、回答者を特定するための必須項目として活用します。
・日程選択肢の最後に「その他（記述）」を追加し、チェックした参加者に具体的な希望日時やコメントを記入してもらうために使います。
- 補足情報収集のコツ
・質問文を明確にする: 何を書いてほしいのか（例：アレルギーの有無、個別相談事項など）を具体的に質問文に記載します。
・必須設定は慎重に: 自由記述欄を「必須」にすると、回答者に負担がかかるため、必須にするのは氏名など特定に必要な情報のみに留めましょう。
設問設定やデザイン変更も楽々！ カスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめ
フォームから受け付けた問い合わせは受信箱で管理。日程調整後の個別連絡やステータス管理で対応漏れも防げます。まずは資料をご確認ください。
Googleフォームで作成した日程調整フォームの共有方法
日程調整フォームを共有する3つの主要な方法と、効果的な使い分けを説明します。
- リンク共有：LINEなどのチャットツールで、URLを共有したい場合に最適です。
- メールで招待：参加者のメールアドレスが分かっている場合。フォームがメール本文内に埋め込まれ、回答率の向上が期待できます。
- Webサイトに埋め込む： 参加者が不特定多数である場合や、イベント告知ページなどにフォームを直接表示させたい場合に利用します。
リンクを共有する
フォームのURLリンクを取得し、メールやチャットで共有する手順と文例です。
- URLリンクの取得方法
1.フォーム編集画面の右上にある「送信」ボタンをクリックします。
2.表示されたウィンドウで、中央のリンクアイコンを選択します。
3.「URLを短縮」にチェックを入れると、短いURLに変換できます。
4.「コピー」ボタンでリンクを取得します。
- メール・チャットでの効果的な共有文例
リンクとともに、以下の情報を簡潔に添えると親切です。
【文例】
お疲れ様です。〇〇会議の日程調整フォームです。
🗓️ 回答期限： 11/30(金) 17:00
リンクはこちら： [コピーしたURLを貼る]
ご協力をお願いいたします。
メールで招待する
Googleフォームの「送信」機能を使えば、Gmailと連携し、回答フォームをメール本文に埋め込んで簡単に招待メールを送ることができます。
- 招待メール送信の手順
1.フォーム編集画面右上の「送信」ボタンをクリックします。
2.ウィンドウでメールアイコンを選択します。
3.宛先に参加者のメールアドレスを入力します。
4.「メールにフォームを含める」にチェックを入れます。
5.件名とメッセージ（本文）を入力し、「送信」します。
- 件名と本文の書き方
件名: 目的と回答期限を明確に記載します。
例：「【回答期限 11/30】〇〇会議 日程調整のお願い」
本文: 挨拶の後、フォームの詳細、回答期限、回答の依頼（都合の良い日を複数選択など）を簡潔に伝えます。
Webサイトに埋め込む
Webサイトへの埋め込みは、ブログやイベントページなどにフォームを直接表示させ、参加者にその場で回答してもらう際に有効です。
- HTML埋め込みコードの取得方法
1.フォーム編集画面の右上にある「3点」ボタンをクリックします。
2.表示されたウィンドウで、「HTMLを埋め込む」を選択します。
3.表示されたHTMLコードを「コピー」ボタンで取得します。
- Webサイトへの設置手順
1.コピーしたHTML埋め込みコードを、フォームを表示させたいWebサイトのHTMLソースコードに貼り付けます。
2.多くの場合、ブログサービスやCMS（例：WordPress）の「HTML編集モード」または「カスタムHTMLブロック」などに貼り付けることで設置が完了します。
Googleフォームで日程調整をする時の注意点
Googleフォームで日程調整を行う際の、制限事項と対処法を説明します。
- 回答状況の確認が必要対処：回答状況がリアルタイム反映されないため、集計画面を定期的に確認し空き日時を把握する。
- デザインのカスタマイズに限界がある対処：デザイン性の制限は容認し、質問の表現を工夫して内容を分かりやすく配置する。
- 顧客の管理機能がない対処：回答者リストを別途作成し、スプレッドシートの回答と照合して管理する。
回答状況の確認が必要
Googleフォームの回答は自動で集計されますが、回答者の希望日時をリアルタイムで共有しないため、主催者による定期的な確認が必要です。
- 回答データの確認方法
・フォーム編集画面上部の「回答」タブをクリックすると、グラフ形式で候補日ごとの回答数が集計され、どの時間が人気か一目で確認できます。
- スプレッドシート連携による管理効率化
・「回答」タブにある緑色のスプレッドシートアイコンをクリックすると、全ての回答データがGoogleスプレッドシートに自動で転記・蓄積されます。
・スプレッドシートでは、回答者ごとに選択された日時が一覧表示されるため、未回答者の特定や複雑な日程調整フォームの集計を効率的に行うことができます。
デザインのカスタマイズに限界がある
Googleフォームのデザイン変更は「テーマ」機能に限定され、高度なレイアウト変更はできません。
- テーマ設定の範囲
フォーム編集画面のパレットアイコンから、以下の要素を設定できます。
・ヘッダー画像：フォーム上部に画像を設定できます。
・配色：メインカラーや背景色を、用意されたパレットから選択できます。
・フォント：数種類のフォントスタイルから選択可能です。
- ロゴ・色変更の制限
・色変更の制限：細かなRGB値指定ができず、独自の色設定に限界があります。
・レイアウトの制限：ヘッダー以外の場所へのロゴの固定表示など、自由なレイアウト調整はできません。
このため、複雑なブランドデザインの再現には限界があります。
顧客の管理機能がない
Googleフォーム単体には、回答者のステータス管理や履歴追跡といったCRM（顧客関係管理）機能がありません。
- 参加者情報の管理限界
回答状況の追跡不可：フォームは回答データを収集するのみで、誰が未回答か、過去にどのような日程で参加したかといった参加履歴は管理できません。
リマインド機能なし：回答期限が近づいた際の自動リマインドメール送信機能もありません。
- 外部ツールとの連携必要性
目的：回答データ（氏名、メールアドレス）をGoogleスプレッドシート経由で取得し、外部のCRMツールや名簿管理システムに連携する必要があります。
メリット：これにより、未回答者への個別連絡や、長期的な顧客情報としての活用が可能になります。
関連記事：【活用事例あり】Googleフォーム集計の極意！手順や分析例を徹底解説！
まとめ
Googleフォームで日程調整を行うには、ドライブからフォームを新規作成後、チェックボックス形式で候補日時を設定し、氏名などの必須項目を記述式で追加します。
作成後はプレビューで確認し、リンクやメールで共有します。ただし、フォームにはCRM機能がないため、スプレッドシート連携で回答データを集計・管理し、未回答者を追跡する必要があります。デザインはシンプルに割り切り、質問文で情報を整理するのがコツです。
よくある質問
Googleフォームとカレンダーは連携できますか？
Googleフォームでは、回答内容をGoogleカレンダーに連携する機能はありません。
ただし、Google Apps Script (GAS) などを使用することで、フォーム回答からカレンダーイベントを自動作成する連携が可能です。
設問設定やデザイン変更も楽々！ カスタマーサポートツール「Tayori」がおすすめ
フォームから受け付けた問い合わせは受信箱で管理。日程調整後の個別連絡やステータス管理で対応漏れも防げます。まずは資料をご確認ください。
